Données et processus : Fiable et léger

Les processus décisionnels complexes dans un environnement dynamique font aujourd'hui quasiment partie du quotidien des organisations. Les départements financiers connaissent eux aussi des changements, et la comptabilité y occupe une position clé.

Seules l'optimisation et la numérisation continues des processus peuvent ici conduire au résultat souhaité. Le rôle des services financiers dans les entreprises a considérablement évolué ces dernières années.

Les CEO, les CIO ainsi que les directeurs des ventes et du marketing attendent de leurs directeurs financiers et de leurs équipes des analyses approfondies et des bases de décision pour contribuer à la création de valeur, si possible en temps réel.

C'est la seule façon de soutenir durablement la croissance des entreprises dans le monde des affaires actuel, interconnecté et hautement dynamique. Cette évolution n'est pas prête de s'arrêter.

Dans une étude mondiale de KPMG, 63 % des CEO interrogés en 2016 estimaient que la fonction de CFO allait continuer à gagner en importance au cours des trois prochaines années, y compris par rapport à d'autres postes du C-Level-Management.

L'optimisation des processus commerciaux à l'aide de technologies modernes figure donc en tête de l'agenda. Pour 70 % des CEO interrogés, c'est ce qui aurait le plus d'impact sur le rôle futur des directeurs financiers.

41 % souhaitent que leur directeur financier accorde l'attention nécessaire aux détails et aux processus. Les processus existants devraient pouvoir être adaptés rapidement et à tout moment aux nouvelles exigences et devraient éliminer les sources d'erreurs dues aux ruptures de médias.

Les responsables de la comptabilité peuvent apporter une contribution décisive dans ce domaine. Il s'agit ainsi de garantir à tout moment des transactions et des clôtures sans erreurs ainsi que des analyses pertinentes.

Pour cela, les données sous-jacentes telles que les créances et les dettes doivent être disponibles en temps réel et être correctes. Les services financiers sont soumis à une forte pression, en particulier lors de la clôture mensuelle, pour que toutes les transactions soient comptabilisées à temps et avec précision.

Dans ce contexte, outre le facteur temps, le principe du "premier arrivé, premier servi" revêt une grande importance pour la saisie des données. Enfin, une qualité de données insuffisante entraîne des coûts indirects élevés et des efforts de correction accrus en raison de processus commerciaux erronés ou nettement retardés.

Alors, comment relever ces défis ? La clé du succès réside dans l'optimisation et la standardisation ainsi que dans l'automatisation poussée des processus SAP FI/CO, y compris ceux de la comptabilité.

Il s'agit ici de la saisie des données en temps voulu et avec une qualité maximale, de l'automatisation des processus, du traitement des données de masse et de la création de rapports. Cependant, la plupart des approches d'automatisation des processus SAP manquent de flexibilité et sont fortement dépendantes des ressources informatiques.

Il faut donc des systèmes qui bénéficient d'une acceptation maximale de la part des utilisateurs et qui évitent l'utilisation de "solutions de contournement" généralement non auditables. La plate-forme de gestion des données d'application (ADM) de Winshuttle, qui est utilisée depuis des années par des clients renommés, a fait ses preuves dans ce domaine. Deux exemples pratiques illustrent sa valeur ajoutée.

Maersk Line : plus 15 pour cent de productivité

Maersk Line est le plus grand armateur de porte-conteneurs au monde. Chaque fois qu'un navire accoste dans un port et livre des conteneurs, des factures sont établies et les fournisseurs sont payés. Toutes les données de transaction générées à cette occasion sont gérées par le logiciel de gestion commerciale SAP ERP 6.0 Financials.

Pour chaque code de transaction financière, les collaborateurs doivent saisir des données individuelles. Au début, Maersk faisait confiance à la configuration et à la comptabilisation manuelles. Cette procédure demandait beaucoup de travail et de temps et était sujette à des erreurs, donc coûteuse.

Au fil du temps, les processus de saisie ont été localisés dans différents pays, ce qui a encore augmenté les coûts et le nombre d'erreurs dans le système.

