Auditoría del mantenimiento de SAP por la UE

Mantenimiento de SAP caro e inflexible

Ocuparse de las licencias SAP ERP (on-prem y en la nube) y del mantenimiento asociado es una obra en curso y un reto para muchos clientes existentes, también en vista de la presión para cambiar a soluciones S/4 antes de 2033. A pesar de estar obligado por contrato, todo cliente SAP existente con licencias propias tiene la opción básica de cancelar el mantenimiento con SAP y transferir esta tarea a un proveedor externo.

Parece un chiste de la historia de SAP que, hace más de diez años, los analistas de Gartner dijeran a todos los clientes actuales de SAP que mantuvieran sus propias licencias de ERP, independientemente de cómo fuera la futura estrategia de ERP.

La razón principal de tal decisión estratégica suele residir en la búsqueda de alternativas al mantenimiento oficial de SAP, ya que los clientes critican a veces deficiencias en la calidad del servicio y una inadecuada relación calidad-precio en los modelos de mantenimiento.

Mantenimiento SAP frente a derechos de uso SAP

Aunque la cancelación del contrato de mantenimiento libera al cliente SAP existente de la cuota anual de mantenimiento, el derecho a utilizar el software subyacente, como ECC 6.0 o la base de datos en tiempo de ejecución S/4, no expira como consecuencia de ello. La cuota anual de mantenimiento, que históricamente asciende hasta el 22% del precio de catálogo, ha sido una fuente de ingresos fiable y predecible para SAP durante muchos años.

El mercado de mantenimiento de SAP por terceros ofrece a las empresas una opción financiera muy interesante, especialmente para aquellos usuarios que están abandonando estratégicamente sus actividades de SAP o que utilizan productos de software SAP muy antiguos. Estos proveedores de mantenimiento externos están especializados en el soporte de productos de software SAP y a menudo cuentan con una amplia experiencia para ofrecer soporte durante periodos de 15 años o más tras la finalización del soporte de SAP.

Con estas empresas externas, los clientes suelen tener acceso a un portal web y a una línea de atención telefónica disponible continuamente, y algunos proveedores ofrecen acuerdos de nivel de servicio (SLA) más estrictos e incluso un sustituto de SolMan (SAP Solution Manager). No es infrecuente que estos proveedores externos combinen su asistencia con servicios gestionados integrales, en los que se hacen cargo del funcionamiento completo de los sistemas SAP.

Dobles mixtos sin SAP

El procedimiento de competencia de la UE también se inició porque SAP excluye el mantenimiento mixto de un sistema ERP. Por lo tanto, no es posible que los clientes actuales de SAP tengan la parte clásica FI, AM y CO del software ERP mantenida por una empresa externa y, por ejemplo, que la propia SAP se encargue de IBP (Integrated Business Planning) como sucesor en la nube de APO (Advanced Planning and Optimising) on-prem.

Al mismo tiempo, muchas empresas externas también actúan como complemento del mantenimiento de SAP ofreciendo servicios especializados, como servicios de gestión de aplicaciones (AMS) y alojamiento (servicios gestionados). Estos socios ayudan a cerrar la brecha entre el soporte estandarizado de SAP -como el incluido en la oferta de Rise, que a menudo se limita a las operaciones de SAP Basis y al soporte técnico de la plataforma SAP- y las necesidades individuales de los clientes.

El tema de Rise también se debatió en el acto informativo organizado por los analistas de PAC en Múnich a mediados de octubre. Rise es un servicio de SAP que requiere un soporte masivo por parte del usuario. El cliente existente debe iniciar un sistema de tickets SAP. Aquí no hay ninguna acción proactiva por parte de SAP, lo que deja la mayor parte de la responsabilidad al usuario, que a su vez necesita los conocimientos necesarios para el funcionamiento del ERP.

Los proveedores de servicios gestionados (MSP) suelen ofrecer servicios de acompañamiento más amplios que van más allá del soporte SAP estándar. Por ejemplo, los servicios de consultores externos y casas de sistemas incluyen apoyo en la implantación, consultoría, formación y desarrollo de SAP.

La UE critica la falta de desmantelamiento parcial de las licencias SAP

Además de cambiar de proveedor de mantenimiento, el desmantelamiento parcial de licencias SAP también ofrece un gran potencial de optimización de costes, según la autoridad de competencia de la UE. Los clientes actuales de SAP disponen de un procedimiento definido para renunciar a los derechos de uso de las licencias de ERP que ya no necesitan, lo que se conoce como retirada parcial incondicional. Esta opción puede ser relevante, por ejemplo, cuando se escinden partes de una empresa y se dejan licencias para procesos que ya no se utilizan.

Sin embargo, en opinión de SAP, este desmantelamiento parcial incondicional conduce a una revalorización de todos los descuentos en los contratos asociados a las familias de productos que se van a desmantelar, por lo que las empresas renuncian a derechos de uso sin recibir ningún valor añadido directo. Los procedimientos de competencia de la UE también deberían aportar aclaraciones en interés de los usuarios, pero SAP opondrá una feroz resistencia.

SAP está dispuesto a hablar, pero sólo un poco

Como alternativa a la renuncia completa a los derechos de uso, SAP ofrece a los clientes existentes programas de ampliación que permiten el desmantelamiento parcial de las licencias on-prem no utilizadas para que puedan abonarse a nuevas licencias on-prem o servicios en la nube.

Para participar en el Programa de ampliación de la nube, el usuario de SAP deberá, entre otras cosas, presentar un informe de auditoría actual que no tenga más de doce meses de antigüedad para demostrar que las licencias que se tienen en cuenta ya no son realmente necesarias. SAP se reserva el derecho a realizar auditorías de licencias adicionales tras el desmantelamiento parcial con el fin de verificar el cumplimiento del desmantelamiento.

Las licencias con el importe de mantenimiento por licencia más bajo se anulan primero a efectos de estos programas. También es importante señalar en este contexto que no se reembolsarán las cuotas de mantenimiento pagadas por adelantado por las licencias canceladas. Esto también significa que las autoridades de la UE tendrán que aclarar la situación y los expertos no esperan que los procedimientos de competencia de la UE terminen rápidamente.

La posibilidad de retirar licencias innecesarias, combinada con la opción de complementar o sustituir el soporte con terceras empresas especializadas, podría dar a los clientes de SAP cierto grado de libertad estratégica para gestionar los complejos retos que plantean las licencias y el mantenimiento en el panorama actual de los ERP. En última instancia, el objetivo del procedimiento de competencia de la UE será garantizar que los clientes actuales de SAP tengan un mayor grado de libertad en el mantenimiento de sus sistemas ERP.

Pero, en última instancia, la discusión sobre los costes, el mantenimiento y las cuotas de mantenimiento es una disputa legal - lea más sobre esto de la abogada Dra. Jana Jentzsch en un comentario exclusivo en la revista E3 de noviembre en la página 12 y en este sitio web. Los procedimientos de la UE son relevantes porque SAP también se ve amenazada con multas que ascienden a miles de millones de euros y, por otro lado, los clientes actuales de SAP pueden ahorrarse millones de euros en cuotas de mantenimiento.