La facturación electrónica marca la diferencia

La introducción de una solución del Grupo xSuite para la automatización, SAP-
El procesamiento integrado de facturas ha sido un éxito: El resultado son tiempos de procesamiento más rápidos y, por tanto, mayores ingresos por descuento, mayor liquidez y ahorro de recursos. El grupo hospitalario también ha introducido el archivado a prueba de auditorías.

Las clínicas Asklepios gestionan un clúster médico con unos 160 centros sanitarios en 14 estados federados y más de 2,5 millones de pacientes tratados al año. Las Rhön Kliniken, adquiridas en 2020, también tratan a más de 850.000 pacientes al año en cinco centros. Con 66.000 empleados, Asklepios es uno de los principales operadores hospitalarios de Alemania y cubre todo el espectro asistencial.

Cada organización, cada cluster, solía tener su propio departamento de contabilidad. No siempre era fácil cubrir adecuadamente los puestos vacantes. En 2016 se creó un Centro de Servicios Financieros Compartidos para contrarrestar la escasez de especialistas en una fase temprana. Esto permitió centralizar y normalizar la contabilidad de las cuentas por pagar.

Seguimiento coherente de las pérdidas inminentes por descuento de tesorería

Los especialistas del Centro de Servicios Compartidos llevan tiempo trabajando con la solución de procesamiento automatizado de facturas xSuite, integrada en el sistema SAP de Asklepios. Hafid Rifi, director financiero de Asklepios Kliniken: "De este modo, hemos introducido una herramienta para aumentar nuestra tasa de realización de descuentos, podemos medir con precisión los tiempos de procesamiento y beneficiarnos de una mayor transparencia y seguridad de auditoría a lo largo de todo el procedimiento de tramitación de facturas."

La eliminación de actividades manuales reduce la tasa de errores, mientras que los procesos en finanzas y compras (proceso de compra a pago) son más eficientes y seguros. Y el número de documentos contabilizados automáticamente (tasa de contabilización oscura), que antes era cero, ha aumentado de forma constante en Asklepios Kliniken desde que se introdujo la solución. El control de varios indicadores clave de rendimiento permite seguir de cerca los objetivos fijados con la introducción de la solución. Por ejemplo, el sistema registra cuánto tiempo se retiene un documento hasta que es preintroducido, cuánto tiempo permanece en poder del aprobador financiero o cuántas facturas hay en stock en total.

Flujo de facturación en tiempos de oficina en casa

En comparación con 2014 (77%), el grupo hospitalario es ahora capaz de realizar el 99% de los descuentos concedidos. La proporción de facturas por correo electrónico también va en aumento: Tras el 19% en 2017 (volumen anual de documentos: 281.000), esta cifra ya ha alcanzado el 54% (294.000) en 2020. La tasa de contabilización oscura es ahora del 71%. "Dark booking nos permite trabajar con más eficacia que nunca", afirma Hafid Rifi.

Aumentar la eficiencia es una cuestión importante para el director financiero. En las clínicas Asklepios, esto se debe, entre otras cosas, a que la solución de procesamiento de facturas permite controlar en todo momento qué flujos de pago circulan realmente y cuándo se incurre en qué gastos. Especialmente en tiempos de operaciones continuas de oficina en casa, las ventajas especiales del procesamiento de facturas independiente de la ubicación se hicieron evidentes.

S/4 Greenfield y xSuite

Asklepios Kliniken ha migrado recientemente su sistema SAP a la nueva generación de productos S/4 Hana utilizando el enfoque greenfield. Como el procesamiento de facturas de xSuite está totalmente integrado en S/4, se pudo continuar sin problemas. "La facturación electrónica marca la diferencia", Hafid Rifi está convencido.

La rapidez con la que se puede recuperar la información de las facturas y pagarlas representa una importante ventaja competitiva para el Director Financiero. "Trabajar con un flujo de trabajo de facturación automatizado y digital como xSuite puede ser un paso decisivo en la contabilidad." (pmf)