Workflows, documents numériques, KPI standardisés

De nombreuses entreprises allemandes utilisent les fonctions intégrées de SAP Human Capital Management (SAP HCM) pour leurs principaux processus de gestion du personnel, tels que la gestion des données du personnel, la paie ou la gestion des temps.

Pour les entreprises décentralisées, cela signifie que le responsable sur place, c'est-à-dire le directeur de la filiale ou de l'usine, est confronté à des processus de gestion du personnel, notamment en ce qui concerne les contrats de travail :

Il rédige et vérifie le contrat de travail lors de l'embauche, de la prolongation d'une durée déterminée, de la suppression d'une durée déterminée, d'une mutation ou d'une rupture de contrat. Toutefois, à côté de lui, l'organisation RH centrale et éventuellement un HR Business Manager dans le département RH régional sont généralement impliqués dans ces processus.

Les processus manuels freinent le travail des RH

Dans la plupart des cas, la coordination entre ces acteurs se fait manuellement et sur papier, ce qui la rend assez complexe. Les documents d'accompagnement - contrat, fiche personnelle, formulaires, dossiers de candidature - sont imprimés et souvent envoyés plusieurs fois par la poste.

Lors d'une procédure de recrutement, par exemple, il manque alors une vision claire de l'ensemble du processus lié au contrat de travail. Cela a pour conséquence que les personnes concernées doivent, si nécessaire, demander laborieusement par téléphone ou par e-mail le statut actuel du traitement du dossier.

De manière générale, les temps de traitement s'allongent en raison des nombreuses ruptures de médias. Imaginez les temps d'exécution dans une entreprise qui compte plus de 100 boutiques dans toute l'Allemagne et qui exécute des processus liés au contrat de travail tels que ceux décrits.

Le directeur de la filiale ou de l'usine doit donc prévoir un délai considérable pour la procédure de recrutement et il en résulte un overhead bureaucratique qui engendre des coûts élevés.

Il est nettement plus simple et plus efficace que la procédure de recrutement, mais aussi d'autres processus RH tels que le traitement des demandes d'heures supplémentaires, soient basés sur un workflow et donc standardisés, continus et automatisés.

Cela nécessite l'utilisation d'une solution informatique qui est facile à utiliser et qui s'intègre parfaitement dans SAP HCM, comme par exemple la Location Suite de Treorbis. Elle est modulaire et basée sur Web Dynpro for Abap.

Structure de workflow

Le noyau central de Location Suite est son puissant cadre de flux de travail générique et donc flexible, le gestionnaire de processus HCM. Toutes les données du personnel y sont saisies de manière centralisée, gérées et, si nécessaire, transmises automatiquement et directement aux bons services avec tous les documents nécessaires pour la suite du traitement.

L'époque des fiches fastidieuses, des notes manuscrites illisibles ou de l'attente d'informations est donc révolue. Même le directeur de la filiale ou de l'usine est toujours parfaitement informé.

Un tableau de bord avec des fonctions de feu tricolore lui indique les dates importantes, comme l'expiration d'un délai, afin qu'il puisse déclencher ponctuellement les mesures correspondantes d'un simple clic de souris.

Contrat de travail en quelques heures

Grâce au flux continu de données et de documents, les processus liés aux contrats sont rationalisés et les temps de traitement sont réduits de manière significative.

Avec Treorbis Location Suite, une procédure de recrutement ne prend que quelques heures, de la saisie des données personnelles à la présentation du contrat prêt à être signé.

Une telle réaction rapide augmente l'attractivité d'une entreprise en tant qu'employeur auprès des candidats et représente un gain d'image non négligeable.

La qualité des données en profite également, car toutes les informations ne doivent être saisies qu'une seule fois. Qu'il s'agisse d'une procédure de recrutement ou d'une modification de contrat, un workflow transmet directement les données nécessaires aux services concernés dans l'organisation RH régionale ou centrale.

La séquence des différentes étapes de travail est définie avec précision, tout comme les données qui doivent être saisies par le responsable du personnel sur place et mises à la disposition des services concernés.

