Los RRHH como factor de éxito

Las aplicaciones web en la gestión de RRHH ofrecen un valor añadido

Trabajar con soluciones en la nube es cada vez más importante para la función de RRHH en las empresas. Basándose en la experiencia práctica inicial, los valores añadidos concretos, así como los retos, han estado en la agenda de la dirección durante algún tiempo, desde la toma de decisiones hasta la implementación y el uso diario. Las expectativas sobre la solución que se va a implantar son siempre elevadas.

"Disponer de un sistema informático global de RR.HH. con toda la información relevante disponible en todo el mundo con la máxima calidad resulta muy atractivo. Nuestro estudio permite una visión realista y holística del tema de la nube de RR.HH., desde la selección de los sistemas adecuados hasta la implantación, el uso y el desarrollo posterior en la actividad diaria", explica Holger Jungk, socio del Grupo HKP. Y el asesor ejecutivo de RR.HH. Andreas Enneking, responsable del proyecto de estudio en nombre de SAP, añade: "Nuestras entrevistas con directores de TI de RR.HH. de empresas con diferentes niveles de experiencia con soluciones de TI de RR.HH. en la nube ofrecen una visión muy individualizada, proporcionan argumentos sólidos para su uso e identifican los factores críticos para el éxito."

Nube de RRHH y alternativas

Los objetivos parecen muy realizables en una nube de RRHH. Sin embargo, también existen retos críticos para el éxito, como la integración y la gestión de soluciones paralelas de escritorio y basadas en la web en escenarios híbridos, así como la integración específica de los usuarios finales con un enfoque simultáneo en la eficiencia. En el lado positivo del uso de una solución de TI en la nube para RRHH, desde el punto de vista de los responsables de RRHH, se encuentran sobre todo los procesos armonizados, simplificados y escalables globalmente de forma coherente, así como una transparencia y calidad de los datos más elevadas y seguras.

En general, el proceso de toma de decisiones, así como la implantación de soluciones en la nube en la gestión de RR.HH. requiere esfuerzos conjuntos de las funciones de TI y RR.HH., siendo esta última la que asume el papel principal. Unos procesos de RRHH eficientes combinados con una experiencia positiva de los empleados requieren un liderazgo activo por parte de RRHH.

Esta es la conclusión del estudio "RRHH en la nube: grandes beneficios, retos típicos", publicado conjuntamente por HKP y SAP. El análisis cuantitativo y cualitativo se basa en exhaustivas entrevistas estructuradas con responsables informáticos de RRHH de 17 empresas con actividad internacional y sede en Alemania sobre los motivos, las condiciones marco y las experiencias en el uso de soluciones en la nube en la función de RRHH.

Experiencia de los empleados

Los desencadenantes y antecedentes de la introducción de una solución informática de RRHH en la nube mencionados por los participantes en el estudio son muy individuales, pero pueden resumirse en cuatro categorías generales. En primer plano está la necesidad de un panorama de TI de RRHH transnacional y coherentemente integrado, con una proporción rápidamente decreciente de sistemas heredados y soluciones aisladas. Una TI de RRHH modernizada de este tipo también se considera un requisito previo para un crecimiento global eficaz, así como para una experiencia contemporánea de los empleados, lo que a su vez aumenta la aceptación de la aplicación entre directivos y empleados. Por último, el argumento de los costes también es un punto central en la decisión de introducir una solución de TI de RR.HH. en la nube, aunque a posteriori, ya que las ganancias de eficiencia deseadas a menudo no se consiguen todavía en la fase de transición. Las empresas buscan optimizaciones de costes en comparación con las aplicaciones en sus propios servidores, así como aspectos de eficiencia y escalabilidad.

Los participantes en el estudio se enfrentan actualmente a retos en relación con la introducción o el uso de soluciones informáticas de RRHH en la nube, que pueden clasificarse en tres áreas: En primer lugar, la gestión de los entornos híbridos de TI de RRHH. No hay alternativa a un flujo de datos estable y a evitar el mantenimiento de datos duplicados. Por regla general, los entornos informáticos de RR.HH. clásicos (on-prem) alojados en sus propios servidores no se sustituyen completamente por soluciones en la nube. A este respecto, los participantes en el estudio se refirieron con mayor frecuencia a la necesaria continuación de la contabilidad de nóminas. La heterogeneidad del mundo informático de los RR.HH. se ve así a menudo reforzada por la introducción suplementaria de un sistema en la nube. Así, la práctica demuestra que las interfaces a menudo sólo se implantan y funcionan en algunas regiones y entidades jurídicas. Las integraciones que no funcionan perfectamente inmovilizan continuamente los recursos.

