La compra de servicios con SAP y sus límites

Ya sean servicios públicos, polígonos industriales o instituciones financieras: En la mayoría de los sectores se compran muchos más servicios que materiales.

Esto significa que las empresas usuarias de SAP también se enfrentan a la difícil tarea de tener que gestionar paquetes de servicios de varios niveles con poca transparencia de mercado y de gastos y un bajo grado de estandarización.

Esto hace que los procesos operativos de compra sean extremadamente complejos y requieran una estrecha integración entre clientes y proveedores: desde la creación de especificaciones de servicio basadas en los maestros de servicios y materiales del ERP, pasando por la solicitud de presupuesto y su presentación, hasta el pedido y el registro del servicio.

Estos requisitos se ven agravados por el hecho de que la prestación de servicios para muchos proyectos -por ejemplo, en el sector de la construcción- se prolonga durante largos periodos de tiempo.

Dado que a los proveedores se les suele pagar mensualmente en función de su rendimiento, palabra clave: mediciones parciales, deben documentar con precisión el progreso actual de sus actividades.

Los requisitos no pueden cumplirse con SAP

Sin embargo, el estándar SAP no puede satisfacer los elevados requisitos de integración de la contratación de servicios. Los proveedores necesitan software EDI (intercambio electrónico de datos) adicional para poder conectarse sin problemas con los sistemas ERP de sus clientes.

El EDI permite intercambiar documentos electrónicos en un formato estándar y aplicar así la digitalización de extremo a extremo.

Para los grandes proveedores de servicios, los costes asociados son bastante aceptables, y el grado de difusión de los procedimientos de transferencia electrónica es correspondientemente alto. Sin embargo, la situación es diferente para los proveedores más pequeños que sólo emplean a unas pocas personas.

Como estos proveedores no suelen disponer de EDI, todos los documentos de compra tienen que enviarse por correo electrónico en el mejor de los casos e introducirse y procesarse manualmente en los sistemas implicados a la hora de tramitar los servicios. Esto lleva mucho tiempo y reduce la calidad de los datos, lo que a su vez provoca mayores tasas de error.

Falta de apoyo a las normas nacionales

Otra deficiencia de la norma SAP a la hora de trabajar con proveedores de obras y servicios es que oigo repetidamente quejas de empresas usuarias de SAP de que no se admiten las normas nacionales.

En Alemania, esto afecta sobre todo al formato GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen), que normaliza el intercambio de información sobre construcción.

Plataformas de colaboración en línea

Una solución la ofrecen las plataformas de colaboración basadas en la web que garantizan la digitalización de extremo a extremo de los procesos de contratación. El esfuerzo para los proveedores es mínimo: solo tienen que registrarse en estas plataformas para poder comunicarse automáticamente con sus clientes.

Además, la integración de interfaces GAEB garantiza que las aplicaciones implicadas en los proyectos de construcción puedan transferir y procesar correctamente los datos transmitidos.

En resumen, las plataformas de colaboración reducen el tiempo y los costes, aumentan la transparencia y ayudan a los clientes a cumplir la normativa, por ejemplo porque los servicios de los proveedores pueden supervisarse en cada fase del proyecto.

Las plataformas de colaboración basadas en web se integran en el entorno del sistema SAP del cliente como complemento. Un ejemplo de ello es Bits Supplier Collaboration Suite (SCS), que apoya la digitalización de todos los procesos operativos de compra.

Como los compradores tienen acceso directo al servicio ERP y a los maestros de materiales, no es necesario replicar los datos sensibles de compras en la nube ni tener en cuenta los requisitos de protección de datos asociados.

Gracias a sus interfaces de usuario sencillas e intuitivas, 2Bits Supplier Collaboration Suite goza de una gran aceptación entre los usuarios y ofrece acceso a nuevas tecnologías digitales. Por ejemplo, los proveedores pueden utilizar dispositivos móviles para registrar el rendimiento directamente in situ y documentar automáticamente el progreso de su rendimiento.

Si también se utilizan coordenadas GPS, los números de serie pueden servir para demostrar qué materiales se utilizaron en un proyecto, dónde y cuándo: De ello se benefician las posibles denuncias.