Transfert de données par simple pression sur un bouton

Une fois que toutes les données ont été vérifiées et validées par les services du personnel compétents, le responsable génère le contrat de travail prêt à être signé et tous les autres documents nécessaires en appuyant sur un bouton.

Le contrat est imprimé et signé, puis scanné avec les autres documents et automatiquement muni d'un code-barres QR. Cela garantit que les documents sont traités sans problème, attribués clairement au bon processus sous la forme d'un "dossier de circulation électronique" et archivés de manière à garantir la sécurité de la révision.

Les documents accompagnant les processus, tels que les contrats, les questionnaires ou les formulaires, peuvent être créés rapidement et facilement sous forme de PDF à l'aide de modules de texte prédéfinis et enregistrés dans le gestionnaire de processus HCM, et ce même dans l'identité visuelle de l'entreprise concernée.

Afin de garantir la sécurité du processus, la poursuite du traitement n'est possible que lorsque tous les documents nécessaires sont disponibles. Un suivi de l'état informe automatiquement les collaborateurs impliqués des tâches à accomplir, en fonction de leur rôle et de leur autorisation.

Une fois le processus terminé, toutes les informations et les documents correspondants sont transférés par simple pression sur un bouton dans SAP HCM, où ils sont affectés aux bons infotypes SAP ou classés dans le dossier personnel électronique.

KPIs uniformes

Une fois que les processus RH liés aux contrats sont harmonisés à l'échelle de l'entreprise, il est possible de créer des indicateurs RH uniformes qui peuvent être utilisés pour l'analyse. Grâce au module logiciel HCM Analytics, qui fait partie intégrante de Location Suite, le directeur de filiale peut par exemple consulter les indicateurs clés de performance (KPI) actuels concernant par exemple la fluctuation du personnel, la structure des salaires ou la structure d'âge.

Il est également possible de comparer les performances des collaborateurs de son propre site avec celles d'autres filiales ou de l'ensemble de l'entreprise, ce qui fournit des informations importantes pour améliorer la gestion des ressources humaines. Un tableau de bord central présente les indicateurs RH sous forme de graphiques clairs, qui peuvent être affinés jusqu'au niveau de détail souhaité grâce à une fonction d'exploration.

HCM Analytics est basé sur la solution SAP BusinessObjects Dashboards, la gestion des données se fait dans un SAP Business Warehouse (SAP BW). La Location Suite est en outre constamment développée et améliorée - tout en tenant compte de la tendance à la consumérisation de l'informatique : comme alternative à la représentation Web-Dynpro "classique", certains processus RH seront à l'avenir visualisés sur l'interface SAPUI5 (Fiori) moderne et intuitive.

Au banc d'essai

Dans le cadre de la planification et de la réalisation de processus RH basés sur le workflow, de nombreux défis très différents doivent être surmontés. Lors de la mise en œuvre d'un tel projet, il convient donc de faire appel à un prestataire de services HCM expérimenté tel que Treorbis, qui dispose d'un savoir-faire étendu, d'une méthode d'introduction structurée et d'un certain doigté pour faire comprendre les nouveautés aux utilisateurs.

Dans le cadre d'une analyse de la situation actuelle, les processus de l'entreprise sont d'abord examinés de manière critique, puis des améliorations sont élaborées pour chaque étape. Entre autres, les processus sont regroupés et le nombre de documents d'accompagnement est réduit.

L'environnement informatique existant est également passé au crible. Une approche incrémentielle s'avère ici utile. En utilisant la méthode BPMN (Business Process Model and Notation), un prototype pour les processus de bout en bout est d'abord modélisé, puis adapté successivement aux exigences du client et affiné jusqu'à ce qu'il soit prêt à être mis en œuvre.

Les efforts et les coûts liés à la mise en place de flux de travail assistés par l'informatique restent raisonnables. Les éléments du flux de travail - structure de l'écran, transition entre les étapes du processus, transmission des données ou contrôle des documents - sont représentés dans la Location Suite sous forme de composants réutilisables.