Conversión continua

Ha llegado el momento:

"En primer lugar, con la actual versión 1709 de S/4 Hana se ha alcanzado un cierto nivel de madurez de la propia solución, así como de la cobertura funcional. En segundo lugar, en lo que respecta a la conversión a S/4 Hana, hoy ya se pueden realizar ajustes en el sistema ECC que facilitarán el cambio posterior. Las comprobaciones de transición ayudan a conocer a tiempo los posibles factores de esfuerzo y los obstáculos".

define Frank Scharpenberg, responsable de SAP en Atos Alemania, nada más empezar la conversación.

Por tanto, también es tarea de los clientes existentes determinar el tiempo de transformación y conversión en función de sus propias especificaciones y evaluaciones. Por supuesto, SAP está "presionando" para que se produzca un cambio rápido de versión, pero eso no es nada nuevo:

Incluso en la época de la versión 4.6c de R/3, SAP intentó que los clientes existentes pasaran a R/3 Enterprise (4.7) o mySAP ERP 2005 lo antes posible; entonces era un poco más fácil porque se les permitía conservar la base de datos.

Hana es a la vez una maldición y una bendición para la comunidad SAP: Hana como plataforma es una revolución que eclipsa casi todo lo anterior; pero esta transformación digital también debe organizarse, planificarse y evaluarse.

"Las nuevas funcionalidades en el espacio de las aplicaciones, como estamos viendo ahora con S/4 y Hana, en última instancia siempre requieren nuevas funcionalidades de la propia base de datos."

explica Scharpenberg.

"En ese sentido, el desarrollo del producto de la tecnología de base de datos no terminará más que el desarrollo de la propia aplicación".

Por tanto, el asombro de algunos clientes actuales ante una versión 2 de Hana podría continuar con nuevas metamorfosis de computación en memoria.

La vida es un cambio continuo, la vida informática también:

"En principio, aconsejamos a todos los clientes que estudien la posibilidad de pasarse a S/4 Hana"

subraya Frank Scharpenberg.

"Sin embargo, en función de la situación inicial, la motivación y los beneficios esperados, recomendamos diferentes caminos a nuestros clientes. En Atos, hemos desarrollado customer journeys dedicados para los diferentes caminos hacia S/4. Vemos S/4 Hana como un componente tecnológico esencial y un habilitador para impulsar la transformación digital."

Desde la perspectiva de SAP, S/4, Hana y Leonardo deben soportar escenarios de Big Data, aprendizaje automático, análisis en tiempo real e Internet de las Cosas (IoT). Además, con S/4 como núcleo digital de la arquitectura de TI, ahora deben crearse procesos integrados de extremo a extremo.

Por último, pero no por ello menos importante, SAP Fiori es la tan esperada modernización de la interfaz de usuario. Debe evaluarse caso por caso si un cliente existente puede conseguirlo de un plumazo. El hecho es que la transformación digital con y sin S/4, Hana y Leonardo será en la mayoría de los casos una conversión y transformación continuas.

Es relativamente fácil empezar en el campo verde, pero "en contraste con el enfoque de campo verde, donde la atención se centra en la realización de nuevas funcionalidades desde el principio, la conversión es inicialmente pragmática sobre conseguir un sistema ECC funcionando de forma estable y fiable de nuevo bajo S/4 Hana con sus cadenas de procesos existentes."

explica Thomas Offermann, responsable de la oferta SAP de Atos Alemania.

¿Cómo puede determinarse en detalle el éxito de una conversión a S/4?

"Llevando la pregunta más allá, para nosotros es importante mostrar a nuestros clientes el valor añadido para su negocio operativo; identificar el esfuerzo así como los escollos mediante análisis sólidos y apoyados en herramientas de los sistemas actuales; y automatizar los ajustes para reducir el riesgo y el tiempo de ejecución."

especifica Offermann.

¿Cómo se puede adaptar un enfoque estandarizado para la conversión de S/4 a los requisitos específicos de la empresa? Ulrich Frommholz, Offering Manager ERP Consolidation & Harmonization y S/4 Hana en Atos, responde:

"Como cada empresa es diferente, según nuestra experiencia los requisitos son siempre individuales. Ofrecemos a nuestros clientes distintos elementos básicos que pueden combinar para crear una hoja de ruta de transformación individual.

