Transition 1:1 avec Big Bang

Depuis janvier 2017, Gisa gère l'ensemble de l'infrastructure informatique et de télécommunication de BHS Tabletop à Selb, en Franconie. Plus précisément, deux paysages SAP complets ont été migrés avec succès. La gestion des clients, l'ensemble de l'infrastructure et les systèmes de télécommunication ont été repris.

Le projet en chiffres

Les chiffres du projet montrent clairement ce que cela signifie exactement : plus de 1700 actifs ont été transférés avec tous les processus d'acquisition. Plus de 300 PC et ordinateurs portables, 50 Apple Mac, 250 clients légers et 600 terminaux VoIP ont été migrés. Plus de 600 comptes d'utilisateurs et boîtes aux lettres en font partie.

200 applications ont été testées et déployées dans toute l'entreprise. Plus de 100 serveurs pour les applications spécialisées, représentant plus de 11 000 Go, ont été migrés. Un réseau MPLS (Multiprotocol Label Switching) sur six sites avec double connexion a été mis en place. Près de 60 collaborateurs ont participé à l'ensemble du processus pour Gisa.

Le choix de Gisa a été motivé par des faits concrets tels que l'expérience dans des projets similaires, les compétences techniques, les certifications ITIL et la main-d'œuvre, mais c'est surtout la confiance mutuelle qui a été décisive en fin de compte.

Service informatique externe

Le premier contact avec la BHS a eu lieu dès le printemps 2014. Dès le début, l'échange personnel a été très important. Fin septembre 2014, Gisa a invité le responsable informatique de BHS.

Le rendez-vous a duré six heures et a été un mélange de présentation et de dialogue. Une bonne préparation avant le lancement proprement dit : l'accent a été mis entre autres sur les serveurs ainsi que sur les processus commerciaux SAP quotidiens.

"Il est important de prendre le temps d'observer attentivement avant une transition".

souligne Ruben Kahsche, responsable du projet du côté de Gisa. Pour BHS, il était donc clair : Nous ne voulions pas d'un très grand prestataire de services, mais d'un partenaire typique de la classe moyenne, qui fonctionne comme notre propre entreprise.

"C'était un message très clair de la part du client : Vous n'êtes pas notre prestataire de services, vous êtes notre service informatique ! BHS attendait plus qu'une externalisation de l'informatique. Un partenaire qui réfléchit de manière stratégique et qui met en place une informatique adaptée au développement de l'entreprise".

a déclaré Kahsche.

Ce qui distingue Gisa des autres prestataires de services informatiques, c'est aussi son portefeuille complet. C'est-à-dire proposer une stratégie, un conseil, une implémentation ainsi qu'un suivi et une exploitation d'une seule main. D'autant plus que Gisa exploite elle-même un réseau de centres de calcul certifié BSI selon les normes de sécurité les plus élevées.

Transition SAP - Go-live en fin de semaine

Une longue période de préparation et une collaboration optimale au niveau personnel sont décisives pour la réussite du processus de transition. Après tout, tout converge vers un point névralgique : la date de mise en service. La responsable de l'intégration SAP HCM était Gabi Hofmann, chef de projet partiel :

"Nous avons trouvé un environnement SAP assez complexe avec de nombreuses interfaces. L'environnement ERP à trois niveaux et l'environnement HCM à deux niveaux étaient typiques des entreprises de production.

La particularité était que les processus de production ne pouvaient pas s'arrêter longtemps. De plus, toutes les dépendances avec les systèmes périphériques ont extrêmement augmenté le degré de difficulté de la transition complète".

Une situation de départ complexe

"La complexité était donc très élevée dès le départ par rapport à d'autres projets. Il a été décidé de tout planifier dans le cadre d'une transition 1:1 avec un véritable big bang. L'objectif était d'obtenir la plus grande stabilité et la plus grande sécurité possibles.

Tous les sous-projets devaient finalement converger vers une même date. Même les interrelations qui ne nous étaient pas accessibles jusqu'à la mise en service devaient être planifiées à l'avance le mieux possible dans le système de test".

C'est pourquoi chaque étape de la mise en production a été minutieusement définie dans un scénario de mise en route.

En fait, les systèmes SAP ne pouvaient être arrêtés que pendant un week-end. Tout ne pouvait être arrêté que le dimanche. C'est ce qui s'est passé en décembre 2016.

Tout a été arrêté, le système a été exporté". Crypté sur deux disques durs et compressé avec un mot de passe, il a été envoyé à Halle, au centre informatique. Nous, les chefs de projet, étions tous assis chez BHS à Selb.

Nous avons ainsi pu analyser et résoudre immédiatement tous les problèmes avec les collaborateurs de l'infrastructure. Au final, du point de vue des systèmes SAP, nous avons eu une validation on time. Nos collègues de la base de Halle avaient bien sûr aussi travaillé en équipe".

Actuellement, Gisa conseille BHS Tabletop dans la planification du passage à S/4 Hana.