Configurar, tarificar y presupuestar

El personal de ventas conoce el problema por su trabajo diario: la creación de ofertas complejas, especialmente en el sector B2B, es un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores.

Pongamos el ejemplo de un pedido de ordenadores portátiles junto con sus accesorios para una empresa. ¿Para qué fin se necesitan los ordenadores? ¿Qué equipo es imprescindible y cuál es un "nice to have"? ¿Debe incluirse software y para qué función y qué estación de trabajo? ¿Se desean servicios como ampliaciones de garantía o asistencia técnica?

La regla es sencilla: cuantas más variantes y/o más complejo sea un producto, mayor será el reto para las ventas; al fin y al cabo, hay que tener en cuenta el precio global y las opciones de configuración.

Rápidamente queda claro que una oferta así es difícilmente realizable a mano. Sin embargo, con demasiada frecuencia se sigue trabajando con confusas listas de precios basadas en Excel, hay que copiar los datos en la oferta: los costosos errores en la oferta y en el pedido posterior están casi a la orden del día.

Además, las ofertas, por complejas que sean, deben llegar al cliente lo antes posible. Sin embargo, no se trata sólo del precio, sino también de la eficacia: cuanto más exacta y precisa sea una oferta, más probabilidades habrá de que los clientes opten por ella y mayor será la tasa de cierre. En resumen: si llega demasiado tarde, si comete errores, su competidor le castigará.

Venta guiada

La solución son las llamadas aplicaciones CPQ. La abreviatura significa "Configure, Price and Quote" ("Configure, Cotice y Cotice") y describe así acertadamente el propósito de estos sistemas: permiten al personal de ventas crear presupuestos de forma rápida y segura para productos y servicios que están disponibles en muchas variantes.

Las funciones esenciales de los sistemas CPQ incluyen: Generación de ofertas basada en flujos de trabajo; selección y configuración de productos; fijación de precios de los productos, teniendo en cuenta también los descuentos específicos de los clientes; depósito de acuerdos específicos de los clientes; opciones para ofertas de up-selling y cross-selling; creación y negociación de ofertas; y funciones de colaboración, como para la publicación interna de ofertas.

Así pues, las soluciones CPQ abordan retos urgentes en las ventas; no es de extrañar que la empresa de estudios de mercado Gartner pronostique un futuro halagüeño para este segmento.

En su "Cuadrante Mágico" sobre CPQ, los analistas asumieron en octubre del año pasado que el mercado crecerá en torno a un 15% anual con un volumen de 1.200 millones en 2018. Se prevé que la atención se centre en la industria manufacturera, el sector servicios y el sector de las comunicaciones y los medios de comunicación.

Según Gartner, las principales razones para implantar un sistema CPQ son: crear presupuestos más rápidamente (73% de los encuestados); mejorar la productividad de la fuerza de ventas (63%); y sustituir un sistema/proceso obsoleto existente (58%).

Con SAP CPQ, SAP también ofrece la solución correspondiente. Se trata de una aplicación independiente que, naturalmente, está diseñada para su integración con la plataforma de experiencia del cliente y comercio electrónico basada en la nube C/4 Hana, así como con el sistema ERP S/4 Hana. De hecho, sin embargo, SAP CPQ también puede utilizarse en entornos no basados en SAP.

De plomo a efectivo

Las soluciones CPQ son clave para agilizar de forma significativa el proceso "lead-to-cash", desde el contacto inicial con el cliente hasta la finalización y el cumplimiento del pedido.

En el caso de SAP, todo el proceso puede gestionarse a través de una única plataforma basada en aplicaciones integradas de forma transparente: Los contactos y clientes potenciales se gestionan y mantienen en C/4.

La suite CRM está formada por la Nube de Marketing, la Nube de Comercio para experiencias de compra personalizadas en todos los puntos de contacto, la Nube de Ventas para la atención al cliente en todo el recorrido del cliente, así como la Nube de Servicios SAP y la Nube de Datos de Clientes SAP. SAP CPQ forma parte de la familia de productos Sales Cloud, pero sigue siendo un producto independiente.

Los datos del cliente necesarios para la oferta se transfieren a SAP CPQ. Aquí se gestionan todos los pasos del proceso de creación de ofertas, desde la selección y configuración de productos, la integración de productos de venta ascendente y cruzada, la fijación de precios y la aprobación interna.

Eficacia de ventas impulsada por la IA

Uno de los puntos fuertes de SAP CPQ es la selección de productos basada en IA: con el apoyo de un catálogo completo, la búsqueda eficaz, las recomendaciones de productos guiadas y las comparaciones de productos, la definición de la configuración adecuada resulta sencilla. Además, la información sobre las configuraciones pedidas anteriormente por el cliente y el historial de precios garantizan la precisión de la oferta.

El proceso se simplifica aún más accediendo a las configuraciones existentes. Los productos pueden anidarse u organizarse jerárquicamente en el marco de la denominada anidación de productos.

Un ejemplo puede ser la configuración de un armario de servidores, cuyo subconjunto es la configuración de cada servidor blade dentro del armario. Los paquetes de productos y servicios también pueden predefinirse e integrarse convenientemente en una amplia variedad de ofertas.

Especialmente con ofertas de gran volumen, la aprobación interna es de gran importancia. Para ello, SAP CPQ ofrece un proceso de aprobación basado en roles. De este modo, la oferta puede remitirse a unidades de nivel superior, que pueden rechazarla o aprobarla.

La información sobre el margen y el margen de contribución ofrece más seguridad. Una función de recordatorio garantiza que este paso no retrase innecesariamente la presentación de la oferta.

Al integrar SAP CPQ con SAP CLM, la aplicación de gestión del ciclo de vida de los contratos, se puede acelerar aún más la creación de futuros contratos y minimizar los riesgos legales, financieros y normativos.

Una gran ventaja de la solución basada en la nube es que la selección y configuración de los productos también puede realizarse in situ en las instalaciones del cliente. Es posible ver "en directo" cómo afecta la configuración respectiva al precio y al presupuesto.

Mediante esta implicación personal del cliente en los pasos iniciales de la preparación de la oferta, el departamento de ventas puede protegerse de sorpresas desagradables como la vaguedad de la oferta final y acelerar la decisión de compra del cliente.

El éxito de ventas sólo es posible si se ofrece el producto adecuado, al precio adecuado y en el momento adecuado. Las ofertas atractivas y específicas son también un aspecto importante de la satisfacción y la fidelidad de los clientes.

Por supuesto, esto es a menudo un verdadero reto con productos complicados y ricos en variantes. Soluciones como SAP CPQ ayudan a optimizar el complejo proceso y a hacerlo seguro.

Si el sistema CPQ también está perfectamente integrado en el entorno CRM y ERP, todo el proceso "lead-to-cash" se acelera de forma decisiva.