18 pays, une date limite

L'entreprise chimique Kemira, dont le siège est à Helsinki, propose aux industries consommatrices d'eau des produits chimiques et un savoir-faire qui leur permettent d'utiliser plus efficacement l'eau, l'énergie et les matières premières.

Le groupe finlandais a pour objectif de mettre en œuvre des plans de croissance stratégiques à l'échelle mondiale afin de renforcer sa présence sur des marchés sélectionnés dans le monde entier. Le groupe a ainsi acquis l'activité papier et produits chimiques de la société néerlandaise AkzoNobel et l'a intégrée dans son segment papier et pâte à papier Kemira Oyj.

L'acquisition comprend des sociétés dans 18 pays d'Asie, d'Europe et d'Amérique du Nord et du Sud. Kemira en attend de vastes synergies technologiques et commerciales.

Pour l'intégration des nouveaux sites dans un système SAP global, Kemira a misé sur le savoir-faire de la société de conseil en entreprise cbs Corporate Business Solutions de Heidelberg. cbs a soutenu ce projet post-fusion exigeant en tant qu'entrepreneur général.

Outre la gestion du programme informatique, les conseillers de cbs étaient responsables du déploiement du modèle SAP, de la migration des données dans l'environnement système SAP de Kemira et de l'implémentation de l'infrastructure informatique.

Toutes les nouvelles sociétés nationales de 18 pays sur quatre continents devaient être intégrées dans l'environnement système SAP et être mises en service à une date limite commune. Kemira utilise des processus standardisés avec une gouvernance centralisée et un système central SAP ERP et SAP BI.

AkzoNobel utilise également le logiciel SAP, mais en partie aussi d'autres systèmes. Pour l'intégration, le modèle SAP existant de Kemira a dû être déployé dans tous les pays impliqués.

Au total, 75 sites SAP ont été intégrés dans l'environnement système de Kemira et les données correspondantes ont été migrées. De plus, Kemira a dû relever le défi de garantir une infrastructure informatique uniforme. L'ensemble de la conception et de la mise en œuvre de ce projet post-fusion ambitieux a nécessité une durée de projet totale de seulement neuf mois.

Grâce à la méthodologie globale M-cbs, les consultants SAP de Heidelberg ont permis de concevoir la planification du déroulement du projet de manière uniforme, globale et conforme à l'entreprise. Malgré l'ampleur complexe du projet, les conseillers ont réussi à combiner une gestion de projet et de changement complète au niveau international.

Ils ont d'une part réalisé le déploiement des modèles SAP existants de Kemira (SAP ERP et SAP BI) dans les sociétés nationales reprises, et ont d'autre part étendu le modèle à des fonctionnalités supplémentaires ainsi qu'aux exigences légales dans de nouveaux pays.

Grâce à ses connaissances d'expert dans le domaine du conseil System Landscape Transformation (SLT), cbs propose des solutions centrales et globales pour la restructuration des paysages de systèmes SAP. Sur cette base, l'équipe de projet a réalisé les processus de carve-out et de fusion avec des outils propres à cbs. Les données pertinentes ont ainsi pu être migrées et transformées de manière ciblée dans le paysage système de Kemira.

Gestion de projet globale

cbs était déjà familiarisé avec l'environnement système existant ainsi qu'avec les exigences données de Kemira et a commencé les préparatifs nécessaires pour le sous-projet le plus important de toute l'organisation du programme PMI :

Pour ce faire, l'équipe de 56 consultants s'est divisée en cinq équipes : deux équipes centrales pour SAP et l'infrastructure ainsi que trois équipes de déploiement locales, chacune soutenant un continent. En tant qu'entrepreneur général, les consultants de cbs se sont chargés de la gestion complexe du projet, en coordonnant le déploiement des modèles SAP et l'implémentation parallèle de l'infrastructure informatique.

Kemira est certes standardisée et organisée de manière centralisée, mais ce projet a montré l'importance de la présence et du soutien régionaux. D'une part, cela a permis de mettre en œuvre au niveau régional les solutions développées au niveau central et uniformes au niveau mondial.

D'autre part, les défis posés par l'extension du projet à quatre continents ont révélé d'autres avantages de cette approche au fur et à mesure du déroulement du projet.

