Consulter les contrats, s'assurer des ressources !

L'ambiance est alarmante dans l'économie : selon une enquête de la Chambre de commerce et d'industrie allemande (DIHK), 83% des entreprises du pays se plaignent de problèmes d'approvisionnement et de hausses de prix des matières premières et des produits intermédiaires. De nombreuses entreprises ont déjà réduit leur production, voire l'ont complètement stoppée, la reprise conjoncturelle espérée après Corona semble freinée.

Le problème des chaînes d'approvisionnement qui se grippent, des matériaux qui manquent et des prix d'achat qui augmentent va occuper l'économie mondiale pendant un certain temps encore. Les entreprises devraient donc agir au plus vite et adapter leurs processus d'approvisionnement stratégiques et opérationnels aux exigences accrues. La mesure à court terme recommandée est la création d'une taskforce stratégique composée de représentants des achats, de l'informatique, de la logistique, de la chaîne d'approvisionnement et du service juridique. Les efforts devraient se concentrer sur la mise en place d'un environnement système intégré composé de SAP Ariba, de l'Ariba Network et d'outils tiers innovants. Ces outils offrent aux entreprises plusieurs approches efficaces pour faire face aux risques de livraison imminents et rester ainsi rentables et compétitifs.

La transparence est essentielle. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui achètent une large gamme de matériaux ou de services auprès de différents fournisseurs. En cas de pénurie ou d'augmentation des prix, il est utile d'identifier rapidement et de manière ciblée les fournisseurs et les accords de livraison pertinents. 

Avec la gestion des fournisseurs et des contrats d'Ariba, les informations nécessaires sont disponibles en temps voulu. De plus, comme Ariba s'intègre parfaitement aux applications de planification SAP ECC et de chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, il suffit d'appuyer sur un bouton pour analyser l'impact potentiel des problèmes de réapprovisionnement prévus sur la chaîne d'approvisionnement. Cela permet à l'entreprise acheteuse de prendre rapidement des mesures efficaces.

Couvrir les quantités et les prix

L'une d'entre elles consiste à s'adresser de manière proactive aux fournisseurs concernés dans le but de garantir les quantités et les prix de livraison convenus. Les données relatives aux fournisseurs et aux contrats enregistrées dans Ariba constituent la base de négociations ciblées visant à adapter les accords existants ou à rechercher ensemble de nouvelles solutions. Grâce à la connexion numérique des fournisseurs, les deux parties peuvent communiquer entre elles sans rupture de média. 

Pour les problèmes de livraison restants, il est conseillé aux entreprises d'attribuer les matières premières et les produits intermédiaires disponibles à des unités de production sélectionnées, ce que l'on appelle l'allocation. L'attribution devrait se faire en fonction de critères purement commerciaux, tels que les contrats existants avec les clients ou les marges à réaliser.

Pour faire face à la volatilité croissante du marché des achats en général, il est possible de développer des sources d'approvisionnement alternatives. Les utilisateurs d'Ariba sont également bien placés pour cela. Dans le cadre du nouveau SAP Business Network, Ariba met à la disposition des entreprises un portail B2B unifié. Il leur permet de trouver de nouveaux partenaires parmi les millions de fournisseurs mondiaux, de se connecter de manière transparente avec eux et de traiter les commandes rapidement et facilement.  

Si vous souhaitez rechercher de manière ciblée des fournisseurs appropriés, vous devriez compléter votre plateforme d'approvisionnement SAP par des outils tiers spécifiques. Ainsi, des solutions logicielles basées sur l'IA sont proposées sur le marché, qui parcourent des millions de profils de fournisseurs disponibles sur le net et des milliards d'enregistrements. Cela permet non seulement de rechercher les fournisseurs adéquats, mais aussi de vérifier leur fiabilité. Les entreprises obtiennent ainsi des informations approfondies sur le marché, ce qui leur permet de faire des achats plus stratégiques. 

Les organisations d'achat trouveront d'autres add-ons SAP utiles au sein du programme d'innovation SAP.iO. Avec ce fonds, SAP soutient des start-ups internes et externes dans le monde entier pour le développement de produits et de services qui élargissent et diversifient l'écosystème SAP. Un exemple est l'outil d'appel d'offres Archlet, qui permet d'obtenir et de valider les offres des fournisseurs et de négocier les prix. 

Intégration informatique

L'utilisation d'une plate-forme d'approvisionnement basée sur SAP donne aux organisations d'achat l'agilité nécessaire pour faire face à la crise de l'approvisionnement, mais elle s'accompagne d'un certain nombre de défis. Ainsi, les services informatiques sont confrontés à la tâche colossale d'intégrer les nouveaux outils dans les environnements de systèmes informatiques existants, les processus et les solutions d'achat SAP. De plus, les innovations doivent être établies dans l'entreprise avec une approche de gestion du changement et être gérées de manière durable.

Les acheteurs, quant à eux, n'ont que l'embarras du choix pour identifier, parmi la multitude de solutions et de modules complémentaires innovants dans l'environnement Ariba, ceux qui conviennent précisément à leur entreprise. Pour que les entreprises puissent maîtriser ces tâches extrêmement complexes, elles devraient faire appel à un partenaire de conseil SAP et Ariba expérimenté. En effet, seuls les spécialistes sont en mesure d'identifier, parmi la multitude d'idées nouvelles, les outils qui répondent aux besoins d'achat individuels d'une entreprise.

Le partenaire de conseil peut également assurer une intégration transparente des nouvelles solutions dans la plate-forme Ariba, ce qui facilite considérablement leur utilisation et leur exploitation. Les utilisateurs disposent d'une solution d'achat basée sur SAP "tout-en-un", au lieu de devoir passer d'un programme à l'autre, ce qui prend beaucoup de temps. De plus, ils bénéficient d'un support technique performant qui les aide à résoudre leurs questions, problèmes et incidents au quotidien.

Outre une taskforce à court terme, il convient d'assurer à long terme le lien entre les achats et l'informatique dans l'organisation, et ce sous la forme d'une équipe d'excellence en matière d'approvisionnement. Cette idée n'est pas nouvelle, mais elle est plus que jamais d'actualité dans le contexte de la crise de l'approvisionnement, afin de déduire les mesures adéquates et de rendre les processus d'achat durablement plus robustes.

L'équipe Procurement Excellence devrait regrouper les compétences en matière d'achat et d'informatique. Sa mission centrale consiste à examiner en permanence l'environnement système intégré d'Ariba et des solutions spécialisées sélectionnées afin de déterminer les possibilités d'optimisation des processus d'approvisionnement stratégiques et opérationnels. Les membres de l'équipe doivent donc être curieux de nature et ouverts aux innovations techniques. En effet, ce n'est qu'en évoluant constamment que la plate-forme Ariba peut déployer son plein potentiel, qui réside dans une congruence entre le monde réel des affaires et les processus d'achat internes.

La numérisation, une tâche permanente

Étant donné que les achats jouent un rôle clé dans le succès de l'entreprise, leur numérisation devrait être considérée comme une tâche continue. Concrètement, cela signifie que même si les problèmes de réapprovisionnement actuels peuvent entraîner un déplacement des priorités, les organisations d'achat ne devraient pas continuer à repousser ce sujet. Ainsi, les responsables seraient bien avisés de tirer les bonnes leçons des "tests de résistance" actuels et de faire avancer la transformation numérique des processus d'achat dans le cadre d'initiatives appropriées.