Exceso de licencias SAP

De la sublicencia a la sobrelicencia

La gestión de licencias SAP se considera en la comunidad SAP un tema extremadamente complejo y con múltiples capas que requiere profundos conocimientos técnicos y jurídicos. Debido al gran número de productos de software y a la complejidad que entraña, resulta especialmente difícil definir con precisión el cumplimiento de las licencias de software. Los clientes existentes de SAP que descuidan esta cuestión se arriesgan a sufrir considerables desventajas financieras.

SAP está autorizada a comprobar que sus clientes SAP existentes disponen de la licencia adecuada: En el pasado, había un truco popular utilizado por los representantes de ventas de SAP en el clásico R/3. Normalmente en verano, cuando había becarios de vacaciones, el número de usuarios R/3 aumentaba. Técnicamente, no era ningún problema registrar más usuarios en el sistema de los que preveía el contrato de licencia R/3. Una medición aleatoria de licencias por parte de SAP revelaba a menudo la existencia de licencias insuficientes, por lo que era necesario adquirir licencias adicionales. Tras la marcha de los becarios de vacaciones, se produjo un exceso de licencias y, a partir de entonces, SAP cobró una cuota de mantenimiento considerable.

La orientación estratégica para los clientes actuales de SAP debe ir encaminada a garantizar el cumplimiento de la normativa y unos costes de licencia óptimos tanto en la nube como in situ. El exceso de licencias es un factor de coste importante. Los que tienen un exceso de licencias están pagando demasiado, lo que a menudo se ve favorecido por el modelo de precios basado en niveles de SAP, en el que los clientes compran licencias adicionales para conseguir niveles de descuento (el llamado shelfware, es decir, licencias no utilizadas).

Exceso de licencias y costes derivados de asistencia y suscripción

Para superar el reto del "exceso de licencias", los abogados y expertos en TI recomiendan crear una oficina interna de gestión de licencias que dependa directamente del CIO o del CFO, o recurrir a proveedores externos de servicios SAM (Software Asset Management). Las soluciones SAM ayudan a garantizar el cumplimiento de SAP, analizar la migración a S/4, comparar el acceso indirecto con el directo y evaluar las opciones de SAP SaaS. A menudo, una revisión intensiva de las licencias puede resultar rentable desde el punto de vista financiero.

La optimización de licencias on-prem y en la nube requiere una visión detallada del uso real de las instalaciones SAP. Es crucial identificar las licencias no utilizadas (shelfware) para reasignar recursos a otros usuarios o sistemas. En lo que respecta a las licencias de usuario, el principal factor de coste es el exceso de licencias debido a una asignación incorrecta del tipo de licencia, por ejemplo, licencias profesionales para directivos que solo utilizan el sistema SAP ocasionalmente o no lo utilizan en absoluto, o debido a usuarios de ERP inactivos y duplicados.

Fin de la asistencia, terminación de la licencia y desmantelamiento

El cambio a S/4 se verá acelerado por el anunciado fin del mantenimiento general para las aplicaciones básicas de SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) a finales de 2027/2030 y quizás también en 2033. Las cuotas de mantenimiento (cuotas de mantenimiento) suelen abonarse desde la entrega del software.

Hace más de diez años, los analistas de Gartner señalaban que el control de las propias licencias es un activo de valor incalculable. ¡Mucho antes de la era de la computación en nube con el modelo de licencia "por suscripción", se hablaba de la autonomía del ERP con licencias en posesión de uno mismo!

Los clientes existentes con licencias propias tienen derecho a cancelar el mantenimiento con SAP y pasarse a un proveedor externo. El derecho adquirido a utilizar el software expira en muy pocos casos. SAP desaprueba este paso, que a menudo puede dar lugar a disputas legales al volver al mantenimiento de SAP.

Existen procesos definidos para el desmantelamiento de licencias: SAP ofrece la opción de dar de baja las licencias on-prem no utilizadas junto con el nivel de mantenimiento asociado (desmantelamiento) si se concluye una suscripción correspondiente para nuevos servicios en la nube (Cloud Extension Program) o licencias on-prem. Sin embargo, no se reembolsarán las cuotas de mantenimiento pagadas por adelantado.

