Injustamente infravalorada: gestión uniforme de usuarios SAP

Salvo contadas excepciones, se trata de una licencia de usuario por cada usuario activo de SAP. Sabemos por numerosos proyectos SAP que la media se sitúa entre 1,1 y 1,4 licencias por empleado.

La mayoría de los clientes utilizan una CUA o IDM para evitar este problema. Ambos deben proporcionar un inicio de sesión único por usuario SAP en todas las cuentas SAP existentes.

De este modo, todas las cuentas SAP de un empleado pueden asignarse a la persona asociada en el Workbench administrativo de licencias (LAW) mediante consolidación.

En la práctica, sin embargo, la situación es diferente, ya que la mayoría de los clientes han tenido históricamente diferentes asignaciones de login para sus cuentas SAP. Por ejemplo, se utiliza como login el apellido más las tres primeras letras del nombre; unos años más tarde, por ejemplo, se establece un IDM que asigna una combinación de números y letras por usuario SAP.

Sin embargo, las cuentas "antiguas" con apellido y nombre no se mantienen suficientemente. Esto conduce al hecho de que en la consolidación por la LEY estos empleados recibirían dos licencias.

Otra causa de la mala calidad de los datos contables es que a menudo la CUA o el IDM no funcionan globalmente o que se utiliza más de un sistema de gestión de usuarios.

Dicho de otro modo: No todos los sistemas SAP tienen la misma estructura y calidad de datos. Además, muchos campos no son obligatorios al crear cuentas SAP, como el nombre para mostrar, el correo electrónico, el nombre y los apellidos.

Inevitablemente, esto deteriora aún más la calidad de los datos, lo que conlleva elevados costes adicionales en las licencias de usuario de SAP, ya que hay que pagar más de una licencia de usuario de SAP por empleado.

Ejemplo:

Un cliente con 34 sistemas de producción y 34 de desarrollo en cinco países diferentes tenía unas 124.000 cuentas SAP y unos 38.000 usuarios SAP consolidados por LAW. Utilizaba dos sistemas IDM diferentes que no cubrían todos los sistemas SAP.

En Asia y Sudamérica existían contratos SAP independientes, en los que se utilizaba como nombre de usuario el apellido más las dos primeras letras del nombre.

Sin embargo, la medición debe realizarse de forma centralizada y global por LAW. Para este cliente, pudimos reducir el número total de licencias de usuario SAP de unas 38.000 en un 13% a unas 33.000 en un proyecto de tres meses, sólo optimizando la gestión de usuarios SAP y sin optimizar la asignación de licencias.

Una gestión de usuarios bien estructurada y uniforme requiere un gran esfuerzo para localizar y mantener la calidad de los datos, a menudo históricamente baja. Muchas empresas fracasan innecesariamente a la hora de encontrar las cuentas SAP correspondientes de cada empleado en primer lugar.

Herramientas como License Control for SAP Software de Aspera resuelven esta tarea. Con reglas específicas para cada cliente y los algoritmos correspondientes, las cuentas SAP se asignan automáticamente para cada empleado.

De este modo, entre el 90 y el 95 por ciento de las cuentas SAP pueden asignarse correctamente; sólo una pequeña parte restante debe actualizarse manualmente. De este modo, se evitan los pagos dobles y triples de los usuarios de SAP.

Aunque casi todas las empresas cuentan con un sistema de gestión de usuarios, a menudo se subestima el impacto financiero de mejorar la calidad de los datos.

De este modo, podría reducirse de golpe hasta un 20% del volumen total de licencias SAP mediante la asignación óptima de cuentas SAP. Esto sólo crearía la base para una optimización posterior de la concesión de licencias. En función del uso real, se puede liberar un mayor potencial de ahorro.