Algunos ejemplos son los ya mencionados customer journeys para identificar conjuntamente el escenario de transformación más adecuado, las evaluaciones de preparación de S/4 Hana para determinar el esfuerzo y la duración. O evaluaciones de valor para mostrar el valor añadido de S/4 para clientes individuales.

Una cuestión muy debatida en la comunidad SAP: ¿evolución o revolución? ¿Es S/4 el sucesor lógico de ERP/ECC 6.0 o un comienzo completamente nuevo, dejando a un lado las cuestiones de licencias?

"Los clientes con entornos de sistemas heterogéneos no tienen que cambiar toda su arquitectura en un solo paso.

Ulrich Frommholz, Offering Manager ERP Consolidation & Harmonisation y S/4 Hana en Atos, lo sabe por su experiencia profesional.

También es concebible una transición sucesiva, por ejemplo en el marco de un concepto central de finanzas al que estén conectados sistemas SAP y no SAP.

"La heterogeneidad no es el único criterio de decisión para la elección de un escenario de transición; el deseo de un rediseño de los procesos o de una consolidación también influye en la decisión."

añade Frommholz.

"Según nuestra experiencia, en los paisajes de sistemas heterogéneos suele entrar en juego una combinación a medida de brownfield, greenfield y transformación del paisaje. Las zonas que deben conservarse tienen más probabilidades de reconvertirse, mientras que las zonas que necesitan consolidación se relanzan con un planteamiento de greenfield."

Lista de simplificación

Para amortiguar el debate, a veces acalorado, SAP ha publicado la Lista de simplificación para SAP S/4 Hana en forma de libro blanco.

"No cabe esperar que el cliente se ocupe de la lista de simplificación de 894 páginas".

dice Frank Scharpenberg.

"Por no hablar de la evaluación de las implicaciones para los propios desarrollos y programas de los clientes. La buena noticia para los clientes, sin embargo, es que en última instancia sólo un pequeño porcentaje de estos elementos de simplificación serán realmente relevantes y que los controles técnicos ayudan a identificarlos."

Los consultores de SAP, como Atos, pueden entonces ayudar a evaluar las implicaciones y los esfuerzos y realizar los ajustes necesarios. Mientras tanto, algunas tareas de conversión y transformación también pueden automatizarse.

"En términos de automatización, Atos trabaja con SmartShift, que no solo analiza el código personalizado de los sistemas ERP de SAP existentes, sino que también convierte automáticamente una parte importante del mismo a Hana.

explica Joachim Stumpf, director de la oferta S/4 Hana de Atos Alemania.

Si se convierten paisajes de sistemas complejos con varios ciclos de conversión y prueba, el aprendizaje automático puede apoyar la selección de escenarios de prueba identificando áreas especialmente propensas a errores para poder probarlas de forma especialmente intensiva en el siguiente ciclo de prueba.

"La evaluación de la lista de simplificación está parcialmente automatizada".

dice Stumpf.

"Los informes de comprobación de la transición pueden utilizarse para el análisis, mientras que la aplicación de los ajustes suele seguir requiriendo expertos en la materia".

En primer lugar, cuanto más simplificado sea el sistema de origen, menos fuentes potenciales de error habrá en la conversión. Por eso se recomienda, por ejemplo, utilizar el Protocolo de Procedimiento de Utilización para adaptar únicamente los programas de cliente que realmente se utilizan.

"Debido a los profundos cambios en el modelo de datos de S/4 Hana, los efectos sobre la codificación del cliente también son correspondientemente amplios. Aquí, las comprobaciones de código personalizadas de Abap Test Cockpit ayudan a identificar la codificación correspondiente, que luego se adapta manual o automáticamente".

añade Joachim Stumpf.

¿Dónde cree Atos que están los verdaderos retos? ¿Técnicos, empresariales u organizativos?

Frank Scharpenberg: "Los retos son diferentes en los tres ámbitos. En términos técnicos, se trata en primer lugar del análisis de los sistemas actuales, ya que es la única manera de identificar el verdadero esfuerzo y los posibles escollos, que a su vez constituyen la base de una hoja de ruta fiable.

