Ocho retos en la gestión de licencias SAP

En los últimos años, la transparencia y, por tanto, la visión general de la licencia SAP utilizada y necesaria se ha perdido por completo debido a los nuevos productos, así como a las "nuevas" métricas de licencia (licencias Hana, motores SAP, uso indirecto o nube).

Esto no molestaba a muchos clientes de SAP: al fin y al cabo, tenían el "mejor contrato SAP" y las "mejores condiciones". Entonces, ¿por qué iban a fijarse más en el uso de las licencias?

Hoy está claro que lo habrían hecho mejor. Porque ahora se enfrentan a numerosos retos en materia de gestión de licencias SAP. Y estos no pueden resolverse con las herramientas de auditoría de SAP ni con soluciones manuales basadas en Excel.

El requisito de licencia SAP (derechos de uso) se basa 1:1 en el uso de los sistemas SAP, que -como se sabe desde hace tiempo por la administración de usuarios y funciones SAP- cambia constantemente.

1. Las compras de licencias SAP se basan en estimaciones de uso futuro.

Cuando se introducen nuevos productos SAP, normalmente nunca se tiene en cuenta el stock de licencias propiedad del cliente. Esto se debe al hecho de que el departamento de ventas de SAP presenta su oferta a los clientes de SAP sobre la base de la información que ellos mismos han facilitado de antemano.

Al mismo tiempo, antes de que comience el proyecto (lanzamiento del producto), los clientes no suelen poder saber con exactitud cuántos empleados necesitarán una licencia ni quiénes serán exactamente esos empleados en el futuro. En consecuencia, hay que estimar el número de derechos de uso necesarios.

Y esto conduce inevitablemente a que los clientes de SAP compren nuevas licencias SAP para empleados que ya tienen el derecho de uso necesario. Así pues, el exceso de licencias suele ser inevitable.

2. interpretación de los distintos tipos de licencia:

Desde hace algún tiempo, SAP ofrece nuevos tipos de licencia de usuario SAP en sus listas de precios. Los precios de estos tipos de licencia son muy atractivos en comparación con la costosa licencia "SAP Professional User". Lamentablemente, las descripciones no lo son.

Como en el pasado, las descripciones dejan margen a la interpretación. Por ejemplo, no se facilita una lista precisa de las transacciones que un usuario puede realizar con la licencia correspondiente. Pero sin esta lista, ¿cómo se puede decidir qué tipo de licencia se necesita en la empresa?

El despertar suele llegar en la medición posterior del sistema SAP, cuando SAP "afirma" que el tipo de licencia no es suficiente para su uso. Entonces, por regla general, se ha comprado el tipo de licencia equivocado y se paga el costoso mantenimiento, aunque no se pueda utilizar en absoluto.

3. asignación de tipos de licencia de usuario designado:

Según las condiciones generales de SAP, los clientes de SAP deben asignar las licencias en función de su uso. Sin embargo, antes de que un usuario pueda utilizar SAP, necesita las autorizaciones SAP correspondientes. Estos dos términos se confunden a menudo entre sí.

Así pues, la asignación de licencias de usuario designado en función de los roles SAP asignados puede resultar una diversión costosa. Porque cualquiera que esté familiarizado con las autorizaciones SAP sabe que cada usuario SAP tiene más autorizaciones de las que realmente necesita.

Esto no puede evitarse eficazmente porque los derechos en las funciones SAP aumentan constantemente con el tiempo debido a los requisitos de la empresa. La asignación manual del tipo de licencia en SU01 no facilita la asignación debido a que los usos cambian constantemente.

Por ejemplo, un empleado que el mes pasado necesitaba una licencia de "Usuario SAP Trabajador" puede necesitar ya este mes una licencia de "Usuario SAP Proyecto" porque ha cambiado de departamento y, por tanto, de área de trabajo. Sin embargo, el departamento SAP Basis no suele darse cuenta de estos cambios.

Como resultado, los derechos de uso se asignan incorrectamente y la cartera de licencias no se corresponde con el uso real.

4. cambio constante en la necesidad de licencias:

Como se ha descrito anteriormente, los usos de los sistemas SAP cambian constantemente. Los empleados se marchan, se contratan nuevos empleados o cambian sus actividades. El stock de licencias que tiene hoy puede ser el equivocado el año que viene. Pero, ¿cómo controlar estos cambios? ¿Cuáles de las licencias que ya no se necesitan pueden darse de baja?

Mantener listas manuales en Excel no puede responder a estas preguntas. Lo mismo ocurre con los motores SAP. Las existencias o la demanda -desde el punto de vista de SAP- aumentan constantemente. Los nuevos productos SAP sustituyen a los antiguos que ya no se desarrollan. Las licencias se pueden reconvertir si es necesario. Pero, ¿cómo se lleva la cuenta? ¿Qué se ha instalado? ¿Qué se sigue utilizando y qué no?

En el contexto de que muchos motores SAP todavía no son medidos por SAP o son medidos incorrectamente, la auditoría SAP no ayuda en este punto.

5. retos comerciales:

mediante cambios constantes en la lista de precios y condiciones (PKL): SAP publica una nueva PKL cada trimestre. El GASD se esfuerza por documentar los cambios.

Pero, ¿quién puede leer la larga lista de cambios cada tres meses? ¿Qué cambio, si es que hay alguno, le afecta? ¿Son relevantes los cambios? Bueno, básicamente sólo tiene que interesarle el PKL al que compra las licencias SAP.

