Théorie avancée des couleurs

Parallèlement au défi de la conversion S/4, les spécialistes informatiques et les consultants SAP sont actuellement plus demandés que jamais sur le marché et donc difficiles à trouver. Il est donc grand temps : même en cas de systèmes complexes et d'environnements de processus hétérogènes, une conversion ou un passage rapide à S/4 et Hana est toutefois possible.

Les projets de transformation ERP ont la réputation d'être longs, fastidieux et très coûteux. De nombreux clients SAP existants se souviennent encore aujourd'hui de leur introduction initiale - liée à de longues descriptions des exigences lors de phases blueprint fastidieuses, qui nécessitaient de nombreuses séances de coordination au sein de l'entreprise et conduisaient souvent à des malentendus sur les futurs processus. Cela entraînait à son tour des modifications coûteuses dans le système, trop tard dans le projet. Les connaissances SAP ont dû être péniblement acquises et souvent, une situation stable ne s'est développée que des mois après le "go live". Des perspectives peu réjouissantes pour la transformation S/4 à venir.

D'autre part, la situation de départ est aujourd'hui bien meilleure dans la plupart des entreprises : un vaste savoir-faire en matière de processus et de SAP est disponible dans les départements spécialisés et informatiques, et la technologie s'est considérablement améliorée. Il s'agit donc d'utiliser les connaissances existantes dans l'entreprise ainsi que le potentiel d'innovation de S/4 Hana, tout en saisissant l'opportunité de "repartir à zéro" sur cette base. 

Processus de bonnes pratiques

Dans le monde SAP, trois approches possibles sont discutées : Greenfield, Bluefield ou Brownfield. La bonne nouvelle : il existe une quatrième voie, qui repose sur le constat qu'une grande partie des processus se déroule en principe de la même manière dans toutes les entreprises. Il s'agit par exemple des processus backend comme le contrôle des factures, la gestion des stocks et bien d'autres encore. De même, d'autres processus sont comparables au sein d'un même secteur et requièrent certes les meilleures pratiques, mais une individualisation de ces processus ne crée pas d'avantage concurrentiel. Au contraire, elle augmente les coûts et réduit la flexibilité et l'agilité de l'entreprise. C'est pourquoi ces processus de "commodité" recèlent justement un grand potentiel pour une transformation S/4 rapide, efficace et sûre. 

Sur la base de 20 ans d'expérience dans le commerce, KPS a développé des plateformes adaptées à des branches individuelles, les KPS Instant Platforms. Sur la plate-forme, tous les scénarios d'affaires de bout en bout d'une branche sont disponibles avec environ 50 cas d'utilisation dans les solutions S/4 et CX-Cloud : ils peuvent être vécus directement dans le système, sont intégrés, testés et documentés selon les normes et standards courants. La base est le standard SAP, mais quelques cas d'utilisation spécifiques, développés individuellement pour le secteur, sont également inclus.

KPS utilise Signavio pour la visualisation jusqu'au niveau des étapes de processus individuelles, et l'outil SAP Enable Now pour la documentation ou les instructions en ligne par clic. Les KPS Instant Platforms sont disponibles à un prix fixe. Les clients ne partent donc pas de zéro, ils accèdent aux meilleures pratiques pour environ 80 % de leurs processus sur la plate-forme dès le début du projet. Cela permet de comprendre et d'accepter rapidement les nouveaux processus et tâches, même si l'on n'a pas encore d'expérience avec SAP.

L'entreprise peut ainsi, lors de la transformation, se concentrer nettement plus sur les processus pour lesquels un écart par rapport au standard, grâce à l'individualisation, apporte une réelle différenciation et des avantages sur le marché. L'informatique, les propriétaires de processus et les utilisateurs sont déchargés. En fonction de la situation de départ de l'entreprise, la durée de la transformation S/4 est considérablement réduite, du moins dans les phases que les spécialistes connaissent sous le nom de Blueprinting et Prototyping.

Logiciel standardisé

Il est intéressant de constater que les entreprises et les utilisateurs sont réellement ouverts à cette approche, qui repose sur des processus standard forts : Contre toute attente, les entreprises ne partent pas du principe que leurs processus sont bien trop individuels et différents pour "se contenter" d'un logiciel standard.

Le passé nous aide ici : beaucoup de nos clients avaient soit un logiciel individuel complet comme point de départ, soit utilisaient certes SAP, mais de manière très individualisée pour des raisons historiques. Ils ont remarqué qu'ils ne pouvaient pas réagir assez rapidement aux changements sur le marché et veulent donc délibérément rester plus proches du standard SAP à l'avenir. Un aspect supplémentaire est "Think different" : pour améliorer les processus, il est souvent utile pour les responsables d'expérimenter les meilleures pratiques déjà présentes dans le système et de s'y confronter. Ils peuvent ainsi passer directement à l'action au lieu de se lancer dans une refonte laborieuse en partant de zéro.

L'individualisation pour la différenciation

Bien entendu, les meilleures pratiques et la standardisation ne remplacent pas la différenciation individuelle qui permet à une entreprise d'obtenir son USP sur le marché. Pour cela, une individualisation ciblée est toujours nécessaire, y compris pour les processus informatiques. Les entreprises devraient d'abord déterminer quels processus leur permettent de conserver ou d'accroître leur avantage concurrentiel sur le marché.

Ces processus pourraient être des services spéciaux qui complètent l'offre de l'entreprise ou une approche particulière de ses clients. Cette USP doit ensuite se refléter dans l'entreprise par une individualisation aux bons endroits. Un partenaire de conseil compétent aide à identifier et à mettre en œuvre ces éléments. Par conséquent, ce n'est pas seulement la qualité des processus de "commodité" qui augmente grâce aux meilleures pratiques, mais aussi celle des processus différenciés et individualisés.

Rapide et efficace

Les responsables ne devraient donc pas gaspiller de précieuses ressources pour des personnalisations de logiciels qui ne permettent pas à une entreprise de se démarquer de la concurrence, mais plutôt miser 80 % de leurs processus sur les meilleures pratiques existantes.

Les KPS Instant Platforms en fournissent la base. Ensuite, l'individualisation est ciblée et mesurée afin de créer des avantages concurrentiels individuels sur les normes éprouvées. Cela peut se faire en interne en fonction du savoir-faire disponible dans l'entreprise ou à l'aide des paquets à prix fixe proposés par KPS pour les alignements ou les tâches RICEFW.

Grâce à la plate-forme instantanée, la charge de travail des départements spécialisés est réduite, mais aussi celle des équipes informatiques : l'équipe interne doit à la fois maintenir le système actuel en service et collaborer au projet. Le grand nombre de processus "ready-to-run" déjà en place permet d'atténuer ce défi. Au final, la vitesse et l'efficacité de la transformation augmentent, tout en réduisant les risques liés au projet et au budget. L'entreprise augmente considérablement la flexibilité et l'agilité de ses processus et systèmes et devient compatible avec l'avenir. Tant l'entreprise que l'informatique pourront à l'avenir réagir rapidement aux changements du marché ou mettre en œuvre de nouveaux modèles commerciaux.