"... pero el orden te enseña a ganar tiempo".

Como cualquier otro tema que requiere mucho tiempo y (todavía) no es muy urgente, el tratamiento de conjuntos de datos antiguos en SAP Solution Manager suele descuidarse. En algún momento el tema te atrapa y tienes que ocuparte de él más o menos inmediatamente.

Cuando llega el momento, los responsables se encuentran con muchas preguntas sin respuesta y no saben por dónde empezar. Pero empecemos por las preguntas correctas: ¿Cuándo es necesario archivar datos en SAP Solution Manager? ¿Cuáles son los escenarios? ¿Qué debe ocurrir con los datos?

La gran oleada de actualizaciones a SAP Solution Manager 7.2 ha terminado lentamente. La mayoría de la gente se cambió como muy tarde antes del temido cierre de OSS a principios de año.

Para muchas empresas, ésta ha sido la segunda actualización en los últimos diez años. Como resultado, muchos sistemas SAP Solution Manager tienen conjuntos de datos que pueden tener mucho más de diez años.

Hay antiguas notificaciones de soporte, solicitudes de cambio, documentos de cambio y otras cosas por ahí. ¿Seguimos necesitando este material? ¿Dónde se guardan? ¿Cómo se sacan del sistema?

La respuesta estándar aquí es: ¡Archivar!

Con la herramienta de archivo estándar (SARA), también se pueden realizar pases de archivo en SAP Solution Manager para todos los tipos de documentos CRM. Los objetos de archivo correspondientes ya existen en el sistema.

La herramienta elimina los documentos de la base de datos y los escribe en una base de datos de archivos. Los responsables deciden si el archivo se mantiene o se elimina por completo. El acceso a los datos archivados sigue siendo posible a través de la herramienta de archivo para algunas personas autorizadas mientras los archivos de datos sigan almacenados externamente.

Sin embargo, al archivar a través de SARA, algunos stocks de datos vinculados a documentos CRM, como los archivos adjuntos, permanecen en el repositorio correspondiente (KW). La gestión del ciclo de vida de la información (ILM) se ha convertido en un componente indispensable en el contexto general de la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones para muchas empresas, a más tardar en relación con el GDPR.

Esto le permite controlar con precisión cuándo los datos deben dejar de ser accesibles, pero seguir manteniéndose en el sistema hasta que expire el periodo de conservación.

Pero algunos se decidieron por la actualización y por una nueva instalación al cambiar a SAP Solution Manager 7.2. El antiguo sistema 7.1 seguía entonces disponible y accesible durante la fase de transición.

Pero ahora ha llegado el momento de dejar de utilizar el antiguo sistema SolMan para que los costes de hardware y operaciones dejen de ser necesarios. ¿Qué debe ocurrir ahora con los datos? Los incidentes, problemas y artículos de conocimiento contienen información valiosa sobre las soluciones propuestas en el soporte operativo de TI para entornos SAP y no SAP.

Representan una valiosa base de datos de conocimientos y siguen siendo a menudo indispensables en la actividad operativa. Los documentos ChaRM contienen la documentación sobre los cambios en el panorama de los proyectos y el mantenimiento, por lo que siguen siendo pertinentes para las auditorías durante diez años.

Operar un sistema como sistema de sólo lectura o de archivo es complejo, costoso y suele restringir enormemente el acceso a los datos. Sólo un pequeño círculo de personas autorizadas tendría acceso a ellos. Así que su uso como fuente de conocimiento no estaría garantizado.

Entonces sería concebible el siguiente escenario: Antes de la puesta de sol del sistema, exportar los datos valiosos y hacerlos accesibles al equipo de soporte en SAP Solution Manager y/o la auditoría. Después, el antiguo sistema SolMan puede pasar a la merecida jubilación.

Por supuesto, el proyecto requiere entonces un análisis exhaustivo de los datos que hay que archivar y un concepto de qué datos hay que guardar y cómo.