Nube en lugar de nuevo hardware

La actividad principal de la empresa de construcciones metálicas Butzkies es la construcción metálica, la construcción de estructuras metálicas, así como la construcción de instalaciones metálicas y la construcción industrial. Para su actividad diaria, Butzkies utiliza desde hace años el software industrial SteelOffice.

Mapea todos los procesos que se derivan del día a día de la empresa. Con el sistema PPS, la empresa familiar controla todos los procesos, desde la preparación de presupuestos hasta la compra de materiales, la gestión de obras y los envíos.

"Las solicitudes se registran en este sistema y se depositan inmediatamente antes de que calculemos un pedido con el programa de cálculo de costes"

informa Arne Ruhe, responsable de ventas y gestión de proyectos.

En función de los valores determinados, el programa crea y presenta una oferta individual. Si se recibe un pedido, se pueden transferir los datos ya almacenados para cada pedido e iniciar el proyecto directamente con SteelOffice.

La anticuada infraestructura del centro de datos estaba causando problemas a la empresa de construcciones metálicas. Se necesitaba una nueva solución con más funciones. Además de la contabilidad financiera y de nóminas, Butzkies también quería implantar el registro de horas en línea.

Pronto quedó claro que Butzkies no podía encargarse del proyecto en solitario. A partir de una recomendación y una posterior licitación, los responsables decidieron cooperar con el Grupo Vater.

Sistema nacional de dos niveles basado en SAP

"Hemos implantado un entorno de dos niveles para Butzkies basado en SAP ERP 6.0 con EHP 8"

Frank Schröder informa.

"La función del sistema Q es asumida por un Q-client en el sistema de desarrollo. Además, manejamos un SolMan".

La conexión desde el centro de datos de Butzkies a Business Cloud, donde funciona el sistema SAP, se realiza a través de dos routers SAP. Todos los sistemas funcionan con Windows 2012R2. Como base de datos se utiliza MaxDB.

"El proyecto también ha servido para estandarizar el panorama de sistemas en Butzkies"

dice Schröder.

"Por eso implantamos SAP primero en las áreas comerciales (FI, FI-AA, CO y PS)".

Esto permitió crear una especie de paréntesis comercial en torno al software industrial SteelOffice, que utilizan unos 30 usuarios de administración y gestión de proyectos.

Para la contabilidad de nóminas, el fabricante de acero se decidió en contra de SAP HCM debido al elevado esfuerzo del proyecto y también por razones de coste. En su lugar, se utiliza una solución DATEV. La producción es la columna vertebral de los procesos empresariales y se integró en el sistema SAP a través de interfaces, ya que el control de proyectos tiene lugar allí.

Calendario apretado

El fabricante de acero se había fijado un plazo de sólo cuatro meses para la fase de conversión. Para respetar este plazo, Butzkies decidió introducir paso a paso los distintos módulos de SAP, empezando por la integración de la nueva contabilidad financiera y de costes.

El cambio se puso en marcha a finales de agosto de 2016. El programa se instaló a finales de diciembre y está en funcionamiento productivo desde enero de 2017. En cuanto se haya estabilizado y se hayan resuelto por completo los problemas menores, se introducirán paso a paso la contabilidad de costes y la gestión de proyectos.

Dado que la TI propia de la empresa está anticuada y la implantación de una nueva infraestructura habría excedido los plazos, Butzkies decidió explotar inicialmente la nueva solución de forma externa en Vater Business Cloud.

Se basa en una infraestructura de HPE y en soluciones de virtualización de VMware, aunque también se ofrece Hyper-V. La redundancia necesaria la proporciona un segundo centro de datos en la sede de Hamburgo, que también puede utilizarse para implantar una infraestructura duplicada en caso necesario.

Sin embargo, Butzkies tiene problemas de vez en cuando con el insuficiente ancho de banda de la conexión al centro de datos en nube. Para crear un acceso más estable, se encargó una segunda línea.

Para el futuro, sin embargo, Butzkies cuenta con que Telekom cumpla su promesa de seguir ampliando la red de banda ancha también en las zonas rurales. Durante la fase de prueba, los expertos en SAP del Grupo Vater organizaron pequeños talleres en cada departamento para presentar de forma práctica la nueva solución y sus funciones a los empleados implicados.

"También completamos con éxito el cierre del ejercicio, que fue un poco un dolor de estómago, en paralelo con la implantación de SAP, gracias al compromiso de los empleados, así como del equipo SAP de Vater."

dice Arne Ruhe.

El programa sectorial SteelOffice sigue siendo el programa líder, ya que en la actualidad apenas existen en el mercado soluciones comparables para la construcción metálica.

"En nuestra industria, siempre se trata de piezas únicas, no de producción en masa"

El silencio explica.

También considera acertada la decisión a favor de SAP teniendo en cuenta que es posible que SteelOffice deje de utilizarse algún día.

Menos fuentes de error, más transparencia

Con la nueva solución, el registro de las facturas recibidas es ahora mucho más sencillo. Antes se introducían en SteelOffice y luego manualmente en el sistema financiero ahora sustituido.

Esto requería mucho tiempo y personal, no era muy transparente y además albergaba fuentes de error. Hoy, las facturas entrantes solo se introducen a través de SteelOffice, y la transferencia al sistema SAP es automática.

Esto supone un ahorro de trabajo y crea más transparencia, ya que ahora los centros de coste pueden evaluarse de manera uniforme. Además, se han eliminado las fuentes de errores que se producían debido a la doble entrada.

El enfoque en la nube también ha dado tiempo a Butzkies para reconsiderar su decisión de invertir en la infraestructura necesaria.

"Podemos limpiar y reevaluar nuestro entorno anterior".

Arne Ruhe lo explica.

"Nuestro acuerdo con Vater Business Cloud es inicialmente por dos años, lo que nos da la oportunidad de probar esta opción. Después, siempre podemos decidir si invertimos en nuevo hardware e instalamos la solución de nuevo en nuestro centro de datos, o si nos quedamos en Vater Business Cloud."

Planes de futuro

Una vez concluido el trabajo actual, ya están en marcha otros proyectos. Por ejemplo, la gestión del tiempo y el registro de tiempos de SAP se acoplarán a la contabilidad de nóminas de DATEV.

Hasta ahora, los registros de las obras seguían siendo creados manualmente por los capataces in situ, lo que en ocasiones podía provocar retrasos considerables. Un sistema móvil de registro de tiempos integra entonces a todos los empleados de las distintas obras, sin que los tiempos dejen de registrarse de forma centralizada.

Este procedimiento es necesario porque los capataces comprueban al mismo tiempo si el trabajo es estándar, de reparación, en garantía o incluso adicional.

Arne Ruhe hace un primer balance provisional positivo del proyecto SAP:

"SAP no es, ni mucho menos, el gran espectro causante de enormes costes. Más bien, una solución de este tipo también merece la pena para las PYME si tienen a su lado al socio adecuado."