Pour résoudre le problème, Maersk a d'abord misé sur l'utilisation de Microsoft Access et de macros Excel. Cela a rapidement impliqué la gestion de plus de 2000 scripts et modèles, ce qui a entraîné d'importants problèmes de gestion et de conformité.

Maersk a finalement mis en œuvre la plate-forme ADM de Winshuttle. Les employés utilisent ainsi Excel, qu'ils connaissent bien, pour la saisie des données. Cela minimise les erreurs de saisie et l'embarras qui se produisent souvent lors de la saisie des données directement dans SAP.

La plate-forme régule le transfert des données vers SAP et se charge également de leur validation avant même qu'elles n'entrent dans SAP. De plus, l'équipe informatique de Maersk a pu standardiser les processus avec des modèles et des applications de workflow et supprimer les macros non gérées - une contribution importante à la conformité et à la disponibilité du système.

Grâce à la plate-forme, Maersk a pu réduire considérablement les erreurs et les corrections nécessaires. De plus, les transactions telles que l'enregistrement des paiements entrants (F-28) et le rapprochement des paiements (F-32) ont permis de gagner 90% de temps par opération.

Maersk estime que l'augmentation de la productivité des équipes financières et comptables est de 10 à 15%. Grâce à l'optimisation réussie des processus, l'entreprise a pu retirer 50 collaborateurs à plein temps pour les affecter à des projets dans lesquels ils peuvent apporter leur expertise de manière plus ciblée.

Schnellecke accélère le traitement des documents

Si l'on veut optimiser les processus dans le domaine de la comptabilité, les documents entrants provenant de services externes, dont la structure des données ne peut pas être influencée, représentent un défi particulier. Cela vaut en particulier pour les documents papier, mais aussi pour les documents numériques entrants tels que les factures entrantes.

Leur traitement recèle un grand potentiel de réduction des coûts, surtout en cas d'intégration complète dans SAP. Une gestion centralisée des factures est particulièrement recommandée pour les entreprises ayant plusieurs sites.

C'est là que les solutions logicielles du partenaire de Winshuttle, le WMD Group, entrent en jeu. Sur cette base, il est possible d'installer un contrôle des coûts et des recettes qui augmente la transparence dans la comptabilité. Ainsi, pour la comptabilité fournisseurs, les modules SAP MM (commande) et FI (facture) peuvent être reliés et des processus de validation peuvent être mis en place jusqu'au niveau des positions des factures.

Grâce à l'automatisation, le processus de la commande au paiement (Procure to pay = P2P) peut être accéléré. En se basant sur les solutions du WMD Group, Schnellecke Logistics, un prestataire de services logistiques pour l'industrie automobile présent dans 15 pays, a optimisé de manière décisive la gestion de ses documents.

Selon Bernd Grimm, Senior Manager IT chez Schnellecke, les processus ont pu être accélérés d'un facteur quatre.

A ce sujet, Grimm

"Nous avons ainsi pu compenser avec succès la réduction de notre équipe due au congé maternité et à la retraite partielle".

Si les factures ne sont pas disponibles sous forme électronique, elles doivent d'abord être scannées et converties en documents numériques. Si elles sont reçues par voie électronique, les informations relatives à la facture sont automatiquement reconnues, comparées aux données de base SAP et soumises à un contrôle de plausibilité. Le processus de validation peut ensuite être déclenché. Grâce aux processus P2P de bout en bout, les contrôles de factures peuvent être effectués beaucoup plus rapidement.

Conclusion

La saisie des données, leur qualité et le traitement des documents peuvent être optimisés à l'aide de technologies appropriées. Les organisations peuvent ainsi améliorer considérablement l'efficacité et la transparence des processus de leur comptabilité.

Ainsi, grâce à la minimisation des corrections nécessaires, des ressources précieuses sont préservées et des décisions fondées peuvent être prises plus rapidement. Il est ainsi possible de s'assurer des avantages concurrentiels significatifs.