Una gobernanza clara

Según su propia información, la integración entre las soluciones informáticas en la nube de RR.HH. y los sistemas heredados funciona sin problemas para una quinta parte de los participantes en el estudio, centrándose en la contabilidad de nóminas y los sistemas de gestión del tiempo. En general, una gobernanza clara, en la que se indique qué datos se mantienen, así como evitar las discontinuidades de medios y el mantenimiento de datos duplicados son fundamentales para el éxito. Cada intervención manual necesaria para el mantenimiento de los datos o para garantizar su flujo implica riesgos y tiene un impacto negativo en la eficiencia de los recursos.

"El estudio muestra que queda un largo camino hasta llegar a un panorama de TI de RR.HH. uniforme o, al menos, integrado de forma estable. Pero esta es la base para un alto nivel de aceptación por parte de los usuarios", explica Dorothee Peukert, Customer Success Partner de SAP. Ella recomienda un estrecho engranaje de los equipos funcionales y técnicos en todo el proceso, desde la selección hasta la prueba de las interfaces y la funcionalidad global. "Este procedimiento reduce los riesgos, permite reconocer y rectificar rápidamente los errores y crea así la aceptación necesaria entre los usuarios", afirma la experta en TI de RRHH.

En segundo lugar, la experiencia de los empleados: es importante encontrar el equilibrio entre aceptación y eficacia. En general, la facilidad de uso y la orientación al usuario son factores clave de éxito para el establecimiento de soluciones en la nube. Sin embargo, la encuesta muestra un gran potencial de optimización en este sentido, por ejemplo en los autoservicios para empleados y directivos (ESS/MSS), que suele deberse a la introducción por parte de los informáticos de RRHH o de usuarios expertos en TI del área de RRHH. La percepción de la amplia base de usuarios en términos de una experiencia positiva del empleado no suele ser el centro de atención. Además, la integración de empleados sin PC propio de la empresa sólo tiene éxito con unos pocos participantes en el estudio.

Por ello, Colin Stein, director de HKP, subraya: "Para alcanzar los objetivos asociados a una solución en la nube, debe tenerse en cuenta la perspectiva de todos los empleados. En este proceso de cambio, RRHH debe diseñar los procesos pensando en una experiencia positiva de los empleados, sin perder de vista la eficiencia. Es aconsejable implicar a los empleados en una fase temprana y crear ofertas de formación específicas para que la experiencia de la aplicación sea positiva y poder obtener ganancias de eficiencia incluso en la fase de transición."

En tercer lugar, la apropiación por parte de RR.HH.: el liderazgo de RR.HH. en términos de requisitos funcionales, selección del sistema, implementación y desarrollo posterior es importante.

Procesos de transformación

Desde la perspectiva de los directores de RR.HH. encuestados, RR.HH. debe asumir un papel protagonista en la selección, introducción y uso de una solución informática en la nube para RR.HH., aunque el proceso global sólo puede tener éxito en cooperación con la función de TI. Sin embargo, la mayoría de los encuestados afirman que sus soluciones en la nube específicas para RRHH se introdujeron principalmente por razones de TI, sobre todo para trazar el crecimiento global de la empresa. El posicionamiento contemporáneo de RRHH se ve varias veces como un punto importante de tal paso de transformación. Sin embargo, los aspectos de RRHH no están suficientemente presentes en el proceso. En este contexto, Holger Jungk, socio de HKP, exige: "RR.HH. debería asumir el papel central en la introducción y el uso de una solución de TI de RR.HH. en la nube desde el principio". El establecimiento de una solución TI de RRHH en la nube debe verse como una transformación y no como un proyecto de TI. Por lo tanto, es imprescindible contar con modelos y procesos de gobernanza claros bajo el liderazgo de RRHH".