El camino hacia el plan maestro S/4

S/4HANA abre nuevas tecnologías y conceptos para las empresas, como modelos de datos simplificados, aplicaciones basadas en la nube, inteligencia artificial, análisis en tiempo real en memoria y mucho más. Todo ello está diseñado para garantizar el éxito empresarial en un futuro digital en rápido crecimiento. Sin embargo, el camino hacia el nuevo mundo también puede ser pedregoso, porque hay que tener en cuenta algunos puntos para garantizar que el proyecto también se convierta en el éxito deseado. Un plan maestro y su evaluación son un factor esencial para el éxito.

Cambio a S/4: la planificación es lo más importante

Es evidente que el cambio a S/4 es un proyecto complejo, comparable a la construcción de una casa. A nadie se le ocurriría empezar una empresa así sin un plan. En TI, esto puede ser diferente, ya que aquí el esfuerzo para una (falsa) puesta en marcha, por decirlo exageradamente, sólo requiere el tiempo de descarga de la versión de software actual. Por ello, el propio SAP también señala explícitamente que es necesario un proyecto de evaluación antes de que se produzca el cambio real.

De forma análoga a la construcción de viviendas, los ajustes necesarios que sólo se reconocen durante la ejecución del proyecto o que simplemente se olvidaron pueden acarrear considerables costes adicionales y prolongaciones del tiempo de ejecución. En el peor de los casos, determinadas correcciones ya no pueden realizarse a posteriori, por lo que las oportunidades para el cambio quedan desaprovechadas.

Preguntas para su plan director

Además de puntos ciertamente conocidos, como la compatibilidad de la codificación (migración de código personalizado), la implantación de CVI (integración cliente-proveedor) o la necesidad de haber cambiado a Unicode, las siguientes preguntas le ayudarán:

• ¿Cuál de los enfoques de migración disponibles es óptimo y viable para su sistema?
• ¿Cómo puedo diseñar de forma óptima el tamaño de mi sistema objetivo, tanto en la zona del sistema productivo como en los sistemas no productivos?
• ¿Qué aplicaciones dejo en el ERP y cuáles externalizo (por ejemplo, HCM, EWM)?
• ¿Cómo construyo un entorno de sistemas que permita cambios importantes (actualización de la versión de S/4) al mismo tiempo y que siga siendo corregible en caso de emergencia?
• ¿Cómo proteger los datos sensibles de los sistemas de pruebas contra accesos no autorizados?

Factor crítico de éxito: evaluación

Una vez elaborado el plan, la evaluación previa es el siguiente paso hacia el éxito del proyecto. Sin embargo, una prueba significativa sólo puede llevarse a cabo con el propio estado del sistema. Los escollos de una conversión a S/4HANA radican precisamente en los desarrollos específicos del cliente, las modificaciones del estándar SAP, los problemas de calidad de datos existentes o los add-ons utilizados. SAP no puede prever ni tener en cuenta todas las constelaciones especiales en sus rutinas de migración a S/4. Por eso es importante realizar pruebas con una imagen del propio sistema para identificar con precisión estos escollos.

Control de los costes de evaluación

El proyecto de evaluación puede aportar muchas ideas importantes para revisar y afinar su propia planificación, pero puede tener un coste significativo. Puede mantener estos costes bajo control conociendo los inductores de costes y teniéndolos en cuenta en su plan director.

Un factor importante aquí es el coste de la infraestructura compatible con S/4HANA, ya que se requiere un hardware especialmente certificado. Debido a la tecnología in-memory, en la que el almacenamiento de datos de la base de datos HANA tiene lugar en la memoria principal, estos sistemas requieren una memoria de trabajo y de disco casi idéntica. Este es el punto de coste que hay que controlar.

Si, por ejemplo, consigue reducir su base de datos de 3 terabytes a 500 GB, ahorrará costes de hardware del orden del 75 al 80 por ciento. Pero, ¿cómo se consigue esto? Una parte de ello es el análisis minucioso del propio stock de datos para identificar potenciales de reducción.

A menudo sorprende ver la cantidad de datos que se conservan innecesariamente en forma de documentos de modificación, antiguos IDOCS, pero también datos de aplicación de sociedades enteras que hace tiempo que dejaron de utilizarse. Además del tamaño y los costes asociados, hay que tener en cuenta la importancia de estos datos desde el punto de vista de la protección de datos (DSGVO). También en este caso pueden lograrse sinergias en el contexto del cambio a S/4 si los datos heredados sensibles se limpian en el transcurso del proyecto.

Para ello, es necesario utilizar potentes herramientas de datos de prueba. En comparación con un sistema estándar o una copia de cliente, se puede reducir considerablemente el tamaño de la base de datos de los sistemas antiguos y de prueba o enmascarar las existencias de datos sensibles, por ejemplo, utilizando trozos de tiempo o filtros de sociedades. Sin embargo, aquí es importante que los sistemas reducidos y los datos enmascarados sigan siendo coherentes (cadenas de documentos completas y, por ejemplo, datos bancarios enmascarados coherentes). Una de estas herramientas es Data Sync Manager Suite de EPI-USE Labs.

Este procedimiento permite conocer el tamaño real del sistema que cabe esperar cuando se pase a S/4. En consecuencia, es ventajoso adquirir el nuevo hardware S/4 sólo cuando se haya determinado el tamaño objetivo concreto. Un sistema sandbox basado en la nube es ventajoso en este caso porque está disponible rápidamente y es flexible. Importante: Sin embargo, debe contener sus datos y los datos específicos del cliente para que la prueba tenga sentido. Un Sandbox de empresa modelo no cumple este criterio, pero es más adecuado para familiarizarse con los nuevos procesos empresariales de referencia de S/4.

Sinergias de la evaluación para el proyecto S/4 y la operación

El esfuerzo que ahora se dedica al proyecto de evaluación y, posiblemente, a la aplicación de un conjunto de herramientas no debe considerarse únicamente para el conjunto de herramientas. El procedimiento también puede utilizarse en el proyecto de conversión posterior y en el funcionamiento del paisaje del sistema, donde también genera ventajas.

Una configuración rentable y sin problemas de los sistemas de prueba es, obviamente, una ventaja esencial para el éxito de la conversión a S/4. Cuanto más colorido sea el enfoque elegido (ya sea verde, azul, marrón o de cualquier otro color), más probable es que se aplique un enfoque iterativo hacia una migración productiva. Cada iteración requiere que se reconstruya el entorno de pruebas para preparar el siguiente ciclo de pruebas.

Para el funcionamiento posterior, también supone una inmensa ventaja poder ejecutar sus sistemas de prueba y sandbox -reduciendo el tamaño en instancias de S/4 de menor escala- sin comprometer la calidad de los datos de prueba. El enmascaramiento de datos sensibles también es desde hace tiempo un requisito legal y no opcional.

Una planificación cuidadosa con la ayuda de herramientas eficaces es la clave del éxito tanto en la conversión a S/4HANA como en la construcción de una casa. No existe un plan maestro universal que cubra todas las necesidades individuales. Las industrias y sectores de las empresas usuarias de SAP son demasiado diversos y específicos para ello. Los puntos de evaluación mencionados son de aplicación universal, por lo que el plan maestro le conducirá al éxito de su proyecto.