Software SAP de segunda mano

El comercio de licencias SAP usadas se basa en el hecho de que un derecho de uso de software adquirido rara vez tiene fecha de caducidad. Los tribunales han confirmado la legalidad de la transmisión de licencias compradas en determinadas condiciones técnicas y lógicas. Aunque los proveedores informáticos como SAP, Microsoft, Adobe y Oracle se oponen a este mercado y han luchado contra él, la reventa a terceros es una forma de optimizar las licencias. Sin embargo, la venta de licencias heredadas puede dar lugar a discusiones y desventajas considerables de cara a futuras negociaciones y a la asociación con SAP.

Los acuerdos de licencia de SAP entrañan riesgos de costes inesperados. Para evitar estos riesgos y realizar ahorros potenciales es necesario preparar las negociaciones de licencia con habilidad y precisión. Como SAP no pone a disposición del público la lista de precios y condiciones (PKL) y la lista de precios real es una tabla Excel no pública, es difícil obtener información sobre métricas y precios. Sin embargo, la asociación de usuarios DSAG facilita regularmente a sus miembros las listas de precios y la información delta.

Conversión de licencias S/4 para on-prem y cloud

La conversión de licencias es fundamental para la migración a S/4. La opción de conversión de productos, que esencialmente conservaba los antiguos componentes contractuales del R/3, se ha interrumpido desde el PKL Q2/2023. Para los clientes existentes, la opción principal es, por tanto, la Conversión de Contrato (CC), que compensa todo el valor de la licencia existente como crédito. Con CC, el cliente pierde todos los derechos antiguos y pasa al modelo de licencia actual. Además, SAP suele exigir que el valor del nuevo contrato sea al menos un dos por ciento superior al precio de catálogo de las licencias incluidas en el contrato antiguo.

SAP también está pasando gradualmente de las licencias basadas en el uso a las basadas en la autorización. Esta es la nueva realidad para todos los clientes con contratos existentes de S/4, Rise o Grow. Asignar demasiadas funciones ("funciones monstruo") puede conducir rápidamente a licencias caras. En este caso, la estrategia debería consistir en revisar el concepto de autorización antes de la medición de licencias para reducir el riesgo de una asignación basada en autorizaciones potencialmente costosa.

Bloqueo de proveedores y uso completo equivalente (SAP FUE)

SAP persigue una estrategia en la nube con su oferta Rise. Rise es un modelo de suscripción en el que el cliente pasa de propietario a inquilino. En el contrato de nube, el derecho de uso expira al final del contrato y SAP está autorizada a borrar todos los datos un día después de la finalización del contrato. Esto conduce a un bloqueo del proveedor.

El modelo de licencia central en el contexto de la nube es el Equivalente de Uso Completo (FUE). El FUE es un complejo conjunto de reglas que convierte las licencias existentes en suscripciones a la nube. La complejidad del modelo FUE es una de las principales causas de la creciente complejidad de la gestión de licencias. SAP no tiene una estrategia oficial de salida de la nube, por lo que el camino hacia la nube se describe a menudo como una calle de sentido único. Los clientes actuales pierden toda autonomía sobre su ERP como consecuencia de la conversión FUE.

Por último, se aconseja a las empresas que optimicen continuamente su sistema de licencias y consulten de forma transparente los costes reales de los servicios en la nube, incluidos los incrementos anuales, para evitar un exceso de licencias. El desmantelamiento de los sistemas heredados tras la externalización de los datos históricos a plataformas a prueba de auditorías también puede permitir un ahorro masivo del 80% y más en costes operativos, ya que los sistemas heredados pueden cerrarse por completo.

SAP no dispone de herramientas para orquestar un sistema ERP que respire con un número fluctuante de usuarios, es decir, licencias de software flexibles. Los clientes actuales de SAP siempre pueden comprar, pero devolver licencias de ERP, dar de baja licencias o suspender las cuotas de mantenimiento y servicio es siempre un problema, ¡casi imposible! Si SAP quiere seguir siendo "amigo" de la economía alemana, debe incluir nuevas normas sobre licencias en la PKL (lista de precios y condiciones de SAP).