El discurso de las licencias

El éxito y el rápido crecimiento de SAP se reflejan en los contratos de licencia de los clientes actuales. El antiguo director financiero de SAP, Werner Brandt, comentó casualmente en una conversación: "Probablemente no tengamos dos clientes con los mismos acuerdos de licencia."

La asociación de usuarios DSAG lleva muchos años reclamando una lista de precios consolidada. En SAP, existe la PKL pública, Lista de Precios y Condiciones. En la PKL, sin embargo, sólo se definen los derechos de uso, sin precios. La verdadera lista de precios es una tabla de Excel que no es de acceso público. La información sobre productos, métricas, precios y condiciones es difícil de obtener. Incluso entre los clientes existentes, sólo unas pocas personas de confianza disponen de esta lista de precios de Excel. Sólo perteneciendo al grupo de trabajo del DSAG sobre licencias es posible obtener la información de Excel, tan sensible desde el punto de vista de SAP.

Hay una razón para el estricto secretismo y la desconfianza hacia la comunidad SAP: SAP y sus socios cualificados negocian las licencias con cada cliente de forma muy intensiva e individual. Este enfoque estratégico tiene el efecto secundario muy agradable para SAP de obtener el máximo en cada caso. Para ello, SAP dispone de una base de datos con numerosos parámetros de sus clientes actuales. Así, el comercial de SAP conoce con bastante precisión el presupuesto informático, los recursos de personal y el equipamiento de software de su cliente actual.

Por parte del cliente, ahora es necesario estar concienzudamente preparado al entablar conversaciones con SAP y comprobar siempre en detalle la situación de la propia licencia. Sin embargo, dado que no siempre se dispone de tiempo suficiente para estudiar la PKL y las CGC de SAP junto con el día a día operativo, existen expertos como la Dra. Jana Jentzsch y herramientas comerciales de medición de licencias de numerosos socios de SAP.

En última instancia, se trata de una competición abierta de argumentos y contratos: un discurso de licencia. Este discurso puede entenderse en su sentido original, como un juego de palabras, tal y como lo definió en su día el filósofo Ludwig Wittgenstein (1889-1951): Wittgenstein llamaba juego a ciertos modismos porque siguen sus propias leyes y dan a las palabras significados específicos. Un discurso de licencia SAP procede ahora de manera similar.

AnyDB frente a Hana

Uno de los discursos actuales sobre licencias trata el tema de AnyDB y Hana. Con el paso a S/4, también es necesario que los clientes existentes tengan una
Hana y, a continuación, poner en producción la nueva base de datos para el sistema S/4. Esto puede dar lugar a licencias de BD duplicadas: para AnyDB en forma de Oracle, IBM DB2 o MS-SQL Server y para Hana. Sin embargo, dado que en muchos casos solo el antiguo ERP/ECC 6.0 con AnyDB funciona de forma productiva, mientras que S/4 con Hana todavía se está personalizando, muchos clientes actuales de SAP argumentan que solo quieren pagar las licencias y la cuota de mantenimiento de una base de datos.

Periodos contractuales y tasas

Un costoso problema secundario durante el cambio de versión de S/4 es la tarifa de la base de datos. SAP intenta cobrar las licencias de Hana DB aunque el sistema aún no sea productivo. Esto significa que el cliente SAP existente paga dos veces durante el periodo de transición.

"Sobre la base de las hojas de pedido, los derechos de licencia se abonan generalmente al inicio de la vigencia del contrato, independientemente de si el sistema ya es productivo", sabe la abogada Jana Jentzsch de su práctica profesional. "Según el tipo de conversión, puede haber créditos para la base de datos antigua. En cuanto a las cuotas de mantenimiento, también deben abonarse en el momento de la entrega. Aquí es difícil conseguir desviaciones, pero no imposible en determinadas constelaciones."

En el caso de los entornos de bases de datos mixtas, deben observarse otras normas complejas. No debe haber intercambio arbitrario de datos: "Un escollo popular", advierte Jana Jentzsch.

