Exceso de licencias SAP

De la sublicencia al exceso de licencias

La gestión de licencias SAP se considera en la comunidad SAP un tema extremadamente complejo y con múltiples facetas que requiere profundos conocimientos técnicos y jurídicos. Debido al gran número de productos de software y a la complejidad que ello conlleva, resulta especialmente difícil definir con precisión el cumplimiento de las licencias de software. Los clientes de SAP que descuidan esta cuestión corren el riesgo de sufrir importantes desventajas financieras.

SAP tiene derecho a verificar las licencias de sus clientes. En el pasado, los representantes de ventas de SAP utilizaban un truco muy popular en el clásico R/3. Por lo general, en verano, cuando había becarios de vacaciones, aumentaba el número de usuarios de R/3. Técnicamente, no suponía ningún problema registrar en el sistema más usuarios de los que permitía el contrato de licencia de R/3. A menudo, una medición aleatoria de las licencias por parte de SAP revelaba un número insuficiente de licencias, lo que obligaba a adquirir licencias adicionales. Sin embargo, una vez que los becarios se marchaban, se producía un exceso de licencias y SAP comenzaba a cobrar una considerable cuota de mantenimiento.

Una orientación estratégica para los clientes de SAP debe garantizar el cumplimiento y unos costes de licencia óptimos para las soluciones locales y en la nube. El exceso de licencias es un factor de coste importante. Quienes tienen un exceso de licencias pagan demasiado, lo que a menudo fomenta el modelo de precios por niveles de SAP. En este modelo, los clientes compran licencias adicionales para conseguir niveles de descuento, lo que da lugar a licencias no utilizadas, o «shelfware».

El exceso de licencias conlleva un aumento de los costes de soporte y suscripción posteriores

Para superar el reto del exceso de licencias, los abogados y los expertos en TI recomiendan crear una oficina interna de gestión de licencias que dependa directamente del director de informática o del director financiero, o bien recurrir a proveedores externos de servicios de gestión de activos de software (SAM). Las soluciones SAM ayudan a garantizar el cumplimiento de SAP, analizar las migraciones S/4, comparar el acceso indirecto con el acceso directo y evaluar las opciones de SAP SaaS. Una revisión intensiva de las licencias a menudo puede resultar rentable desde el punto de vista financiero.

La optimización de las licencias locales y en la nube requiere un conocimiento detallado del uso real de las instalaciones de SAP. Es fundamental identificar las licencias no utilizadas (software sin usar) para reasignar los recursos a otros usuarios o sistemas. El mayor factor de coste en las licencias de usuario es el exceso de licencias debido a una asignación incorrecta del tipo de licencia. Algunos ejemplos son las licencias profesionales para directivos que solo utilizan el sistema SAP de forma ocasional o nunca, y los usuarios de ERP inactivos y duplicados.

Fin del soporte, rescisión de la licencia y desmantelamiento

El cambio a S/4 se acelerará con el fin anunciado del mantenimiento general de las aplicaciones principales de SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) en 2027, 2030 y, posiblemente, 2033. Las cuotas de mantenimiento suelen pagarse desde el momento de la entrega del software.

Hace más de diez años, los analistas de Gartner señalaron que el control sobre las licencias propias tiene un valor incalculable. Mucho antes de la era de la computación en la nube y del modelo de licencia de «suscripción», ya se hablaba de la autonomía del ERP y de las licencias propias.

Los clientes con licencias propias tienen derecho a rescindir el mantenimiento con SAP y cambiar a un proveedor externo. En muy pocos casos, el derecho adquirido para utilizar el software caduca. SAP desaprueba esta medida, que a menudo da lugar a disputas legales cuando los clientes vuelven al mantenimiento de SAP.

Existen procesos definidos para la baja de licencias. SAP ofrece rescindir las licencias locales no utilizadas y el nivel de mantenimiento asociado (baja) si se adquiere una suscripción a nuevos servicios en la nube (Cloud Extension Program) o licencias locales. Sin embargo, no se reembolsarán las cuotas de mantenimiento anticipadas.