Además, los cambios requieren una preparación meticulosa. El reto en el entorno empresarial reside en la presentación del beneficio cuantitativo real de S/4 para el negocio operativo.

En el entorno organizativo, el reto reside en la gestión del cambio, ya que la introducción de S/4 también modifica las funciones, las responsabilidades y las formas de trabajar".

"Sin duda no habrá una conversión totalmente automatizada en un futuro próximo"

subraya Thomas Offermann, responsable de la oferta SAP en Atos Alemania.

Subáreas como el análisis del código personalizado o los elementos de simplificación ya cuentan con el apoyo de herramientas y están parcialmente automatizadas, al igual que la propia conversión a través del Gestor de Actualización de Software.

También se pueden automatizar los ajustes de la codificación y las pruebas del cliente.

"Si nos fijamos en los factores de ejecución en los proyectos de conversión, a menudo se trata de costosos proyectos preliminares para la introducción del nuevo libro mayor o la conversión al socio empresarial"

Offermann lo sabe por sus numerosos proyectos de éxito.

"Aquí es donde actualmente vemos el mayor potencial de mejora a través de una -mejor- integración en la conversión real".

Ni siquiera la mejor conversión a S/4 puede prescindir de pruebas, ensayos y formación, ¿verdad?

"En un proyecto de reconversión, el esfuerzo de formación per se es menor que en un planteamiento greenfield, porque aquí hay una decisión deliberada de no rediseñar los procesos."

Dieter Ferdinand, Offering Manager User Excellence and Learning Solutions de Atos Alemania, describe la situación.

Por lo tanto, los procesos que se identificaron de antemano sobre la base de la lista de simplificación antes mencionada son inicialmente relevantes para la formación. Por ejemplo, cuando las funcionalidades anteriores son sustituidas por productos sucesores (por ejemplo, la periodificación de ingresos a través de SAP Revenue Accounting and Reporting).

"No queremos hacer ilusiones a nuestros clientes sobre el esfuerzo de las pruebas: Si los análisis previos a la conversión han revelado amplios ajustes en la codificación del cliente y la pertinencia de muchos elementos de simplificación para el sistema específico del cliente, se requieren pruebas exhaustivas con una conversión a S/4".

El director de Atos, Ferdinand, insiste en ello.

Se necesitan sistemas de prueba y aprendizaje perfectos porque sobre la comunidad SAP pende una espada de Damocles: ¿cumplirá la comunidad SAP el plazo de 2025?

Frank Scharpenberg, una vez más: "Desde nuestro punto de vista, los escenarios de miedo son siempre un mal motivador. Por eso preferimos intentar convencer a nuestros clientes de las ventajas de S/4 y de los beneficios empresariales que pueden generarse a partir de él, en lugar de insistir en la necesidad debido a una fecha límite.

Especialmente cuando se trata de la conversión, la minuciosidad va por delante de la velocidad y, en última instancia, nadie puede predecir la situación real de los clientes en 2025. Como Atos, estaremos encantados de contribuir a cumplir el plazo junto con nuestros clientes."

En cualquier caso, SAP se esfuerza por alcanzar los objetivos que se ha marcado y publica nuevas versiones hito cada año: Atos cuenta con su propio entorno de demostración de S/4 Hana, que resulta decisivo para acercar las ventajas de S/4 a los clientes interesados.

"Actualmente estamos trabajando internamente para actualizar los sistemas a la última versión, Shipment 1709, con el fin de poder demostrar las nuevas funcionalidades a nuestros clientes lo antes posible."

así describe la infraestructura Ulrich Frommholz, Offering Manager ERP Consolidation & Harmonisation y S/4 Hana de Atos.

Como socio de SAP, ¿qué quiere Atos de SAP en 2018?

"A Atos le gustaría ver más transparencia en relación con SAP Leonardo, como muchos clientes de SAP demandaron claramente en el Congreso DSAG 2017. Seguirá siendo importante garantizar una transferencia de conocimientos lo más temprana posible, exhaustiva y fiable de SAP a los partners para que puedan implementar con éxito nuevas soluciones SAP en los proyectos de los clientes. Para ello será necesario contar con una hoja de ruta clara y fiable para todos los componentes que utiliza actualmente el cliente.

Frank Scharpenberg, responsable de SAP en Atos Alemania, subraya al final del debate.