Comme les 18 pays impliqués au total étaient divisés en 13 pays d'asset-deal et 5 nations de share-deal, les conseillers de cbs ont pu suivre deux approches différentes sans grand effort :

Alors que les asset-deals devaient être intégrés dans les unités déjà existantes, il s'agissait, pour les share-deals, de créer de nouvelles unités dans des pays où Kemira n'était pas encore implantée.

A cela se sont ajoutées des exigences régionales dues aux spécificités nationales des nouveaux pays de share-deal. Les dispositions légales et fiscales sont en effet très différentes d'un pays à l'autre. cbs a tenu compte de ces différences lors de l'adaptation du système Kemira.

Comme l'acquisition des différentes sociétés nationales devait d'abord être approuvée, les autorités de la concurrence ont parfois pris du retard. Malgré cela, cbs a réussi à adapter immédiatement les plans grâce à des méthodes d'action flexibles et à mettre en œuvre le projet en temps voulu et dans le cadre des délais serrés. La répartition des conseillers en équipes régionales ainsi que la forte présence sur place se sont avérées particulièrement efficaces.

Arriver rapidement à destination

Pour la mise en œuvre du projet, les conseillers ont utilisé la méthode globale M-cbs, ce qui a permis de structurer et de coordonner tous les processus dès le début et d'adapter les plans en permanence.

De cette manière, les délais et les phases ont été respectés et traités comme prévu. Lors de la mise en œuvre, cbs a d'abord réalisé le déploiement des modèles SAP existants (SAP ERP et SAP BI) dans tous les pays.

Pendant la mise en œuvre du projet, cbs a effectué plusieurs tests d'intégration à différents moments. Ceux-ci ont permis de s'assurer que l'environnement système Kemira fonctionnait sans problème et que les exigences spécifiques des clients étaient satisfaites.

Dans ce contexte, les consultants SAP ont utilisé d'autres outils spécifiques pour suivre le déroulement du projet. Grâce à SAP Solution Manager, ils ont obtenu une visibilité globale pendant les tests d'intégration.

Pendant le Going-Live et les premières écritures, l'environnement système SAP a été surveillé par des applications SharePoint afin de détecter les constellations de données critiques et de pouvoir prendre immédiatement des mesures correctives.

SAP Solution Manager a ensuite pris en charge la gestion des services informatiques. La mise en service a eu lieu après neuf mois, à une date de référence commune aux 18 pays. Et ce, malgré une forte pression due à la durée limitée du projet.

Un projet aussi complexe à l'échelle mondiale, qui comprend à la fois l'intégration de 18 sociétés nationales et la transformation et la migration de 75 sites SAP, ainsi que l'optimisation et l'introduction d'autres processus commerciaux, exige des stratégies de solution et de mise en œuvre complètes et globales.

Des jalons posés

En raison de l'implémentation de l'infrastructure informatique, une gestion complexe de l'ensemble du programme était nécessaire. Grâce à sa longue expérience, son savoir-faire avéré et sa méthode éprouvée, cbs y est parvenu en très peu de temps. Pour Kemira Oyj aussi, cela a porté ses fruits.

"Le déploiement a été le meilleur déploiement SAP chez Kemira jusqu'à présent. cbs a apporté une contribution élémentaire en tant que sparring-partner important et fournisseur d'idées dans le programme global, afin de rendre le projet si réussi".

a déclaré Terhi Ilvonen, VP Planning & Controlling, responsable de l'ensemble du programme chez Kemira Oyj.

L'acquisition de l'activité de produits chimiques pour le papier d'AkzoNobel a été un important moteur de croissance. Cela est particulièrement visible en Asie, où la part acquise est supérieure à celle qui existait jusqu'alors.

La transformation et la migration sans problème des usines SAP et l'intégration des sociétés nationales achetées en Asie, en Europe et en Amérique du Nord et du Sud se sont également avérées rentables pour Kemira. cbs a réalisé le projet dans les délais prévus, avec des retards externes, et est même resté en dessous du budget estimé.

Même si la phase d'intégration post-fusion n'est pas encore totalement terminée, pour Kemira Oyj, le projet est un grand succès. L'intégration de l'acquisition globale a été réalisée avec succès.

Avec un environnement système SAP unifié au niveau mondial, les jalons sont désormais posés pour de nouveaux effets de synergie. Kemira Oyj a également pu augmenter sa présence sur certains marchés importants et renforcer durablement sa propre position concurrentielle. Kemira a ainsi réussi un grand pas sur la voie de l'expansion mondiale.