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Le monde évolue très rapidement. Il y a de nouveaux modèles d'entreprise, de nouvelles technologies, des fusions d'entreprises ou des déplacements de marché, y compris les opportunités qui en découlent. Une fonction financière et comptable au sein d'une entreprise doit être efficace et productive afin de suivre les changements d'une entreprise et de servir de pilier pour les décisions commerciales.

La transparence ainsi que des données financières valides et actualisées au jour le jour sont garanties lorsque le plus grand nombre possible de processus sont automatisés dans l'ensemble de la finance et de la comptabilité et que les sources d'erreur sont éliminées. Cela vaut également pour les entreprises qui utilisent SAP S/4HANA dans la finance ou qui se préparent à utiliser cette plate-forme.

En effet, une automatisation ciblée et complète, par exemple dans le domaine de la clôture financière, comble la rupture de média entre SAP S/4HANA et les tâches manuelles indésirables qui sont encore largement répandues.

L'automatisation des processus est incontournable

Les solutions ERP de SAP sont des instruments puissants et offrent aux entreprises une multitude de possibilités de gestion et de contrôle. Toutefois, les systèmes ERP ont également ce que l'on appelle des espaces blancs, c'est-à-dire des domaines qui ne couvrent pas entièrement le processus de bout en bout ou qui ne le couvrent que de manière limitée.

Il s'agit par exemple de l'analyse des postes ouverts présentant un risque élevé et une ancienneté importante, ainsi que de la comparaison des comptes et de la préparation des journaux, qui se font encore aujourd'hui manuellement et avec Excel dans de nombreuses entreprises. Les processus manuels présentent de sérieux inconvénients. Les ruptures de médias, les erreurs de transmission ou les comparaisons qui prennent beaucoup de temps comportent des risques d'erreur élevés et empêchent une préparation des données financières au jour le jour.

Lorsque l'on évolue dans un environnement complexe avec des processus ramifiés, il est plus qu'ambitieux de fournir des résultats financiers ou des prévisions de haute qualité avec des tableurs. Il faut fournir un effort énorme pour contrôler et valider les résultats - c'est-à-dire trouver les erreurs et les corriger.

Une étude internationale menée par BlackLine fin 2020 corrobore ce fait : seule la moitié environ (56% au niveau mondial et 50% en Allemagne) des dirigeants d'entreprise confirment avoir pleinement confiance en l'exactitude des données financières de leur entreprise.

Interrogées sur les raisons de ce manque de confiance, 37 % des personnes interrogées dans le monde et 38 % en Allemagne ont cité la dépendance persistante à l'égard de tableurs inflexibles et de processus obsolètes qui laissent les équipes financières dans le noir jusqu'à la fin du mois. Une solution d'automatisation de ces processus, qui s'appuie de manière transparente sur le système ERP, permet de résoudre ce problème de confiance.

Automatisation dès le début

L'architecture ERP de SAP S/4HANA a été développée de manière à ce que les technologies modernes en mémoire puissent être utilisées de manière optimale et que les frontières entre les systèmes de transaction, d'analyse et de planification disparaissent. Des analyses précieuses sur toutes les dimensions et données sont donc en principe possibles dès la base.

Toutefois, les processus de clôture financière mensuelle sont si complexes que des travaux manuels sont toujours nécessaires et que les sources d'erreurs potentielles ne sont donc pas automatiquement éliminées.

Il est donc judicieux de mettre en lumière ces processus manuels, de les évaluer et de les réunir sur une plateforme. Ce n'est qu'ainsi que la lacune peut être comblée et que l'ensemble du processus de bout en bout peut être standardisé et également automatisé. Le résultat apporte plus de transparence dans le processus de clôture et offre en même temps plus de temps aux comptables pour se concentrer sur les exceptions et agir en tant que partenaires commerciaux. Les responsables des entreprises devraient déjà se poser la question de savoir si l'utilisation supplémentaire d'une plateforme est judicieuse avant le passage à SAP S/4HANA.

L'automatisation, quel que soit le moment, doit être gérée

L'automatisation des processus manuels de clôture financière intervient généralement dans deux situations différentes : a posteriori, lorsque SAP ECC est déjà en place et que les processus doivent être optimisés, ou dans le cadre d'une mise à niveau complète vers SAP S/4HANA, en combinaison avec une solution d'automatisation supplémentaire.

Il est important d'examiner de manière critique tous les processus dès la planification de la migration vers SAP S/4HANA et de les réorganiser si nécessaire. À ce stade, il faut notamment intégrer activement le point de vue des experts financiers dans la planification stratégique, en plus de celui de l'informatique. La transformation numérique n'est pas seulement la tâche des informaticiens, mais aussi celle des experts des départements spécialisés.

Il est recommandé d'automatiser les tâches jusqu'ici manuelles dans les départements financiers avant une mise à niveau de l'ERP. Les potentiels se situent ici principalement dans le domaine des rapprochements de comptes, d'intercompany et de transactions. Cela permet de réduire la charge de travail lors des processus de clôture au sein du service.

Dans ce contexte, les avantages d'un risque d'erreur nettement minimisé et d'une actualité significativement plus élevée des données financières sont considérables. Les experts financiers ont ainsi plus de temps pour planifier la migration et concevoir ensemble les processus de l'entreprise afin d'atteindre la situation souhaitée.

Conclusion : 1 + 1 = 3

En passant à SAP S/4HANA, y compris la solution de BlackLine, les étapes manuelles peuvent être automatisées et donc mieux contrôlées. Des solutions comme celles de BlackLine comblent le fossé entre les solutions ERP ou S/4HANA Finance et CPM/EPM avec des processus d'automatisation fiables et sécurisés.

Aujourd'hui, BlackLine propose les seules Solution Extentions SAP disponibles sur le marché pour la clôture financière - sans rupture de média, dans le cloud et conçues spécifiquement pour la finance et la comptabilité. Les clients SAP font état de cycles de clôture jusqu'à 70 % plus rapides, d'un doublement de l'efficacité de la comptabilité et d'un personnel plus satisfait et motivé dans les services financiers et comptables.

Ce que SAP et BlackLine proposent ensemble est plusieurs fois supérieur à ce que les deux entreprises pourraient proposer individuellement. Cela s'explique par une stratégie et une feuille de route communes ainsi que par une même compréhension des processus de clôture et de bilan. Un et un font parfois plus que la somme.