Por qué seguimos necesitando una herramienta SAM para SAP

Con la creciente complejidad y a la vez difícil migración de las aplicaciones SAP a la nube, tal afirmación confunde al ya muy cuestionado gestor de licencias SAP. Así pues, la respuesta a la pregunta de si sigue siendo necesaria una herramienta de gestión y optimización de licencias es: ¡Sí, sin duda!

El hecho es la complejidad de las licencias. Los sistemas SAP son conocidos por tener una estructura de licencias compleja y de varios niveles. Existen diferentes tipos de licencias, como licencias de usuario o motores, paquetes y productos de línea de negocio (LoB) para aplicaciones específicas.

La asignación y gestión de estas licencias puede suponer un reto, especialmente cuando las empresas utilizan varias aplicaciones y módulos de SAP. Una herramienta de gestión y optimización de licencias puede ayudar a realizar un seguimiento de las licencias, supervisar su uso y minimizar los posibles riesgos de cumplimiento.

Las licencias de usuario nominativo sólo necesitan licencia para el uso del Digital Core. Los usuarios que trabajan exclusivamente en las aplicaciones de línea de negocio pueden utilizar el tipo de usuario gratuito "Usuario del motor técnico SAP S/4 Hana (HF)". En ese caso, basta con que el motor correspondiente disponga de licencia.

Desde enero de 2022, existe un usuario para acceso de solo lectura en S/4. El tipo de usuario más favorable en la lista de precios de S/4 contiene, además de las funciones clásicas de autoservicio, derechos rudimentarios en Gestión de la Cadena de Suministro, Gestión de Activos y Fabricación y, desde enero de 2022, también derechos generales de lectura y derechos para lanzamientos en el Núcleo Digital.

Comprueba si puedes restringir los permisos de los usuarios a los motores. En la mayoría de los casos, una licencia económica de uso de productividad es suficiente para el resto de accesos al núcleo digital. En caso necesario, pequeños cambios en los procesos de trabajo pueden ahorrar mucho dinero si sólo hay que utilizar unas pocas funciones del núcleo de usuarios. Compruebe, especialmente antes de cambiar a S/4, cuántas licencias Professional necesita realmente, teniendo en cuenta que los accesos de lectura y las liberaciones están incluidos en las licencias más baratas. Nuestra experiencia demuestra que hasta un 35% de las licencias Professional ya no son necesarias.

Ahorro de costes: Una herramienta de gestión y optimización de licencias permite a las empresas utilizar sus licencias SAP de forma más eficiente y, por tanto, ahorrar costes. Por ejemplo, la herramienta puede ayudar a identificar las licencias no utilizadas o infrautilizadas y reasignar estos recursos a otros usuarios o sistemas.

Cumplimiento y preparación para auditorías: SAP realiza auditorías periódicas de las licencias para garantizar que las empresas cumplen los términos de licencia acordados. Una solución puede ayudar a las empresas a prepararse para dichas auditorías y garantizar que cumplen los requisitos de SAP.

Transparencia: Una herramienta de gestión y optimización de licencias proporciona a las empresas una mejor gobernanza y transparencia sobre sus licencias SAP. Permite la gestión y supervisión centralizadas de las licencias y garantiza que todos los usuarios tengan los permisos adecuados.

Eficiencia operativa: las herramientas SAM automatizan aspectos de la gestión de licencias y reducen el esfuerzo manual y los errores. Agilizan procesos como el aprovisionamiento de software, el seguimiento de licencias, la conciliación de derechos y la elaboración de informes.

Aunque SAP en la nube ofrece muchas ventajas, sigue siendo necesaria una herramienta de gestión y optimización de licencias. La complejidad de las licencias SAP, el potencial de ahorro de costes, la minimización de riesgos, los requisitos de cumplimiento, la flexibilidad en la nube y la mejora de la gobernanza son razones de peso para que las empresas sigan confiando en una herramienta de este tipo. Mediante el uso de una herramienta de gestión y optimización de licencias, las empresas pueden utilizar sus licencias SAP de forma más eficiente, reducir costes y minimizar los riesgos de cumplimiento.