Des RH globales équilibrées au niveau local

Les processus globaux standardisés facilitent l'administration, mais en même temps, le groupe Freudenberg a dû tenir compte de la diversité géographique. D'une part, les lois locales devaient être respectées, d'autre part, les avantages locaux du site devaient être pris en compte et le développement des talents et des cadres, équilibré au niveau local et régional, devait être davantage développé.

Après un avant-projet mené par Corporate HR et tous les groupes d'activités du groupe Freudenberg, qui a permis de définir une sorte de dénominateur commun global pour les processus RH, le choix s'est porté sur le logiciel HCM de Workday, basé sur le cloud et intuitif. Cette approche "penser globalement - agir localement" était en accord avec la stratégie d'entreprise de Freudenberg.

HCM avec interfaces

Après avoir opté pour la solution Best of Suite de Workday, l'implémentation a été très rapide : fin mai 2020, la solution cloud a été lancée dans tous les pays et une grande partie des collaborateurs travaillait déjà activement avec elle. Tous les collaborateurs disposant d'une identité numérique profitent depuis lors d'un système informatique RH moderne, basé sur le cloud, qui peut être utilisé rapidement et facilement sur différents terminaux (ordinateur portable, tablette, smartphone). Des interfaces avec le propre système de gestion de l'apprentissage ainsi qu'avec les principaux systèmes de gestion des salaires du groupe ont été créées sans problème. Le règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) ainsi que toutes les lois nationales sur la protection des données ont été prises en compte.

"Avec Workday comme plaque tournante numérique, nous avons pu mettre en place des processus de gestion des ressources humaines légers et rapides dans l'ensemble du groupe". explique Esther Maria Loidl, directrice des ressources humaines - Chief Human Resource Officer, CHRO - du groupe Freudenberg. "En quelques clics, il est désormais possible de tout faire de la même manière, où que l'on soit, de la gestion des données de base du personnel à la cartographie de toutes les candidatures internes et externes, en passant par les différents éléments de l'évaluation des talents et des performances et les révisions des primes et des salaires". En l'espace d'un an, Workday s'est imposé comme un outil précieux pour les collaborateurs, les cadres et les services des ressources humaines de Freudenberg, avec plus d'un million d'accès.

Des processus transparents motivent

La transparence au sein de l'entreprise motive à la fois les collaborateurs et les dirigeants et crée une confiance mutuelle. La tâche d'une gestion moderne des ressources humaines est donc de créer des systèmes et des outils qui apportent une information et une communication optimales dans les domaines de la gestion des carrières et du feedback sur les performances ainsi que de la gestion des rémunérations. L'amélioration considérable de la transparence est également appréciée par la directrice Loidl : "Dans ce contexte, j'aime qualifier Workday de Single-Source-of-Truth, c'est-à-dire notre soi-disant source de vérité. Cela peut paraître banal au premier abord, mais avoir une base de données commune, obligatoire et actualisée au jour le jour a un impact massif pour tous les utilisateurs".

Et elle montre clairement les avantages par rapport au passé : "Cette base de données transparente aide les cadres et la communauté RH à prendre des décisions stratégiques plus rapides et de meilleure qualité. Alors qu'auparavant, presque tout devait d'abord être géré manuellement dans des listes Excel, interrogé de manière centralisée et résumé, il est désormais possible d'obtenir des rapports numériques actualisés au jour le jour en appuyant sur un bouton. D'une part, cela minimise le risque d'erreur. D'autre part, nous comprenons beaucoup mieux et plus rapidement les relations et pouvons prendre des mesures plus ciblées. Enfin, les nouveaux processus ont permis de souder encore plus étroitement la communauté RH, du début du projet jusqu'à aujourd'hui, les silos ont été supprimés et tout le monde tire dans le même sens".Nous sommes très satisfaits de la situation", explique Loidl.

Les collaborateurs de Freudenberg profitent aussi énormément de la transparence nouvellement créée. En effet, la gestion des collaborateurs par le biais d'objectifs fait partie de la norme. Ceux-ci ne sont toutefois pas toujours clairs et les collaborateurs performants et prêts à s'investir attendent des perspectives, tant en termes de contenu que de perspectives de carrière. "Workday augmente donc la vision globale et est un énorme facilitateur en matière de planification de carrière chez Freudenberg, si le profil de chacun est bien géré. Nos collaborateurs peuvent mieux se préparer aux entretiens avec leurs collègues en consultant leur profil ou en trouvant des interlocuteurs pour certains sujets. Freudenberg permet ainsi à ses collaborateurs de s'engager activement dans leur développement et de le prendre en main".Loidl résume les fonctionnalités les plus populaires de Workday.

