Celonis - Minería de procesos

Para comprender y optimizar los procesos empresariales, es necesario desenterrar el tesoro de datos de las empresas. Celonis Process Mining aprovecha las huellas digitales que casi todas las transacciones dejan en los sistemas informáticos globales de la empresa.

La idea subyacente: Comprender los procesos empresariales reales aporta claridad, transparencia, agilidad y resuelve conflictos y cuellos de botella en la organización estructural y de procesos.

Lo que la minería de datos es para los analistas de datos y los expertos en BI, la minería de procesos es para la gestión.

Herramienta de calidad

Process Mining analiza y visualiza los procesos empresariales. Esto la convierte en una herramienta de calidad que apoya al cliente SAP existente en términos de eficiencia y agilidad.

A diferencia de la mejora puramente cuantitativa de un sistema Hana más rápido, Celonis se centra en la mejora de la calidad: un sistema malo que simplemente funcione más rápido tras una actualización de Hana y S/4 sigue siendo un sistema malo.

Celonis ofrece a los clientes de SAP un enfoque completamente distinto: se analizan los procesos. Una representación visual ilustra el potencial de optimización.

El objetivo es la transparencia, la armonización, la eficiencia y la agilidad.

En el primer enfoque, la minería de procesos suena a magia:

¿Cómo puedes visualizar y encontrar los puntos vulnerables de algo que no conoces?

A primera vista, todo sistema ERP es una caja negra, ¿verdad?

"Eso puede ser cierto para el tiempo antes de la minería de proceso"

"A menudo, el acceso a los sistemas y datos sólo era posible de forma indirecta. Los largos tiempos de espera y las incómodas vías de acceso no sólo frustraban a los empleados. También hacían imposible tomar decisiones ágiles y flexibles, como las que tienen que tomar hoy en día las empresas ágiles.

Con nuestra tecnología, hemos hecho accesible este tesoro de datos, de una forma sencilla y comprensible para todos".

Análisis forense digital

Para el cliente SAP existente, ésta es la primera oportunidad de asignar procesos exactamente como se ejecutan en realidad.

"El objetivo es recoger las huellas digitales que deja cada transacción y trasladarlas a una imagen, es decir, visualizarlas".

explica Bastian Nominacher.

Los puntos débiles son el resultado de este mismo análisis:

"Se puede ver de un vistazo lo que está ocurriendo realmente y se puede pasar directamente al análisis de las causas profundas".

lo sabe por las numerosas implantaciones de software Celonis que se han llevado a cabo entretanto con gran éxito.

Los métodos clásicos de análisis de errores alcanzan rápidamente sus límites. Pueden determinar que un proceso no se está llevando a cabo de forma óptima. Sin embargo, a menudo no proporcionan ninguna información sobre por qué se producen estos cuellos de botella en la estructura organizativa y la organización de los procesos y cómo se interrelacionan exactamente los distintos procesos.

"En cambio, la minería de procesos de Celonis no tiene límites. Con nuestra tecnología, estamos en condiciones de utilizar y evaluar incluso enormes bases de datos con millones de instancias de procesos.

Nominacher subraya la diferencia con las herramientas de análisis tradicionales.

"Uno de los aspectos más agradables es el efecto 'ajá' que vemos tan a menudo. Los clientes se sorprenden a menudo de los resultados de nuestros análisis de procesos".

informa el Codirector General de Celonis en la entrevista de E-3 y explica qué puede haber de nuevo aquí para un cliente SAP existente:

"Muchos sospechan que hay un problema en un proceso o en un área determinada. Pero durante mucho tiempo fue muy difícil encontrar pruebas concretas de esta suposición.

Además, las causas de los desvíos o retrasos pueden estar en un lugar completamente distinto al que se sospechaba inicialmente".

Celonis muestra de un vistazo dónde se desvía el proceso real del proceso objetivo y cómo afecta esta desviación a la eficiencia de toda la empresa.

Si, por ejemplo, los pedidos o las facturas se reelaboran manualmente o los pedidos se hacen demasiado pronto o demasiado tarde, la eficacia se acaba rápidamente.

Sin intervenciones profundas

Preguntas que probablemente rondan por la cabeza de todos los responsables de SAP:

¿Qué configuraciones por defecto son necesarias y hasta qué punto interviene el software Celonis en el sistema ERP: qué autorizaciones son necesarias?

"No es necesario profundizar en el sistema ERP".

Bastian Nominacher da el visto bueno, porque Celonis utiliza diversos conectores estándar para los procesos esenciales de una empresa.

De este modo, la conexión con SAP funciona rápidamente y sin problemas.

"Si procesas los datos directamente en la instancia productiva de Suite-on-Hana o S/4, también ahorras en replicación, hardware adicional, etc. y puedes aplicar la minería de procesos directamente en tiempo real a todos los procesos SAP."

Nominacher lo explica.

El principio de situar conectores especializados y agentes de software en puntos específicos del sistema no es nuevo. En la supervisión de sistemas y, sobre todo, en la supervisión de redes de área amplia y local, los agentes son una realidad vivida.

