Conversion S/4

Nordzucker transformiert das ERP-Produktivsystem

Seine Geschäftsprozesse steuert Nordzucker über SAP. Damit das Unternehmen mit Hauptsitz in Braunschweig weiter wachsen und Kernkompetenzen ausbauen kann, ist es auf stabile Geschäftsprozesse von der Planung über die Beschaffung und Logistik bis hin zu Finanzwesen und Controlling angewiesen. „Wir agieren in acht Ländern mit diesem System, haben circa 50 aktive Buchungskreise, 16 Produktionsstandorte und 1500 Benutzer auf dem Produktivsystem“, sagt Michael Jansen, Head of IT bei Nordzucker. 

Vor zwei Jahren entschied das Unternehmen, das alte ECC auf S/4 zu konvertieren. Die Einführung von S/4 bildete die wesentliche Grundlage für die Digitalisierungsstrategie von Nordzucker. Da die Geschäftsprozesse bei Nordzucker schon gut im SAP-System abgebildet waren, lag der Fokus in erster Linie auf einer technischen Conversion, sprich den funktionalen Deltas zwischen dem Altsystem (ERP/ECC 6.0) und S/4 Hana.

Komplexer Transformationsansatz

In dem Fall werden unter S/4 nutzbare Prozesse übernommen und nur in ausgewählten Bereichen verändert. Um nach dem Implementierungsprojekt einen stabilen Betrieb und die Grundlage für weitere Projekte zu schaffen, wurden interne Ressourcen in IT und Fachabteilung stark in die Projektarbeit eingebunden. Zur Unterstützung, vor allem bei neuen Themen wie dem Condition Contract Management und dem Credit Management, zog Nordzucker einen kompetenten und erfahrenen Implementierungspartner hinzu.

Die größte Herausforderung bei dem Projekt bestand in sehr speziellen Rahmenbedingungen. So nutzte Nordzucker im alten System ein eigens für die Branche entwickeltes Modul namens Agricultural Contract Management (ACM), das in dieser Form nicht konvertierbar war. Gleichzeitig mussten Customizing und Eigenentwicklungen größtenteils beibehalten werden. „Parallel zum Projekt war es auch unser Anspruch, unsere Legacy-Systemlandschaft zu erhalten, sodass wir nicht einen Hard Freeze über die gesamte Projektzeit haben“, erklärt Jansen. Daher bedurfte es eines komplexeren Transformationsansatzes: ein Mix aus Brownfield und Greenfield sowie neben der Konvertierung dann auch zusätzlich eine Datenmigration. Der individuelle Ansatz wurde vor Beginn des Projektes zusammen mit Experten von T.Con entwickelt und während der ersten Projektphasen weiter verfeinert.

Die aktuell genutzte 3-Tier-Landschaft mit Entwicklungs-, Test- und Produktivsystem blieb erst einmal bestehen. Sie wurde ergänzt durch ein um das ACM bereinigtes ECC. Ergänzt wurde das Setup durch ein weiteres System, das Migrationssystem. Hier wurde ausprobiert und experimentiert. Neben der technischen Umsetzung musste auch die Umsetzung größerer Simplifications, wie zum Beispiel die Einführung des Condition Contract Management und der Business Partner, berücksichtigt werden. Darüber hinaus war auch ein erstes Starterkit an neuen Funktionen geplant, unter anderem erste Fiori-Apps, RFQ-Management und das auf dem neuen Universal Journal basierende CO-MA.

Die wesentliche Grundlage für den Projekterfolg war vor allem ein Projektphasenplan, der exakt auf die besondere Transformation der Systemlandschaft zugeschnitten war. Die erste Phase umfasste das Scoping, Fit-Gap-Workshops sowie die Evaluierung der Potenziale des Fiori UI. So erhielt das Projektteam eine Aufstellung der Themen, die als Teil des weiteren Projektverlaufs bearbeitet werden sollen. Phase zwei startete etwas später, wurde aber in großen Teilen parallel durchgeführt. So konvertierte das Projektteam das Green ECC und begann mit der Custom Code Adaption.

Herausforderung Datenmigration

In der dritten Projektphase, der Build-Phase, befasste sich die Projektmannschaft mit der Realisierung der Simplifications und weiterer neuer Funktionen sowie mit der Datenmigration, die sich als zentraler Aufwandstreiber erwies. „Die umfangreiche Custom Code Adaption und auch die Herausforderungen bei der Datenmigration wurden zusammen mit den kompetenten Entwicklern seitens T.Con bewerkstelligt“, berichtet Jansen. „Gerade in schwierigen Situationen konnte immer auf eine Lösung der Kollegen vertraut werden – insbesondere dann, wenn das hauptsächlich verwendete SAP-Migrationscockpit nur sehr lückenhafte Lösungen bereitstellte.“ In enger Zusammenarbeit direkt mit SAP und mithilfe der technisch sehr erfahrenen Kollegen konnte das SAP-Migrationscockpit dann als wichtigstes Tool für die Datenmigration verwendet werden.

Cut-over und Go-live

An diese Phasen schlossen sich dann Testphase, Cut-over und der Go-live an. Diese fanden wie geplant statt und waren aus Nordzucker-Sicht sehr erfolgreich. „Es hat keine Beeinträchtigung businesskritischer Prozesse gegeben, die geplante Downtime vor dem Go-live wurde eingehalten und die Migration der Bestände lief zu 100 Prozent fehlerfrei“, sagt Jansen. „Die zur Risikominimierung geplante Reduktion der Ausliefermengen konnte innerhalb kürzester Zeit zurückgenommen werden und während der gesamten Hypercare-Phase blieb die Anzahl an Defects in einem äußerst überschaubaren Rahmen.“ 

Mit der problemlosen, fehlerfreien Migration nach S/4 waren wichtige Projektziele erreicht: konkrete Verbesserungen im Bereich Reporting, Umsetzung wichtiger Simplifications wie das Condition Contract Management und erste Erfahrungen mit dem neuen Fiori UI. Aber vor allem der Aufbau einer neuen technologischen Basis, die eine Grundlage für weitere Innovationen darstellt. Am Ende konnte T.Con das halten, was der erste Kontakt versprochen hatte. Nordzucker wird die Zusammenarbeit in S/4-Folgeprojekten, aber auch in anderen Bereichen wie SAP SuccessFactors und SAP BW fortsetzen.