Nouvelle poussée de la facturation électronique

Au cours des dernières décennies, de nombreuses entreprises ont automatisé et optimisé avec succès les processus de traitement des factures entrantes imagées au format papier et PDF à l'aide de solutions de traitement des factures.

Les formats électroniques structurés pour l'échange de factures entre partenaires commerciaux existent depuis tout aussi longtemps. Cependant, à l'échelle mondiale, la part des factures électroniques structurées est relativement faible par rapport à la part des factures illustrées.

Cela s'explique d'une part par le fait que les factures papier dominent encore traditionnellement dans de nombreux pays. D'autre part, le format "électronique" le plus populaire pour les factures est le PDF.

Le fait est qu'une facture PDF ne contient pas les informations de facturation électronique structurées nécessaires au traitement électronique direct et à la meilleure numérisation possible.

Il semble donc que la facturation électronique soit un vieux chapeau qui, malgré ses nombreux avantages, n'est que rarement porté. Comment justifier ce phénomène alors que, selon une étude de la société de conseil Billentis, il est possible d'économiser 60 à 80% des coûts par facture du côté des fournisseurs et des clients ?

D'après notre expérience, de nombreuses entreprises se sont jusqu'à présent abstenues d'adopter la facturation électronique ou l'ont repoussée aux calendes grecques pour les raisons suivantes :

On pense souvent que la technologie est trop chère ou trop compliquée et qu'il existe trop de formats. En outre, les exigences légales ne sont pas claires dans différents pays en ce qui concerne l'authenticité, l'intégrité et l'archivage, et la validité de la déduction de la TVA est incertaine.

Mais la retenue n'est plus une option. L'obligation de mise en œuvre de la norme européenne 2014/55 dans les États membres de l'UE d'ici 2019 a modifié de manière significative les conditions-cadres.

La directive susmentionnée régit la facturation électronique des marchés publics. Elle oblige plus de 300 000 administrations publiques dans les pays de l'UE à être prêtes pour la facturation électronique en termes de système et de processus à partir de novembre 2018/2019. Il est important de noter que les factures électroniques purement visuelles ne sont pas des factures électroniques au sens de cette directive.

La norme européenne en question a un effet de levier important sur l'ensemble de la facturation électronique. En effet, 45 à 65% des entreprises d'un pays sont des fournisseurs du secteur public. Il en résulte la nécessité pour les fournisseurs de fournir aux clients publics des factures structurées principalement sous forme électronique. Cela augmente indirectement l'importance de la facturation électronique sur le marché B2B.

Il est évident que les fournisseurs contraints de pratiquer la facturation électronique avec les administrations publiques souhaitent envoyer des factures électroniques quasiment par défaut à tous leurs clients en raison des avantages en termes de coûts.

Les destinataires des factures ont tendance à bénéficier d'avantages encore plus importants en matière de facturation électronique, puisque leurs économies potentielles sont presque deux fois plus élevées. D'un autre côté, les lois peuvent également anticiper les décisions des acteurs, comme le montre l'exemple de l'Italie. Dans ce pays, la facturation électronique est tout simplement imposée aux partenaires commerciaux italiens.

Au plus tard à partir du 1er janvier 2019, toutes les factures nationales en Italie devront être établies dans un format électronique défini, signées et échangées via un portail de facturation public. Il sera intéressant de voir quand d'autres pays de l'UE suivront l'exemple de l'Italie.

Il n'est pas nécessaire d'être prophète pour prédire que la tendance sera à la facture électronique dans toute l'Europe et que le papier et le PDF seront réduits au minimum dans les années à venir.

Mise en œuvre de la facturation électronique

Si une entreprise souhaite numériser davantage ses processus internationaux purchase-to-pay avec la facturation électronique, il y a de nombreux critères à prendre en compte. Les exigences techniques, les formats, les voies de transmission et les exigences légales en matière de facturation (contenu, contrôle, conservation) varient d'un pays à l'autre.

Les solutions de facturation électronique doivent - outre le fait de prendre en charge les exigences techniques et légales relatives aux factures - s'intégrer facilement dans l'environnement système existant, souvent hétérogène.

