Cierre financiero automatizado - Todo con seguridad

Los requisitos de los estados financieros operativos aumentan continuamente debido a la globalización y la digitalización. Los procesos deben ser más rápidos y eficientes, poder automatizarse de forma coherente e integrarse a la perfección en los entornos SAP existentes.

Además, los responsables financieros necesitan siempre datos financieros actualizados, fiables, consistentes y coherentes para tomar decisiones empresariales de gran alcance. Todo esto puede lograrse con una solución de cierre inteligente como parte del proceso de contabilidad continua.

Los departamentos financieros de las empresas -independientemente de su tamaño- se enfrentan a nuevos retos debido a unos procesos cada vez más digitalizados e internacionalizados: Los directores financieros de nivel C necesitan poder acceder en todo momento a una base de datos coherente e independiente de los medios de comunicación para tomar decisiones responsables y sostenibles.

Los datos deben asignarse a un sistema que permita una integración perfecta en un entorno ERP holístico, desde SAP R/3 Enterprise hasta S/4 Simple Finance.

También es importante que los procesos financieros estén automatizados en gran medida. Esto no solo ahorra tiempo, esfuerzo y costes, sino que también evita errores.

Hoy en día, los estados financieros se siguen elaborando manualmente en la mayoría de las empresas. En la mayoría de los casos, están firmemente establecidos desde hace muchos años y no se cuestionan de forma crítica ni se desglosan debido a la rigidez de las estructuras y a la falta de apoyo informático.

Los procesos financieros engorrosos e incoherentes basados en hojas de cálculo siguen siendo la realidad en muchas empresas. Se trata de procesos clásicos de registro a informe que garantizan el cierre financiero al final del periodo.

En este marco, se extrae, procesa, analiza y evalúa la información de las cuentas bancarias, los libros mayores y auxiliares, así como otros datos de los sistemas SAP. Los resultados sirven de base para la elaboración de informes.

Contabilidad continua

Una desventaja decisiva de este enfoque: Lleva mucho tiempo, normalmente varios días, y supone una carga de trabajo elevada y puntual para el personal que participa en el cierre financiero a final de mes.

Por otra parte, la complejidad y la velocidad con que las empresas operan hoy en el mercado están aumentando espectacularmente. Se requiere más flexibilidad y agilidad a todos los niveles.

Los departamentos financieros también tienen la obligación de mantenerse al día: Ya no basta con presentar previsiones, planes e informes financieros en momentos fijos y predefinidos. La dirección necesita información fiable en tiempo real para poder tomar decisiones empresariales sólidas sobre esta base.

Para ello, la información sobre los estados financieros debe estar disponible a diario. La contabilidad continua ofrece posibilidades completamente nuevas para ello: la metodología representa un cambio de paradigma, una transformación fundamental de las tareas en finanzas y contabilidad: se pasa de procesos dominados periódicamente a un cierre financiero en continuo funcionamiento.

La ventaja decisiva en este caso es que la cantidad de trabajo habitualmente elevada a final de mes, trimestre, semestre o año se distribuye uniformemente a lo largo de todo el periodo, lo que alivia a los empleados y repercute positivamente en su productividad.

Las conciliaciones, análisis y controles continuos son típicos del proceso de contabilidad continua. Por lo tanto, la información y los datos financieros pertinentes no se recopilan, comprueban, analizan y evalúan selectivamente al final del periodo, sino en un proceso continuo en tiempo real.

Utilizar datos financieros con EPM y BI

Un reto importante en este sentido es que los datos sólo pueden utilizarse de forma óptima si pueden separarse del entorno SAP y transferirse a la solución operativa Corporate Performance Management, Enterprise Performance Management (EPM) o Business Intelligence Solution (BI). Sólo de esta forma se puede mapear y controlar completamente la complejidad del estado financiero hasta el último detalle.