Miembros del IG SAP Suiza informaron de que con una hábil negociación es muy posible forzar la suspensión de la cuota de mantenimiento de Hana hasta el inicio productivo de S/4 Hana. Sin embargo, todos los implicados hicieron hincapié en que el éxito sólo puede lograrse con una preparación concienzuda. Por otra parte, SAP tampoco se cierra a los buenos argumentos. En última instancia, el discurso de la comunidad SAP se reduce a dar y recibir.

Navegador jurídico para S/4

Por tanto, el verdadero reto de la conversión a S/4 no son tanto los datos heredados o las modificaciones Z. En el sitio web del bufete de Jana Jentzsch se anuncia un "Navegador jurídico para SAP S/4 Hana". Suena dramático. En la comunidad SAP se ha discutido hasta ahora sobre la doctrina de los colores de S/4: conversión verde, marrón o bluefield. ¿Significa esto que la verdadera dificultad reside en el diseño jurídico del cambio de versión y menos en la tarea organizativa o técnica?

"Diseñar el cambio a S/4 Hana es un reto inmenso para las empresas. Es necesario prepararse con decisión en términos jurídicos, organizativos, comerciales y técnicos para superar con éxito las negociaciones contractuales.", Jana Jentzsch describe la situación actual. "No se trata de qué es más importante. Es esencial establecer el proyecto a escala de toda la empresa, implicar al consejo de administración y armonizar los distintos intereses de los departamentos. Los que economizan en el montaje jurídico no han agotado su potencial y pueden pagarlo más tarde."

El éxito de las conversiones a S/4 tiene en cuenta todos los aspectos desde el principio. El cambio de versión de ERP/ECC 6.0 a S/4 Hana debe considerarse de forma holística y distribuirse entre muchos hombros. Por lo tanto, un gestor de CCoE se vería sobrecargado.

La Sra. Jentzsch también hace hincapié en el enfoque holístico en la entrevista E-3: "Es importante implicar a todos en una fase muy temprana del proyecto. No basta con una revisión jurídica del borrador del contrato al final; eso no funciona desde hace mucho tiempo. Sólo si comprendemos los objetivos del proyecto, la historia y el statu quo podremos ver qué necesita realmente el cliente. Cada vez es más importante establecer y gestionar los proyectos de forma interdisciplinar desde el principio."

La historia es un punto especialmente importante a la hora de evaluar la situación de las licencias de SAP. Hace diez años, los analistas de Gartner aconsejaron a los clientes actuales de SAP que en ningún caso convirtieran las licencias SAP existentes ni aceptaran nuevas condiciones para ellas. Y es que las licencias SAP antiguas suelen tener bastantes más derechos que las recién adquiridas.

Retos individuales

¿Sigue siendo válido hoy en día? "Nunca me atrevería a decir qué es mejor o peor para todos los clientes de SAP. Eso sólo puede decidirse caso por caso." Jana -Jentzsch lo pone en perspectiva y explica: "Es cierto que en los contratos antiguos suele haber todavía usuarios especiales que hoy SAP ya no ofrece. Entonces es necesario sondear cuál es la mejor estrategia y qué derechos necesita realmente el cliente en el futuro. Esto puede cambiar drásticamente con el paso de los años. Los usuarios especiales definidos en detalle hace diez años pueden haber perdido importancia hoy en el curso de la digitalización; por supuesto, lo contrario también es concebible. Por cierto, hay que distinguir aquí entre las CGC clásicas -que no regulan los derechos de uso en detalle- y la lista detallada de precios y condiciones, que contiene las métricas."

