Asegure y controle los procesos empresariales

Pedido al cobro

El proceso "Order to Cash" (OTC) siempre ha sido uno de los procesos empresariales más complejos. Esto se debe a que OTC es uno de los tres procesos de extremo a extremo que integran toda una serie de funciones e interfaces.

Además, a diferencia de los procesos "de la demanda a la oferta" y "de la compra al pago", los clientes finales -y, por tanto, no las partes interesadas profesionales- desempeñan un papel central en el proceso OTC.

Usted encarga un producto (pedido) y organiza el pago (en efectivo).

Y, por supuesto, no sólo esperan que la mercancía pedida se entregue con la calidad deseada y en el plazo acordado. También son muy exigentes con el servicio y quieren una comunicación constante.

Las empresas llevan apoyando el proceso OTC desde principios de los noventa con la ayuda de sistemas informáticos, a menudo de SAP.

Tras un largo periodo en el que nada cambió en lo fundamental, se ha desplegado una nueva dinámica en el curso de la digitalización: El propio proceso y el soporte informático se han vuelto aún más complejos.

Una de las razones es que cada vez se crean y transmiten electrónicamente más documentos que siempre se han creado a lo largo del proceso: órdenes de pedido, albaranes y facturas.

Por otro lado, se han añadido nuevas versiones de los pasos individuales ya conocidos. Por ejemplo, los pedidos por Internet son más o menos estándar, a menudo combinados con sofisticadas campañas de descuento o una amplia gama de opciones de configuración.

La fecha de entrega ya no se comunica simplemente por teléfono. En la mayoría de los casos, los clientes pueden seguir en línea el estado de un envío.

Una situación similar puede observarse con otros procesos empresariales soportados por EDI.

Y: a la vista de los numerosos escenarios de la Industria 4.0, otros muchos procesos siguen esperando en la tubería de la digitalización.

Para las empresas, el aumento de la complejidad de todos los procesos empresariales -no sólo del proceso OTC- es un arma de doble filo.

Esto se debe a que la digitalización aporta considerables ganancias de eficiencia, aparte de que prescindir de ella puede poner en peligro la relación con los clientes en muchos aspectos.

Procesos frágiles

Al mismo tiempo, sin embargo, los procesos también se han vuelto mucho más frágiles. Donde se supone que cada vez más se engranan automáticamente, hay más cosas que simplemente pueden ir mal. En este sentido, es de agradecer que, a medida que aumenta la penetración de las TI, también lo hace la cantidad de información sobre el proceso y, por tanto, -al menos potencialmente- las posibilidades de supervisarlo, evaluarlo y controlarlo.

En los últimos años, se ha impuesto el término "gestión inteligente de procesos empresariales" para esta tendencia a asegurar y gestionar sistemáticamente los procesos empresariales.

El concepto va más allá de la conocida gestión de procesos empresariales, ya que no sólo modela e implanta procesos y comprueba su rendimiento cíclicamente, sino que también proporciona información técnica sobre la situación actual en tiempo real.

Las empresas que deseen implantar este tipo de supervisión deben realizar una serie de tareas en un proceso iterativo:

Base de datos: El primer paso consiste en hacerse una idea general de los datos disponibles para evaluar los procesos empresariales. Es útil tener en mente posibles KPI, y la información que se genera en el curso del intercambio electrónico de datos es adecuada como dato porque documenta un cambio de estado per se: El pedido ha sido enviado por el cliente, ha llegado al sistema SAP de la empresa y se ha integrado. Por otro lado, pueden considerarse datos los que generan ahora los numerosos sensores de las empresas: el producto solicitado ha pasado la puerta RFID tras el montaje final y ya está listo para su recogida.

Indicadores clave de rendimiento: La mejor base de datos es inútil si el interés por el conocimiento no está claramente definido. Por tanto, hay que identificar los KPI y dotarlos de valores objetivo, y los plazos figuran entre los ratios más habituales del proceso de OTC en el entorno de la automoción. Por ejemplo, podría tratarse del tiempo necesario para suministrar las piezas pertinentes; una vez programado el pedido, es importante garantizar su finalización. Los pedidos deben enviarse a los proveedores a tiempo y debe comprobarse la recepción de la mercancía.

Otro KPI importante es el tiempo que transcurre entre la contabilización de la salida de mercancías en el sistema SAP y la creación de la factura: debido a su impacto directo en el flujo de caja, este indicador suele ser un acuerdo de objetivos en la gestión de OTC.Los KPI predictivos que pronostican el avance posterior del proceso son especialmente valiosos en este contexto. Por ejemplo, es posible reconocer en una fase temprana que, aunque todo va según lo previsto para un coche encargado, la fecha de producción prevista no puede cumplirse porque otros pedidos se están procesando con demasiada lentitud. El requisito previo en este caso es el análisis de alto rendimiento de una gran base de datos.

Modelización: Como de costumbre, hay que modelizar el proceso empresarial. Aunque esto ya se hace en muchas empresas, a menudo hay lagunas en la cartografía del soporte tecnológico o la implantación tecnológica -por ejemplo, los procesos EDI- y, a diferencia de lo que ocurría en el pasado, los pasos individuales del proceso deben vincularse lógicamente a los KPI y las fuentes de datos necesarias.

Realización tecnológica: Una implementación tecnológica completa implica un proceso iniciado que solicita y evalúa automáticamente la información necesaria para la supervisión. si se superan o no se alcanzan los valores objetivo, el sistema debe notificarlo al empleado responsable -quién es éste depende del estado actual del proceso empresarial-. es precisamente esta implementación del lado de TI la que plantea grandes retos a las empresas. el motivo: hay que aunar áreas que en realidad nunca estuvieron pensadas para ello. Esto también se aplica si se utilizan principalmente sistemas SAP.