Sin embargo, hasta ahora nadie había tenido la idea de aplicar esta tecnología a los procesos empresariales y a las estructuras y procedimientos organizativos relacionados con la empresa.

Celonis es un pionero absoluto en este campo, por lo que necesitó algún tiempo y cientos de correos electrónicos para convencer incluso a SAP.

Otra cuestión importante para el CIO y el líder del CCC:

Cuando el software Celonis empieza a buscar vulnerabilidades, ¿se resiente el rendimiento del sistema de producción?

También en este caso, Bastian Nominacher puede dar el visto bueno:

"Celonis Process Mining funciona en segundo plano y está optimizado para que no afecte al funcionamiento productivo de los sistemas".

Y el Director General y el Director Financiero pueden preguntarse:

¿Pueden determinados procesos y funciones de un sistema ERP "esconderse" del software Celonis? ¿Existen puntos ciegos?

"Los puntos ciegos sólo existen en caso de rotura de medios cuando el proceso se continúa manualmente"

Nominacher lo explica.

En cuanto un proceso se ejecuta digitalmente, deja rastros. La minería de procesos sólo necesita tres componentes en el registro de eventos: una marca de tiempo, un identificador de evento (por ejemplo, "Pagar factura") y una clave de caso, como el número de factura.

"Nuestra tecnología de minería de procesos funciona independientemente de la aplicación real de la lógica del proceso. Lo único que importa son las trazas, es decir, las entradas de la base de datos, que se crean. A partir de estas trazas, los algoritmos de minería de procesos pueden reconstruir el flujo del proceso.

Si un cliente ha creado tablas en el espacio de nombres Z, éstas deben registrarse una vez, es decir, darse a conocer al sistema como fuente de eventos, y después pueden seguir procesándose sin problemas".

Vulnerabilidades de Abap y Java

¿Y Celonis también encuentra vulnerabilidades en las funciones de la base de datos Hana que están programadas en Abap o Java? ¿Y en la pila Java de NetWeaver?

"Celonis identifica las variantes del proceso basándose en las trazas digitales, es decir, en las entradas de las tablas, a nivel de base de datos.

Este método tiene la gran ventaja de que es completamente independiente de la pila subyacente.

Ya sea Abap o Java stack, la tecnología de minería de procesos puede aplicarse sin cambios para ganar transparencia en los procesos"

el cofundador de Celonis vuelve a describir la función básica del sistema.

Así, para Celonis, un sistema SAP es como un paciente transparente?

"Paciente quizás no sea la palabra adecuada"

Bastian Nominacher dice

"pero en realidad podemos extraer de SAP todos los datos relevantes para el flujo del proceso".

Tampoco hay diferencia entre los sistemas locales y en la nube:

"No, para nosotros sólo es importante tener acceso al sistema. Dónde se encuentren los datos es absolutamente secundario.

En el caso de los sistemas en nube, a menudo es posible establecer el acceso a los datos incluso con mayor rapidez, pues los proveedores ya ofrecen las interfaces correspondientes".

Nominacher lo sabe por su práctica profesional.

"Por supuesto, hay una increíble cantidad de inteligencia humana en Celonis: un gran equipo de desarrolladores y arquitectos han dado aquí lo mejor de sí mismos y siguen haciéndolo.

Además, se aplicaron los últimos conocimientos de inteligencia artificial".

conoce al Codirector General de Celonis.

Celonis Pi (Proactive Insights), la última generación de minería de procesos, pretende establecer estándares en la combinación de inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático y minería de procesos.

"Celonis Pi correlaciona millones de datos relacionados con procesos en un tiempo extremadamente corto, y lo consigue con métodos de aprendizaje automático de última generación"

dice Nominacher.

"El resultado está pensado desde la perspectiva del usuario: los puntos conflictivos de un proceso se identifican automáticamente.

Esto elimina mucho trabajo de análisis para el usuario. Aún mejor: Celonis Pi aprende y hace sugerencias sobre qué medidas podrían tener éxito.

En el pasado, la causa de un sistema SAP defectuoso e ineficaz era investigada por el propio equipo informático de la empresa junto con el responsable de CCC o por un consultor externo de un socio de SAP.

¿El software Celonis hace obsoletos estos conocimientos?

"En absoluto", Responde Bastian Nominacher, "Con Celonis Process Mining, se revelan los puntos débiles y las ineficiencias de los procesos. Esta información permite a los equipos y administradores de TI centrarse en sus competencias básicas y en la optimización de los procesos analizados".

Así, el software ayuda a trabajar de forma más eficiente y permite ahorrar mucho tiempo. De este modo, Celonis ayuda sobre todo a las empresas a trabajar de forma más ágil y a mejorar la satisfacción del cliente."

En consecuencia, ¿quién es la persona de contacto de Celonis en una empresa? ¿Quién investiga las causas?

¿La base SAP, el jefe de CCC, el CIO, CFO?