Un discurso exitoso sobre la concesión de licencias empieza obviamente por definir las propias necesidades, como señala Jana Jentzsch: "La pregunta clave -también para la transición a S/4- es siempre: ¿Qué necesita realmente el cliente? ¿Dónde necesita margen de maniobra? ¿Cuál es su estrategia de futuro? Pero también: ¿De qué puede prescindir? Lo que se puede criticar es que SAP ofrece hoy en día muchos menos tipos de usuarios y que las reagrupaciones globales en el nuevo sistema de licencias de SAP a menudo no son económicamente ventajosas para el cliente, también porque aquí se conceden derechos que no se necesitan en absoluto. El objetivo debe ser un contrato sostenible que ofrezca al cliente todos los derechos que necesita, pero también opciones de diseño, y que también sea económicamente atractivo a largo plazo, y no sólo en el momento de firmar el contrato."

El proyecto de contrato S/4

La pregunta que se hacen todos los clientes actuales de SAP es: ¿Cómo debe prepararse una persona afectada para la conversión a S/4? "Debería empezar a planificar lo antes posible y poner en marcha un proyecto para toda la empresa en el que participen todos los departamentos pertinentes.", es la rápida respuesta de Jana Jentzsch. Hay que definir los retos técnicos, comerciales y jurídicos. "El borrador de contrato que envía SAP es la fase final del proyecto, no la inicial", subraya el experto en licencias.

Desde la perspectiva de un no abogado, la pregunta a la abogada Jana Jentzsch: ¿Cómo migra un cliente SAP existente a S/4 de forma legalmente segura? "La cuestión es qué significa realmente "legalmente seguro" en una migración a S/4 Hana. Si se refiere a que con 'sin Si quiere traducir esto como "sin riesgo jurídico", le digo que no es posible." SAP tiene demasiado poder en las negociaciones, es como interpreta la situación Jana Jentzsch, pero "Se trata de la gestión de riesgos. Por "migrar a SAP S/4 Hana de forma jurídicamente segura" entendemos que el cliente debe comprender los riesgos jurídicos en particular y amortiguarlos de forma eficiente."

La conversión a S/4 se convierte en una tarea de Sísifo. "Piense en la migración a S/4 como en un puzzle de 100.000 piezas", Jana Jentzsch ilustra el reto. "Estas 100.000 partes también tienen una referencia jurídica directa o indirecta. Hay que identificar, comprender, priorizar y, por último, ensamblar cada una de las partes. Al juntarlas, todavía hay que pulir muchas esquinas y bordes para que al final encajen. Y, por supuesto, hay que decidir dónde no se puede transigir, dónde hay que minimizar el riesgo, dónde tiene que encajar todo."

Tener razón y acertar no es lo mismo. "La ley y los acuerdos contractuales basados en ella son el instrumento adecuado para aplicar una gestión precisa del riesgo.", subraya el abogado que concede las licencias. "A menudo vemos que los riesgos no se evalúan correctamente porque hay una falta de comprensión jurídica. Muchos clientes desconocen los detalles contractuales: me refiero al contenido de las CGC, la PKL, los acuerdos de protección de datos y los suplementos de los productos. Ya hemos asesorado a una docena de empresas del DAX, la mayoría en segundo plano. El objetivo es, en primer lugar, poner a los clientes en situación de tomar decisiones con conocimiento de causa y posicionarse de la mejor manera posible en la fase previa a la redacción del contrato."

Estrategia de salida de la nube

Un tema muy difícil en la comunidad SAP es una posible estrategia de salida para los usuarios de la nube. El ascenso con SAP y la estrategia de SAP en la nube dan la impresión de ser una calle de sentido único.

"Una estrategia de salida es importante y el cliente debe tenerla en cuenta.", afirma Jana Jentzsch. "Por supuesto, los contratos en la nube también ofrecen la posibilidad de rescisión. La renovación no es obligatoria; el cliente puede rescindirlo. Sin embargo, estos derechos están concebidos de forma bastante inflexible y las posibles opciones de actuación deben explorarse en una fase temprana. Es importante saber qué escenarios deben amortiguarse. No todas las nubes son iguales. Por ejemplo, la nube privada también puede ser un posible escenario de salida de la nube pública si se ajusta a las necesidades del cliente."Gracias por el discurso.