Sin embargo, si desea optimizar proactivamente su stock de licencias, debe saber cuándo ha cambiado la métrica de las mismas.

¿El producto que compré hace un año sigue existiendo en las mismas condiciones en la lista de precios actual? ¿O tengo que cambiar a otra métrica a corto o medio plazo? ¿La nueva métrica es más barata o más cara para mí?

6. contratos no específicos y PKL:

Aunque conozca su contrato SAP (contratos SAP) y el PKL correspondiente, las descripciones no permiten una interpretación clara. Básicamente, nunca se sabe si el departamento de ventas de SAP (departamento de cumplimiento de SAP) se dirigirá inesperadamente a usted con nuevas exigencias durante la próxima negociación del contrato.

Como demuestra el caso actual de "uso indirecto", esto supone para todos los clientes de SAP un riesgo financiero incalculable. Además, depende de cuándo se introdujo SAP NetWeaver.

La Sra. Renate Thomas-Marcinkowski, de Continental Automotive GmbH, me señaló en nuestra última mesa redonda de expertos en Colonia que, en función de la licencia de NetWeaver elegida en 2007, el tema del "uso indirecto" estaba completamente cubierto.

Un hecho que ciertamente pocos comerciales de SAP o clientes de SAP conocen. Lo mismo ocurre con el producto SAP "Open Hub". Los sistemas externos que se conectan a través de Open Hub tampoco necesitan licencias adicionales para el llamado "uso indirecto".

Además del análisis del contrato SAP y del análisis de la utilización del sistema SAP, también debe realizarse aquí por primera vez un análisis de la arquitectura del sistema SAP para determinar la necesidad real de licencias SAP.

7. Medición del sistema SAP:

A estas alturas, todos los clientes de SAP deberían tener claro que con las herramientas de auditoría de SAP no se pueden determinar las necesidades reales de licencias. Porque, desde el punto de vista de SAP, las auditorías de SAP sólo tienen un objetivo: generar más ingresos con los clientes existentes.

No es ningún secreto que estas herramientas de auditoría son defectuosas y pueden cobrar de más porque la agregación de usuarios no funciona de forma óptima o la consolidación de licencias no tiene debidamente en cuenta los tipos de licencia específicos de cada cliente. La "limpieza del sistema" manual que realizan muchas empresas lleva mucho tiempo y es propensa a errores.

Ya he mencionado anteriormente el tema de la medición del motor. El "uso indirecto" no puede medirse en absoluto. ¿Sistemas Java? ¿Hana? ¿BusinessObjects? Por supuesto, SAP desarrolla constantemente sus herramientas de auditoría. Hay que tener especial cuidado con LAW 2.0.

Después de que SAP tardara un año entero en conseguir que funcionara del todo, todavía funciona incorrectamente en muchas áreas. Sólo puedo aconsejar a todo el mundo que no lo utilice en la actualidad. Pero, ¿qué podrá medir SAP en el futuro? ¿Será capaz de detectar que un usuario SAP con licencia "SAP Worker User" ha ejecutado una transacción que no forma parte del ámbito funcional?

Si yo fuera responsable de esto en SAP, lo comprobaría en la encuesta del sistema SAP en el futuro.

8. obligación de cumplimiento legal:

El tema de la "conformidad" es difícil en relación con las licencias SAP. Básicamente, nunca se puede ser conforme con SAP. Los contratos SAP, la PKL y las descripciones son demasiado vagas para ello.

Por otra parte, los directores generales son personalmente responsables si cometen infracciones de los derechos de autor. Este es el caso, entre otros, cuando se utilizan sistemas SAP sin haber adquirido el correspondiente derecho de uso. O, dicho de otro modo: si no se dispone de la licencia correspondiente.

Por esta razón, creo que las descripciones engañosas de SAP son un truco que seguirá utilizando en el futuro. Por miedo a la concesión de licencias insuficientes, los clientes de SAP prefieren comprar más licencias de las que realmente necesitan.

Así se sienten seguros. Y mientras el departamento de ventas de SAP esté satisfecho, el director general también. Pero luego SAP les hace un generoso descuento por las licencias inútiles que compraron de más. D

l cliente de SAP ha conseguido una vez más el "mejor contrato". Pero, ¿no sería mejor comprar sólo lo que realmente necesita? Esta es otra forma de establecer la conformidad.

Conclusión

La concesión de licencias SAP es una cuestión cada vez más compleja en la que SAP no ayuda a sus clientes. En lugar de ayudar a sus clientes con esto, estos se ven aún más desestabilizados por dudosas reclamaciones posteriores y herramientas de auditoría inadecuadas.

El resultado -entre otras cosas, por el temor a no disponer de las licencias necesarias- es la adquisición innecesaria de licencias por valor de millones. La "limpieza del sistema" manual previa a la medición del sistema SAP o el seguimiento del uso en base Excel no resuelven los problemas.

Los clientes de SAP que se han dado cuenta de estos retos buscan el apoyo de expertos externos en licencias SAP que cuenten con la experiencia pertinente, así como con las herramientas necesarias para restablecer la transparencia en la jungla de las licencias SAP.

Sólo quienes tienen una visión constante del uso de sus sistemas SAP saben qué necesitan comprar y cuándo, o de qué derechos de uso pueden desprenderse.