Structures de données avec optimisation SAP

Celui qui traite le thème de la gestion des données de base de manière négligée risque d'échouer dans sa transformation numérique. La société Maschinenfabrik Berthold Hermle a reconnu à temps l'importance d'une gestion structurée des données de base. Grâce à l'introduction d'un logiciel spécialisé, l'entreprise a nettement amélioré la qualité de ses données de base clients et fournisseurs et peut désormais lancer d'autres projets numériques.

Des processus standardisés, des responsabilités centrales, des droits limités et la synchronisation de différents canaux d'entrée ont fait défaut pendant des années en ce qui concerne les données de base chez Hermle AG, qui compte parmi les principaux fabricants mondiaux de centres d'usinage et de solutions d'automatisation. Compte tenu de la taille de l'usine de machines - Hermle emploie 1400 personnes - il en résultait une base chaotique de données clients. "Cela nous est retombé dessus au moment de la numérisation", se souvient Julian Hermle, chef de projet et de processus de numérisation des ventes chez Hermle.

Défauts dans la qualité des données

Début 2021, Hermle a mis en place une action de lettres en série et a constaté dans ce cadre que la qualité des données de base des clients présentait un net potentiel d'amélioration. "Nous avons jusqu'à aujourd'hui de très nombreux retours", explique Hermle. Le projet "portail clients", qui devait être lancé à peu près à la même époque, s'est donc éloigné pour le moment. Hermle raconte : "Nous avons compris qu'il fallait d'abord mettre de l'ordre dans le chaos des données de base avant de lancer de nouveaux projets pour lesquels des données de base correctes constituent la base des processus". L'usine de machines a donc relevé le grand défi d'établir une analyse de la situation actuelle. Il s'agissait de constituer une équipe de projet, de définir les processus et d'identifier les détenteurs du savoir-faire et les responsables. Une fois l'image de la situation actuelle dessinée, il s'agissait de déterminer les processus théoriques pour la création et la modification des données de base des clients et des fournisseurs. Il en est résulté un catalogue d'exigences concrètes avec lequel Hermle s'est mis à la recherche de la solution logicielle appropriée. Avec une analyse de marché classique, le chef de projet et de processus et son équipe ont certes trouvé quelques fournisseurs, "mais il n'y en avait pas tant que ça qui faisaient bonne impression". Le partenaire SAP FIS s'est d'une part distingué positivement lors de l'analyse et était d'autre part déjà connu de l'entreprise pour des projets dans d'autres secteurs d'activité. En raison de ces bonnes expériences et aussi parce que la solution logicielle FIS/mpm - une optimisation SAP pour la gestion des données de base - était la plus convaincante, le choix s'est porté sur FIS comme partenaire pour le projet de données de base.

Le projet commun a débuté par un coup d'envoi en octobre 2022 et FIS a commencé la réalisation dès le mois de décembre. "Hermle AG a effectué un très bon travail préliminaire de conception, c'est pourquoi nous avons pu passer rapidement à la réalisation et à l'implémentation de notre logiciel", se félicite Sandro Pfister, consultant Enterprise Information Management chez FIS. La bonne collaboration entre les deux entreprises a également joué son rôle dans la rapidité de la mise en œuvre. "Cela s'est toujours bien passé sur le plan professionnel et humain", s'accordent à dire Hermle et Pfister.

Au début de l'année 2023, Pfister s'est rendu sur place pour des formations d'utilisateurs et de Customizing, et début avril, les nouveaux processus commerciaux étaient déjà en ligne. Depuis lors, les processus de création et de modification des données de base clients et fournisseurs sont clairement définis et Hermle dispose de jeux de données standardisés d'une qualité élevée définie. Les difficultés de synchronisation dues aux différents canaux d'entrée appartiennent au passé - jusqu'à présent, les données de base pouvaient être créées et traitées aussi bien dans le système ERP que dans le système CRM. Désormais, les données de base sont regroupées dans l'interface centrale du nouveau logiciel et ne sont transférées dans le système de production qu'après avoir été validées avec succès et avoir subi des routines de contrôle.

"La création de nouveaux clients et fournisseurs est claire, et chaque collaborateur responsable peut à nouveau traiter cela lui-même", décrit Hermle. Car auparavant, l'utilisation de la transaction "BP" (Business Partner) dans SAP ERP était obligatoire. Mais pour créer des enregistrements de données de base avec cette transaction, il fallait un certain savoir-faire. L'optimisation SAP de FIS contourne cette procédure complexe et facilite considérablement la gestion des données de base pour les utilisateurs grâce à une utilisation intuitive, des interfaces claires et des vues basées sur les rôles. Parallèlement, les droits d'édition ne sont plus libres, ce qui signifie que tous les utilisateurs ne peuvent plus tout faire. C'est précisément sur ce point que se situait la pierre d'achoppement du projet de données de base. "Après coup, on a découvert qui avait jusqu'alors traité quels enregistrements et dans quelle mesure", explique Hermle. Comme cela n'est plus possible - et que l'entreprise ne le souhaite plus -, une certaine gestion du changement a été nécessaire. Hermle raconte ainsi : "Nous avons entamé un dialogue avec toutes les personnes concernées, nous leur avons expliqué le contexte des nouveaux processus et les avons ainsi gagnées à la cause".