"Todo depende de la empresa"

"Nuestra herramienta está abierta a usuarios de todos los niveles, ¡y eso es lo que hace que nuestro trabajo sea tan apasionante!

En nuestra opinión, no sirve de nada ofrecer soluciones analíticas sólo para un puñado de especialistas. Todo el mundo necesita poder analizar su proceso y optimizarlo.

En Celonis, apostamos por una solución intuitiva que puede utilizarse en todos los departamentos y para todos los procesos. No se necesitan conocimientos informáticos especiales para utilizarla, pero un poco de conocimiento de los procesos es sin duda una ventaja."

Y luego el resultado:

¿Cuál es el resultado de un análisis de causa raíz en un cliente SAP existente?

¿Adaptación de la personalización, optimización del código Abap y/o de las funciones Z? ¿O un cambio en la estructura organizativa y el flujo de trabajo?

"Es una pregunta difícil"

dice el inventor de Celonis al redactor jefe de E-3.

"Todo depende del problema que haya detectado el cliente y de la situación inicial en la que se encuentre.

Todas las medidas que ha mencionado pueden ser el resultado de un análisis de minería de procesos".

La práctica demuestra a menudo que se trata de una combinación de medidas técnicas y organizativas. Lo realmente útil es que se puede comprobar inmediatamente el éxito de las medidas gracias a la conexión en directo de los datos.

"Si una determinada medida no tiene el efecto deseado, se pueden tomar contramedidas. Si el planteamiento funciona, merece la pena extenderlo ampliamente dentro de la organización.

Nominacher hace un recuento de su práctica con los clientes.

"Es este cambio de mentalidad -de la optimización a gran escala a la optimización continua de procesos basada en hechos- lo que hace que nuestros clientes tengan tanto éxito y es la razón de las mejoras sostenibles de los procesos".

Siempre depende de los agentes las medidas que adopten, pero, por supuesto, la identificación de los puntos débiles puede y debe propiciar el cambio.

Estos cambios pueden producirse en todos los ámbitos, en la tecnología o en la organización.

"Sólo ofrecemos a las empresas el requisito previo"

define Nominacher y explica:

" Esto significa: una visión completa de los procesos, indicaciones de las causas e incluso recomendaciones de actuación.

Además, con Celonis puede ver casi en tiempo real si una medida está surtiendo efecto, y puede ajustarla si es necesario.

El valor añadido de los esfuerzos es muy diferente para el cliente SAP existente:

"Lo bueno de nuestra tecnología es que los procesos de todos los ámbitos se hacen transparentes y se visualizan, por lo que el beneficio siempre está en otra parte.

En compras, por ejemplo, se trata más a menudo de beneficios organizativos, mientras que en producción la atención se centra más en la tecnología. Nuestra tecnología proporciona a los clientes una visión en tiempo real de los procesos y una transparencia total para sus operaciones, y casi siempre conduce a un ROI extremadamente rápido."

Los clientes de Celonis lo confirman: en muchos casos, la inversión se amortiza al cabo de sólo medio año.

Exportaciones BPMN

Para muchos clientes actuales de SAP, SolMan, especialmente la última versión 7.2, se ha consolidado como la plataforma central para documentar los procesos empresariales:

¿En qué medida pueden transferirse los resultados del análisis de causas a la documentación de ERP y al BPM de SolMan?

"Los patrones de procesos identificados mediante Celonis Process Mining pueden exportarse como modelos BPMN y transferirse así directamente a la documentación de procesos. Ya sea para crearlos desde cero o para complementarlos y actualizarlos".

Bastian Nominacher describe una solución para los actuales clientes de SAP.

Actualmente no existe una interfaz bidireccional automática entre Celonis y SolMan. Sin embargo, los modelos de proceso extraídos ya pueden exportarse como modelos BPMN desde Celonis y procesarse directamente.

A través de Pi Conformance, es posible cargar en Celonis los modelos de negocio existentes e identificar así directamente las desviaciones de los procesos vividos.

"Los algoritmos de aprendizaje automático ayudan a identificar las causas y las posibles soluciones de esas desviaciones"

Nominacher añade.

Y las preguntas finales:

¿Dónde debe seguir actuando Celonis en el futuro? ¿Qué será lo próximo? ¿Qué importancia tiene el aprendizaje automático y profundo para Celonis? ¿Qué más pueden esperar de Celonis los clientes actuales de SAP?

"Trabajamos continuamente en nuestra solución y seguimos desarrollándola. Estoy firmemente convencido de que aún hay mucho potencial oculto en los datos de proceso.

Celonis Pi supuso un salto cualitativo para nosotros, especialmente gracias al uso de los últimos algoritmos de los campos de la IA y el aprendizaje automático.

Estamos muy orgullosos de lo que hemos conseguido. Pero, por supuesto, estamos en constante desarrollo: ¡los clientes de SAP pueden esperar más innovaciones!".

explica Bastian Nominacher al final de la conversación E-3.