Software SAP de segunda mano

El comercio de licencias SAP usadas se basa en el hecho de que los derechos de uso del software adquirido rara vez caducan. Los tribunales han confirmado la legalidad de la transferencia de licencias adquiridas bajo ciertas condiciones técnicas y lógicas. Aunque proveedores de TI como SAP, Microsoft, Adobe y Oracle se oponen a este mercado y han luchado contra él, la reventa a terceros es una forma de optimizar las licencias. Sin embargo, la venta de licencias heredadas puede dar lugar a disputas y desventajas en futuras negociaciones y asociaciones con SAP.

Los acuerdos de licencia de SAP entrañan riesgos de costes inesperados. Es necesario preparar de forma exhaustiva y estratégica las negociaciones de las licencias para evitar estos riesgos y conseguir un ahorro potencial. Dado que SAP no divulga públicamente la lista de precios y condiciones (PKL), y que la lista de precios real es una hoja de cálculo de Excel, es difícil obtener información sobre métricas y precios. Sin embargo, la asociación de usuarios DSAG proporciona regularmente a sus miembros listas de precios e información delta.

Conversión de licencias S/4 para on-prem y cloud

La conversión de licencias es fundamental para la migración a S/4. La opción de conversión de productos, que conservaba los antiguos componentes del contrato R/3, se suspendió en el segundo trimestre de 2023. Para los clientes, la conversión de contratos (CC) es la opción principal. La CC compensa el valor total de la licencia existente como crédito. Con la CC, los clientes pierden todos los derechos antiguos y pasan al modelo de licencia actual. Además, SAP suele exigir que el valor del nuevo contrato sea al menos un dos por ciento superior al precio de catálogo de las licencias incluidas en el contrato antiguo.

SAP también está pasando gradualmente de las licencias basadas en el uso a las basadas en derechos. Esta es la nueva realidad para todos los clientes con contratos S/4, RISE o GROW existentes. Asignar demasiadas funciones («funciones monstruosas») puede dar lugar rápidamente a licencias costosas. La mejor estrategia es revisar el concepto de autorización antes de la medición de la licencia para reducir el riesgo de una asignación costosa basada en la autorización.

Dependencia del proveedor y equivalente de uso completo (SAP FUE)

SAP está aplicando una estrategia de nube con su oferta RISE. RISE es un modelo de suscripción en el que los clientes pasan de ser propietarios a inquilinos. El derecho de uso expira al final del contrato de nube, y SAP tiene derecho a eliminar todos los datos un día después de que finalice el contrato. Esto conduce a la dependencia del proveedor.

El modelo de licencia central en el contexto de la nube es el equivalente de uso completo (FUE). El FUE es un complejo conjunto de reglas que convierte las licencias existentes en suscripciones a la nube. La complejidad del modelo FUE es un factor clave que aumenta la complejidad de la gestión de licencias. SAP no tiene una estrategia oficial de salida de la nube, por lo que el camino hacia la nube se describe a menudo como una calle de sentido único. Como resultado de la conversión FUE, los clientes pierden toda autonomía sobre su ERP.

Se recomienda a las empresas que optimicen continuamente su panorama de licencias y consulten de forma transparente los costes reales, incluidos los aumentos anuales, de los servicios en la nube para evitar un exceso de licencias. Tras externalizar los datos históricos a plataformas a prueba de auditorías, el desmantelamiento de los sistemas heredados puede suponer un ahorro masivo de costes operativos del 80 por ciento o más, ya que los sistemas heredados pueden cerrarse por completo.

SAP carece de las herramientas necesarias para coordinar un sistema ERP con un número fluctuante de usuarios, es decir, licencias de software flexibles. Los clientes de SAP siempre pueden adquirir nuevas licencias, pero devolver o suspender las cuotas de mantenimiento y servicio de las licencias existentes es casi imposible. Si SAP quiere seguir siendo un «amigo» de la economía alemana, debe incluir nuevas normas de licencia en la PKL (lista de precios y condiciones de SAP).