Utilizar la infraestructura EDI

Según nuestra experiencia, tiene sentido utilizar la infraestructura EDI existente como punto de partida para el desarrollo de una gestión inteligente de los procesos de negocio. Por un lado, es una fuente adecuada porque la transferencia de documentos electrónicos genera información que permite conocer el avance del proceso empresarial, de principio a fin.

Por otra parte, la mayoría de las empresas ya disponen de estructuras que facilitan la recogida, el cotejo y el análisis de los datos. Además de los datos EDI, puede añadirse sucesivamente más información procedente de diversas fuentes. Con el fin de utilizar los datos ya disponibles en cada empresa para la Gestión Inteligente de Procesos de Negocio, SAP ofrece una serie de herramientas que ofrecen buenos resultados cuando se combinan correctamente.

Sybase PowerDesigner (SAP PD): Desde hace algún tiempo, las empresas utilizan aplicaciones como Aris Enterprise Architecture para mapear los procesos existentes o nuevos.

La notación normalizada, en su mayor parte gráfica, permite a los "no expertos en TI" diseñar y documentar procesos, modelos de datos, interfaces y mucho más. La representación de flujos de trabajo y procesos es un paso importante en el camino hacia la digitalización, sobre todo en lo que respecta a la capacidad de mantenimiento.

Si se lleva más allá el enfoque de la transformación digital, muchos de estos pasos del proceso dan lugar a interfaces y mensajes, que a su vez deben intercambiarse, controlarse y supervisarse. Aquí es donde entra en juego SAP Sybase PowerDesigner. Ofrece una integración cómoda y dual en los demás componentes de SAP. Esto va más allá de una pura interfaz de datos. Por fin se cumple el dicho de que lo que va unido, crece unido.

Como componente de middleware de SAP Process Orchestration (SAP PO), SAP Process Integration (PI) gestiona el intercambio de datos entre SAP y fuentes de datos ajenas a SAP (EAI) o los sistemas externos de los interlocutores comerciales (EDI).

Mientras que los proveedores de software establecidos anteriormente, como Seeburger y Axway (antes conocido como ACTIS), marcaron la pauta en este ámbito, SAP no sólo se ha hecho un nombre con las nuevas versiones y, en particular, gracias a las posibilidades de integración sencilla pero profunda en los entornos SAP existentes, sino que también ha asumido una posición significativa.

En la actualidad, este ámbito está muy desarrollado y suele participar en el proceso global. Si se observa el flujo completo de un proceso, los mensajes EDI se intercambian en varias estaciones o se integran en otro subsistema, por ejemplo, un sistema de control de producción. Los mensajes técnicos de acuse de recibo o de estado son habituales en este caso y, por tanto, pueden utilizarse. Si no se controlan los subprocesos, basta con implementarlos: territorio conocido.

Con SAP Business Process Management (BPM), los procesos empresariales no sólo pueden modelarse, sino también controlarse y cobrar vida. Esto crea una transición entre el papel o los gráficos y una capa ejecutiva.

Como notación se utiliza el estándar general BPMN 2.0, que puede complementarse con sus propios componentes SAP en caso necesario. También pueden conectarse otros entornos de modelado mediante funciones de importación. Una conexión con el Enterprise Service Repository es útil para permitir la integración automática en otros sistemas.

No sólo sistemas SAP

En este contexto, es interesante señalar la suposición generalizada, pero incorrecta, de que aquí sólo pueden conectarse sistemas SAP o SAP PO. Esto se debe a que el diseño abierto de las interfaces en el proyecto de implementación significa que los sistemas EDI descritos, como Seeburger y Axway (ACTIS), también pueden utilizarse como proveedores de datos.

Al igual que con el middleware, una gran ventaja de SAP BPM es su profunda integración con otros productos SAP y soluciones en la nube. SAP Operational Process Intelligence (OPINT) es difícil de distinguir de BPM a primera vista. Al fin y al cabo, ambos trabajan con imágenes de procesos modeladas y ofrecen funciones de notificación y control.

Sin embargo, mientras que el objetivo del BPM es automatizar y controlar los procesos, el OPINT tiende a promover una forma de trabajar centrada en la gestión actual y predictiva.

Mientras que las mediciones y las funciones predictivas deben desarrollarse primero en BPM, pueden configurarse con OPINT y están disponibles en una vista de gestión general. Ambos componentes SAP pueden escalar y notificar, ambos componentes utilizan las mismas herramientas para ello y ambos componentes se complementan perfectamente.

OPINT sólo alcanza un rendimiento real mediante la fusión de distintos procesos BPM en un único proceso, la integración sencilla de sistemas de terceros y la integración directa de información de estado sobre objetos SAP.

Aunque SAP proporciona todos los componentes tecnológicos necesarios, la implantación de una gestión inteligente de los procesos empresariales sigue siendo difícil o requiere mucho tiempo para muchos usuarios.

Esto se debe al hecho de que los componentes están muy integrados y ofrecen una amplia gama de opciones - aunque esto es un punto a favor en términos de rendimiento, también representa un obstáculo a la hora de empezar.

Por este motivo, MHP ha desarrollado el complemento Business Process Visualiser, que forma parte de la solución MHP Business Solution EDI. El complemento proporciona a las empresas una serie de plantillas ya preparadas y KPI útiles para una selección de procesos empresariales comunes, como por ejemplo, de pedido a caja.

Una especie de kickstarter para EDI deluxe - si lo prefiere.