En outre, les solutions de facturation électronique doivent disposer d'une grande flexibilité afin de pouvoir s'adapter rapidement et efficacement au fil du temps à l'évolution des exigences en matière de factures et d'environnement client.

Le processus de réception de la facturation électronique se présente de manière simplifiée comme suit : Dans un premier temps, les factures sont reçues de manière automatisée via différents canaux de réception.

Une proportion élevée de factures électroniques ne peut être atteinte dans tous les pays que par une offre complète de modes de transmission et de formats d'entrée, afin de remplacer les factures papier traditionnelles et les factures au format PDF.

En ce qui concerne les formats électroniques, on peut observer une dynamique croissante, due en partie aux mises en œuvre nationales de la norme EU2014/55, mais aussi à d'autres facteurs.

Après réception, les contenus des factures de tous les différents formats sont préparés pour la suite du traitement. Cela signifie qu'ils sont transformés en une norme interne.

Pour ce faire, les factures déjà disponibles sous forme électronique structurée sont converties. Les factures papier scannées ou les factures PDF reçues par e-mail sont identifiées et extraites à l'aide de la technologie OCR/reconnaissance intégrée.

Les données extraites sont ensuite enrichies avec les données de base et les données de commande du système ERP. Chaque facture est automatiquement contrôlée - et ce, de manière individuelle pour chaque client, en ce qui concerne la référence de la commande, les écarts de quantité et de prix ou les règles spécifiques à chaque pays, comme les exigences légales en matière de déduction de la TVA.

Idéalement, les factures qui répondent à toutes les règles sont automatiquement transmises pour comptabilisation. Toutes les autres factures sont transmises à un processus intégré de clarification ou de validation, conformément aux directives propres au client.

Les personnes concernées par la validation ou la clarification des écarts de quantité et de prix sont déterminées de manière automatisée à cet effet.

Toutes les étapes par lesquelles passe une facture dans le processus de contrôle sont consignées. Le contenu de la facture nécessaire à la comptabilisation est transmis au système ERP du client.

La facture elle-même, les pièces jointes dans le processus de traitement, les protocoles de conversion et de traitement sont archivés de manière à garantir la sécurité de l'audit, conformément aux exigences nationales en vigueur.

Pour l'archivage, il existe dans certains pays des exigences légales particulièrement strictes en ce qui concerne l'utilisation d'horodatages, de signatures numériques et de documentations de procédures spéciales.

Utilisation sur site ou dans le nuage

Pour la plupart des clients, les solutions de cloud computing sont en principe plus adaptées que les solutions de facturation électronique en interne. Les solutions de facturation électronique pré-packagées dans le cloud, spécifiques à chaque pays, permettent de démarrer rapidement, indépendamment du niveau technologique et de la répartition géographique des partenaires commerciaux internationaux.

Un autre avantage d'une solution cloud est l'indépendance par rapport au système de réservation utilisé, ce qui est indispensable en particulier dans le cas d'environnements système très hétérogènes et permet une centralisation des processus et une standardisation qui seraient difficilement réalisables autrement.

Les exigences légales et les délais de conservation lors de l'archivage sont un autre aspect qui peut être bien rempli avec un service cloud, par exemple avec le service Invoice Portal de Seeburger.

Modèles hybrides

Les modèles hybrides, qui combinent la réception et la conversion, y compris les contrôles de signature, sous forme de services en nuage, avec le traitement, la comptabilisation et l'archivage en interne chez le client, peuvent également constituer une solution intéressante.

Par exemple, lorsqu'un système SAP central est utilisé globalement et que les agents (comptables, valideurs, acheteurs et administrateurs) souhaitent également traiter tous les autres processus dans SAP.

L'exploitation complète en interne n'est rentable que lorsque seuls quelques grands partenaires commerciaux doivent être connectés directement via la facturation électronique et qu'ils envoient chacun un grand nombre de factures provenant de quelques pays seulement.

Dès que des factures sont reçues de plusieurs portails gouvernementaux ou de fournisseurs certifiés, ou que différentes normes de signature doivent être vérifiées, il est en principe plutôt recommandé de recourir à un service de cloud computing qui maîtrise de telles tâches au pied levé - aujourd'hui comme à l'avenir.