Les entreprises font des économies au détriment de leur compétitivité

Dans de nombreuses entreprises qui gèrent et reproduisent avec succès leurs processus avec SAP, il y a deux poids et deux mesures : D'une part, elles accordent une grande attention à la maintenance de leur infrastructure SAP, ce qui se traduit notamment par des ressources financières et humaines. D'autre part, elles essaient de s'en sortir avec des solutions de fortune pour le transfert des données disponibles dans SAP vers d'autres systèmes et leur réécriture dans SAP. Une stratégie discutable.

Une stratégie discutable

Dans la pratique, ces entreprises extraient souvent les informations manuellement ou de manière semi-automatisée. Les données sont sélectionnées manuellement dans le système SAP et transférées dans le système cible. D'autre part, certaines entreprises extraient des données SAP, par exemple dans Excel, pour les préparer et les analyser à nouveau manuellement. Ce type de transfert manuel peut entraîner une extraction incomplète ou en double des enregistrements, des incohérences ou un ordre incorrect des données.

Si les personnes concernées remarquent une telle erreur à temps, elles peuvent certes restaurer l'ensemble des données, mais doivent recommencer l'intégration depuis le début, ce qui entraîne une augmentation du temps nécessaire. Tous les processus ultérieurs sont retardés en conséquence.

Si les utilisateurs n'enregistrent pas à temps une erreur dans l'enregistrement des données, les conséquences risquent d'être bien plus graves. Une gestion inefficace des stocks ainsi qu'une tarification et des données de mesure des produits erronées, qui ont un impact négatif sur la facturation et la relation client, ne sont que trois exemples possibles.

Décisions stratégiques basées sur des données insuffisantes

Étant donné que les contrôleurs de gestion, les responsables de secteur et les conseils d'administration utilisent également les liens de données basés sur SAP pour créer des analyses et des visualisations sur lesquelles ils se basent pour prendre des décisions commerciales importantes, un ensemble de données erroné fait en sorte que les décisions soient basées sur des hypothèses incorrectes.

Cependant, même si l'ensemble de données ne contient pas d'erreurs, les décisions basées sur des intégrations de données manuelles ou semi-automatiques ne sont pas optimales. En effet, l'intégration manuelle peut prendre plusieurs heures ou plusieurs jours, selon la conception du processus. Cela peut être suffisant pour certains domaines de gestion. Dans les organisations où le degré de numérisation et le rythme des processus sont élevés, de telles approches rétrospectives peuvent s'avérer être un désavantage concurrentiel considérable. 

Les entreprises à croissance rapide sont confrontées à un autre défi : Tôt ou tard, elles se rendent compte que l'intégration manuelle n'est pas un outil approprié pour elles à long terme. En effet, dans de telles situations, le processus se révèle non évolutif lorsque la charge de données augmente. La transformation numérique ne peut pas être réalisée avec une intégration manuelle des données.

L'intégration SAP entièrement automatisée permet de remédier aux inconvénients liés à la fusion manuelle des données. Il s'agit du transfert de données et de processus du système SAP vers d'autres environnements cibles et de leur réécriture dans SAP via une interface. Les données sont par exemple mises à disposition dans différents formats directement dans une base de données. L'interface SAP doit effectuer ces étapes en arrière-plan, sans que l'utilisateur ne le remarque au quotidien. Elle permet ainsi un accès rapide et sûr aux données SAP, afin que les différents services de l'entreprise puissent utiliser les données SAP dans leurs environnements cibles habituels. Il existe en principe trois façons de procéder à l'intégration automatisée.

Programmes développés en interne

Première voie : les programmes développés en interne. Les programmes écrits par les entreprises et adaptés à leurs propres besoins semblent, dans un premier temps, offrir une solution. Cependant, ils génèrent de nouveaux problèmes. L'effort nécessaire pour les développer et les maintenir est souvent sous-estimé. Le manque de maintenance, en particulier, se révèle régulièrement être un proverbial puits sans fond. Après des années de développement, les tentatives personnelles échouent également parce qu'elles ne réagissent pas de manière suffisamment flexible aux mises à jour, aux nouvelles exigences et aux autres modifications de l'environnement système. Ou alors, ils ne parviennent même pas à sortir de la phase de test. De même, la fuite du savoir-faire est un aspect important : dès que les collaborateurs chargés du développement quittent l'entreprise, l'expertise peut se perdre s'il n'y a pas suffisamment de temps pour la préparation et le transfert.

