Auditoría del mantenimiento de SAP por la UE

Mantenimiento de SAP caro e inflexible

Gestionar las licencias de SAP ERP (locales y en la nube) y el mantenimiento asociado es un reto constante para muchos clientes, especialmente dada la presión para cambiar a soluciones S/4 antes de 2033. A pesar de estar vinculados contractualmente, todos los clientes de SAP con licencias propias tienen la opción de rescindir el mantenimiento con SAP y transferir esta tarea a un proveedor externo.

En un extraño giro de la historia de SAP, hace más de diez años, los analistas de Gartner aconsejaron a todos los clientes de SAP que mantuvieran sus licencias ERP, independientemente de su estrategia ERP futura.

La razón principal de esta decisión estratégica es, a menudo, la búsqueda de alternativas al mantenimiento oficial de SAP. Los clientes critican en ocasiones la calidad del servicio y la inadecuada relación calidad-precio de los modelos de mantenimiento.

Mantenimiento SAP frente a derechos de uso SAP

Aunque la rescisión del contrato de mantenimiento libera a los clientes de SAP de la cuota de mantenimiento anual, no afecta al derecho a utilizar el software subyacente, como ECC 6.0 o la base de datos S/4 Hana. La cuota de mantenimiento anual, que históricamente ha ascendido hasta el 22 por ciento del precio de catálogo, ha sido una fuente de ingresos fiable y predecible para SAP durante muchos años.

El mantenimiento SAP de terceros ofrece a las empresas una opción financiera interesante, especialmente para aquellas que están eliminando gradualmente SAP o que utilizan software obsoleto. Estos proveedores se especializan en el soporte de productos de software SAP y, a menudo, cuentan con la experiencia necesaria para proporcionar soporte durante 15 años o más después de que SAP finalice el soporte.

Con estas empresas, los clientes suelen tener acceso a un portal web y a una línea de atención telefónica disponible de forma continua. Algunos proveedores ofrecen acuerdos de nivel de servicio (SLA) más estrictos y un sustituto de SolMan (SAP Solution Manager). Estos terceros proveedores suelen combinar el soporte con servicios gestionados integrales, asumiendo el funcionamiento completo de los sistemas SAP.

Dobles mixtos sin SAP

La UE inició un procedimiento de competencia porque SAP no permite el mantenimiento mixto de un sistema ERP. Como resultado, los clientes de SAP no pueden encargar el mantenimiento de las partes clásicas FI, AM y CO del software ERP a una empresa externa. Por ejemplo, no pueden encargar el mantenimiento de IBP (Integrated Business Planning), el sucesor en la nube de APO (Advanced Planning and Optimization) on-premise, a la propia SAP.

Muchas empresas externas también complementan el mantenimiento de SAP ofreciendo servicios especializados, como servicios de gestión de aplicaciones (AMS) y alojamiento (servicios gestionados). Estos socios ayudan a salvar la brecha entre el soporte SAP estandarizado, como el incluido en la oferta Rise, que a menudo se limita a las operaciones SAP Basis y al soporte técnico para la plataforma SAP, y los requisitos individuales de los clientes.

El tema Rise también se debatió en el evento informativo de los analistas de PAC celebrado en Múnich a mediados de octubre. Rise es un servicio de SAP que requiere un importante soporte al usuario. El cliente debe iniciar un sistema de tickets de SAP. SAP no toma medidas proactivas en este sentido, dejando la mayor parte de la responsabilidad en manos del usuario. A su vez, el usuario necesita los conocimientos necesarios para el funcionamiento del ERP.

Los proveedores de servicios gestionados (MSP) suelen ofrecer servicios más amplios que van más allá del soporte estándar de SAP. Por ejemplo, los consultores externos y las empresas de sistemas proporcionan soporte en la implementación, la consultoría, la formación y el desarrollo de SAP.

La UE critica la falta de desmantelamiento parcial de las licencias SAP

Además de cambiar de proveedor de mantenimiento, el desmantelamiento parcial de las licencias de SAP ofrece un importante potencial de optimización de costes, según la autoridad de competencia de la UE. Los clientes de SAP disponen de un procedimiento definido para renunciar a los derechos de uso de las licencias de ERP innecesarias, denominado desmantelamiento parcial incondicional. Esta opción cobra relevancia cuando se escinden partes de una empresa y se dejan atrás las licencias de los procesos no utilizados.

Sin embargo, según SAP, la retirada parcial incondicional conlleva una revalorización de todos los descuentos de los contratos asociados a las familias de productos que se van a retirar. Como resultado, las empresas renuncian a los derechos de uso sin recibir ningún valor añadido directo. El procedimiento de competencia de la UE debería aclarar las cosas a los usuarios, pero SAP se resistirá con uñas y dientes.

SAP está dispuesto a hablar, pero sólo un poco

En lugar de renunciar por completo a los derechos de uso, SAP ofrece a los clientes programas de ampliación que permiten la baja parcial de licencias locales no utilizadas. Estas licencias pueden acreditarse para nuevas licencias locales o servicios en la nube.

Para participar en el Programa de Ampliación de la Nube, los usuarios de SAP deben presentar un informe de auditoría actualizado, con una antigüedad máxima de doce meses, para demostrar que las licencias que se tienen en cuenta ya no son necesarias. SAP se reserva el derecho de realizar auditorías de licencia adicionales después de la retirada parcial para verificar el cumplimiento.

Las licencias con el menor coste de mantenimiento por licencia se retiran primero. También es importante señalar que no se reembolsarán las cuotas de mantenimiento prepagadas por las licencias retiradas. Esto significa que las autoridades de la UE tendrán que aclarar la situación, y los expertos no esperan que los procedimientos de competencia de la UE concluyan rápidamente.

La posibilidad de retirar las licencias innecesarias, junto con la opción de complementar o sustituir el soporte con empresas especializadas externas, podría devolver cierto grado de agencia estratégica a los clientes antiguos de SAP para abordar los complejos retos de licencia y mantenimiento en el panorama actual de los ERP. El procedimiento de competencia de la UE tiene por objeto garantizar que los clientes de SAP tengan mayor libertad para mantener sus sistemas ERP.

Sin embargo, el debate sobre los costes y las tarifas de mantenimiento es, en última instancia, una disputa legal. El procedimiento de la UE es relevante porque SAP podría enfrentarse a multas de miles de millones de euros, mientras que los clientes de SAP podrían ahorrar millones de euros en tarifas de mantenimiento.