SOS Villages d'Enfants Autriche automatise le traitement des factures entrantes dans SAP

La numérisation et l'automatisation permettent d'obtenir une nette valeur ajoutée, en particulier lorsque les processus de comptabilité sont encore gérés manuellement, par exemple avec du papier et des tampons. L'organisation à but non lucratif SOS Villages d'Enfants Autriche a également été confrontée au défi de préparer au mieux les factures entrantes de manière décentralisée pour le traitement numérique ultérieur dans SAP. L'entreprise, qui compte environ 1900 collaborateurs, s'occupe actuellement d'environ 1800 enfants à long terme et de 2500 enfants, adolescents et leurs familles à titre préventif et d'accompagnement grâce à des offres ambulatoires.

Afin de numériser ou d'automatiser le traitement des factures entrantes, un nouveau processus a été créé en collaboration avec Finmatics et KPMG pour contrôler, valider et transmettre les factures entrantes de manière efficace et numérique sur différents sites. Grâce à l'application Finmatics, il a été possible de réaliser un gain de temps allant jusqu'à
70 pour cent ont été atteints dans la validation et les documents arrivent désormais sous forme numérique au service de comptabilité financière à Innsbruck pour un traitement ultérieur dans SAP. Chez SOS Villages d'Enfants Autriche, les factures entrantes étaient jusqu'à présent saisies dans les différents sites et signées physiquement conformément au système de contrôle interne. Après leur transmission par voie postale à la comptabilité financière à Innsbruck, elles étaient comptabilisées dans SAP. Le traitement décentralisé des documents papier était justement extrêmement complexe et fastidieux pour toutes les personnes concernées.

Flux de travail et politiques

Grâce à la nouvelle application, il est désormais possible de saisir les centres de coûts de manière numérique, de traiter le workflow de validation selon les directives SCI de manière simple et mobile et de transmettre les documents de manière entièrement numérisée à la comptabilité financière. Afin de garantir un processus sans faille entre la nouvelle application et SAP, une solution efficace pour l'échange de données a été créée avec un add-on. Un add-on SAP standardisé a été développé, permettant une intégration parfaite dans le système ERP/ECC de SAP. Grâce à l'utilisation d'une API résiduelle via une connexion RFC, il est possible d'accéder à l'application directement depuis SAP, sans middleware supplémentaire tel que NetWeaver PI/PO. L'add-on est mis à disposition dans son propre espace de noms et peut donc être utilisé sans problème dans toute installation ECC.

Ce module complémentaire offre un large éventail de fonctions. L'importation des données et des images des documents en fait partie. Les documents peuvent être enregistrés soit comme pièces FI (sans référence à la commande), soit comme pièces de contrôle des factures logistiques (avec référence à la commande). En outre, l'add-on permet d'archiver les images des documents au format PDF via SAP ArchiveLink et de les associer au document comptabilisé.

Une autre fonction utile est la synchronisation des données de base telles que les créanciers entre SAP et Finmatics. Cela permet de s'assurer que les données sont cohérentes et à jour dans les deux systèmes. Enfin, l'add-on permet de transférer les données de commande afin de faciliter la comparaison dans le cas de factures entrantes liées à une -commande. 

Grâce à un paramétrage étendu du Customizing, il est possible de configurer facilement des paramètres d'écriture importants tels que le type de document, la clé de comptabilisation, etc. En outre, des possibilités d'extension ont été prises en compte et peuvent être implémentées individuellement sous forme de BADI afin d'influencer les logiques d'écriture et la synchronisation des données de base.

App et add-on

L'implémentation réussie et la garantie d'un échange de données efficace grâce au module complémentaire ont permis de numériser et d'optimiser le traitement des factures entrantes chez SOS Villages d'Enfants Autriche. Pour permettre un traitement numérique des factures de bout en bout, il a fallu commencer dès la réception des documents. Les factures entrantes sont, selon les besoins, téléchargées au format PDF, photographiées via l'application ou transmises par e-mail par les fournisseurs. Lors de la réception par e-mail, les factures sont transmises à cet effet par les fournisseurs à une adresse e-mail spécialement créée à cet effet et arrivent ensuite directement dans le workflow automatisé pour être contrôlées et complétées (centres de coûts). Au cours d'un processus en plusieurs étapes, les factures sont vérifiées, approuvées et finalement transmises à SAP via une interface. Dès que les factures sont disponibles sous forme numérique, elles sont vérifiées par les personnes compétentes au cours des étapes suivantes du processus à plusieurs niveaux sur le site concerné, les centres de coûts sont complétés et le paiement est ensuite autorisé. Une fois que toutes les étapes de validation ont été effectuées, les justificatifs sont automatiquement transmis à la comptabilité financière, où ils sont disponibles sous forme numérique dans SAP. En même temps, les images des documents sont transmises à SAP et archivées de manière à garantir la sécurité de la révision. Pour les cycles de paiement automatisés dans SAP, les conditions de paiement sont prises en compte selon la base des créanciers. Dans l'ensemble, SOS Villages d'Enfants Autriche a pu accélérer considérablement le traitement de ses factures entrantes et les rendre plus sûres, plus transparentes et plus pérennes grâce à un traitement entièrement numérique. C'est surtout la validation avec une application propre et le contrôle et la sélection des caractéristiques de la facture basés sur l'IA qui ont permis de créer une plus-value pour tous les participants.