Recrutement et gestion des talents

Trouver, promouvoir et fidéliser des collaborateurs qualifiés et engagés - en ces temps de pénurie mondiale de personnel qualifié et de personnel, toutes les entreprises cherchent la formule magique pour y parvenir. Une solution HCM parfaitement adaptée est une condition sine qua non pour réussir le recrutement et la gestion des talents. 

Le groupe Freudenberg a donc introduit dans un deuxième temps des processus de recrutement dans lesquels toutes les candidatures internes et externes sont représentées de manière numérique dans les 60 pays. Cela a un effet particulièrement positif sur le recrutement interne et la gestion des successions, comme l'a expliqué la responsable mondiale des ressources humaines, Mme Loidl : "Depuis que nous avons mis en place l'outil de recrutement Workday en septembre dernier, nos collaborateurs ont un aperçu de tous les postes à pourvoir chez Freudenberg et peuvent postuler en appuyant sur un bouton. Avec Workday, les cadres ont un instrument en main pour dialoguer avec leurs collaborateurs et les faire évoluer. Et grâce à Workday, la communauté RH comprend beaucoup mieux et plus rapidement le contexte - par exemple, quels professionnels nous quittent, où et quand. Elle peut ainsi prendre des mesures plus ciblées : que ce soit pour engager le dialogue avec les collaborateurs plus tôt et pas seulement au moment de leur départ, ou pour être plus efficace dans le recrutement et la planification de la succession".

Une étude européenne commandée par Workday au printemps 2021 montre l'influence positive de la diversité et de l'inclusion (D&I) sur le succès de l'entreprise. L'ampleur et les progrès de ces initiatives varient fortement, tout comme les différences dans la mise en œuvre au sein des entreprises.

La diversité comme facteur de réussite

Au sein du groupe Freudenberg, la diversité est fermement ancrée dans ses valeurs et ses principes, comme l'explique Mme Loidl, responsable mondiale des ressources humaines : "Nous sommes convaincus que les équipes composées de personnes d'âges, de sexes et d'origines culturelles différents ont plus de succès. Nous accordons une attention particulière à l'équilibre entre les sexes, en mettant l'accent sur le processus de recrutement, l'identification précoce des talents féminins et le développement de carrière ciblé des femmes pour les postes de direction de haut niveau. En outre, nous voulons à l'avenir veiller encore plus à la diversité géographique. Un grand nombre de spécialistes et de cadres sont basés en Europe et notamment en Allemagne. À moyen terme, le groupe souhaite travailler encore plus sur une bonne gestion locale et régionale, tant dans la production que dans l'administration. L'objectif est d'avoir un savoir-faire et une expertise équilibrés dans toutes les régions. Avec Workday, nous avons créé la transparence nécessaire pour aborder ces thèmes de manière ciblée".

Résumé

Le bilan de la directrice Esther Maria Loidl sur l'introduction et l'exploitation de la solution Workday : "Workday nous a permis de réaliser notre vision : harmoniser petit à petit le paysage des processus RH du groupe Freudenberg, très disparate et décentralisé, grâce à une solution système unique couvrant l'ensemble des groupes d'activités. Cette solution HCM numérique permet au groupe Freudenberg d'être encore plus tourné vers l'avenir. faire".

Le groupe Freudenberg

à Weinheim, dans le Bade-Wurtemberg, est un groupe d'entreprises familiales. En tant qu'entreprise technologique mondiale, les collaborateurs de Freudenberg développent, en collaboration avec les clients et la science, des produits, des solutions et des services à la pointe de la technologie pour différents secteurs, tels que l'industrie automobile, la construction mécanique, le textile, le bâtiment et les télécommunications.

Les applications innovantes vont des joints d'étanchéité, des composants antivibratoires, des textiles techniques, des filtres, des technologies et produits de nettoyage, à la chimie spéciale et aux produits médicaux. Une forte orientation client, une force d'innovation ainsi que la diversité et l'esprit d'équipe sont des facteurs de succès importants dans l'histoire de l'entreprise Freudenberg qui remonte à plus de 170 ans.

L'entreprise familiale a très tôt orienté ses activités vers l'international. En 2021, le groupe Freudenberg employait environ 50 000 personnes de 136 nationalités différentes, réparties sur des sites dans 60 pays, et réalisait pour la première fois un chiffre d'affaires de plus de 10 milliards d'euros.