Solutions propres à SAP

Deuxième voie : les solutions propres à SAP. SAP propose lui-même des logiciels permettant d'évaluer et de traiter les données. Mais ceux-ci s'avèrent souvent moins performants, peuvent générer une charge d'assistance qui nécessite un conseiller propre et ne sont pas la solution la plus économique. En outre, ces applications nécessitent une formation plus importante - elles sont généralement moins conviviales que les logiciels auxquels les utilisateurs sont déjà habitués. Les normes ouvertes que SAP a créées dans le passé ne répondent pas non plus aux exigences des entreprises et des utilisateurs. De nombreuses entreprises rejettent en outre une stratégie de fournisseur unique, car un environnement informatique homogène entraîne une grande dépendance. En ce qui concerne les données SAP critiques pour l'entreprise, de nombreuses entreprises ne le souhaitent pas. En principe, elles aspirent à un environnement informatique hétérogène.

Interfaces indépendantes

Troisième voie : les interfaces indépendantes. Les interfaces indépendantes permettent aux entreprises d'extraire à tout moment les données les plus récentes à des fins d'analyse et de les intégrer dans de nombreux environnements cibles souhaités. Il peut s'agir de données d'arpentage et d'approvisionnement mises à disposition dans le Google Cloud à des fins de reporting. Il peut également s'agir de données brutes qui sont transférées de manière fiable dans le Data Lake d'Amazon S3 pour ensuite prévoir de manière agile la demande des clients afin de mieux planifier les prix et la disponibilité. Pour les services concernés, l'automatisation accélère énormément les processus de travail et réduit les erreurs à un minimum. 

L'éventail complet des applications des données SAP intégrées via une interface indépendante est large : gestion dans une base de données plus performante (cloud et "classique"), enrichissement avec des informations provenant d'autres systèmes ou visualisation de toutes les données critiques de l'entreprise, par exemple la comparaison entre les objectifs et les résultats via un outil BI pour la vente ou la production. Une interface pour l'analyse des données est tout aussi pertinente : si toutes les données de tous les systèmes ne sont pas disponibles, une évaluation n'est pas très pertinente.

Une interface indépendante ne garantit pas seulement un déroulement sans faille, mais aussi une liberté quasi illimitée dans le choix du logiciel d'application. Comme les décideurs informatiques n'ont pas à faire de compromis en matière de compatibilité, ils peuvent se concentrer sur les autres critères de sélection du meilleur logiciel. L'agilité de l'interface est importante. Elle doit être facilement adaptable à d'autres données nécessaires ou à de nouveaux environnements cibles, de sorte que le service informatique ne doive plus être impliqué en cas d'adaptation.

En outre, les entreprises peuvent limiter l'accès aux données du système SAP aux informations nécessaires afin d'améliorer la sécurité du système. L'informatique dispose ainsi d'un outil global pour relier tous les systèmes entre eux et pour intégrer en toute sécurité les futurs systèmes cibles. Les coûts totaux sont également moins élevés avec cette solution, car le développement en interne nécessite beaucoup d'intrants et de main-d'œuvre, alors qu'avec une interface prête à l'emploi, les entreprises utilisent ce qui existe déjà. Une telle interface permet également d'éviter les erreurs résultant d'un manque d'expérience.

Conclusion

Pour les entreprises, l'intégration SAP automatisée est incontournable si elles veulent garantir l'évolutivité, des normes de sécurité élevées, la meilleure qualité de données possible et des décisions pertinentes de leur direction. La transformation numérique ne peut réussir que si les données importantes sont disponibles rapidement et de manière flexible. La direction doit réagir avec la même agilité à un changement de besoin en matière de données à intégrer qu'à un nouvel environnement cible. Grâce à l'intégration SAP par le biais d'une interface indépendante, les entreprises décident elles-mêmes quelles données elles utilisent dans quel système et élargissent leur liberté dans le choix de leur logiciel (principe du "best of breed"). Elles peuvent ainsi relier sans problème de nouveaux systèmes à leurs systèmes existants et rester flexibles et indépendantes à long terme.