Sin embargo, algunas empresas no respetan este principio y siguen utilizando programas de hojas de cálculo. Las empresas no consideran que un proceso de cierre automatizado ahorre un tiempo considerable y proporcione una calidad de datos fiable.

Otra ventaja es que la automatización coherente de procesos financieros como la conciliación de cuentas, la declaración, la confirmación y el análisis de desviaciones, así como la conciliación de transacciones, significa que el ritmo de las acciones necesarias en el área de finanzas ya está predefinido, sin necesidad de intervención manual por parte de un empleado, lo que ahorra recursos y, por tanto, costes.

Esto permite tanto a los directivos de nivel C como al personal operativo comprobar y validar todos los procesos de forma continua y en tiempo real. Esto permite planificar las capacidades con precisión y tomar decisiones empresariales bien fundamentadas sobre la base de datos financieros actualizados diariamente.

Smart Close directamente en SAP

¿Cómo llevar a la práctica la idea de la contabilidad continua? Para ello se necesita un soporte informático que vaya mucho más allá de las funcionalidades tradicionales del sistema ERP.

BlackLine ofrece aquí una solución práctica con Smart Close: perfectamente integrada en la plataforma SAP existente, la herramienta ofrece acceso directo a toda la base de datos SAP, incluidos los datos históricos.

No es necesario descargar datos, duplicarlos en otro sistema ni gestionar interfaces. Todas las tareas relacionadas con los estados financieros, como los módulos de control y costes de SAP, el cuadro de activos fijos, el plan contable, las evaluaciones de riesgos y los libros auxiliares, pueden realizarse con unos pocos clics.

Además, el software permite la máxima integridad y seguridad de los datos, uno de los requisitos esenciales para el proceso de contabilidad continua.

La solución complementa de forma ideal las funciones proporcionadas en SAP ECC 6.0 Finance y S/4 Simple Finance. De este modo, los usuarios pueden cerrar una brecha en el proceso tradicional de cierre financiero entre las funciones clásicas de ERP, el módulo S/4 Finance y las soluciones CPM/EPM. Esto hace que cualquier esfuerzo manual y el uso de hojas de cálculo confusas sean cosa del pasado.

Estado financiero automatizado

Tal y como exige la Contabilidad Continua, la solución Smart Close permite la automatización controlada y completa del cierre financiero, lo que permite estandarizar y optimizar todo el flujo de trabajo.

El software comprueba automáticamente la corrección de todas las operaciones de cierre y activa una notificación en caso de discrepancias. Además, se realiza una corrección y se inicia automáticamente el siguiente paso del proceso de cierre financiero.

Un resumen transparente del proceso visualiza el progreso mediante símbolos rojos, amarillos o verdes. El software BlackLine mantiene siempre actualizada toda la información y, gracias a su perfecta integración en el entorno SAP, permite acceder en todo momento a los datos actuales en tiempo real.

Para las entradas de última hora, las cuentas con los cambios se resaltan claramente para facilitar su revisión. Además, la solución ofrece información personalizable sobre los procesos de cierre financiero, ya sea una visión general o un desglose detallado de los distintos aspectos.

Y especialmente importante para las cadenas de procesos holísticas: todos los procesos -desde los estados financieros hasta la elaboración de informes- pueden vincularse sin fisuras dentro del sistema SAP con todos los demás aspectos del ciclo contable.

Gracias a la perfecta interacción con otros sistemas de control financiero, los responsables financieros se benefician de una gestión integral del proceso de cierre y de informes claros en todos los sistemas.

Conclusión

La contabilidad continua es la palabra de moda cuando se trata de estados financieros automatizados, independientemente de los picos periódicos a final de mes, trimestre, semestre o año.

Los empleados se benefician de una carga de trabajo uniforme durante todo el periodo contable, y los directores financieros, de datos siempre actualizados en tiempo real para sus procesos de toma de decisiones.

Herramientas de software como Smart Close apoyan la implantación práctica de la contabilidad continua y su uso eficiente dentro de un entorno SAP existente.