Plus de flux de trésorerie

Les remboursements de la TVA sont coûteux, complexes et sujets à erreurs. Non seulement il y a de plus en plus de réglementations et d'obligations de conformité, mais en plus, ces réglementations n'ont cessé d'évoluer récemment au niveau international. Rien que l'année dernière, 24 pays ont mis en œuvre une modification temporaire de leur TVA.

Il est presque impossible de se tenir au courant de la situation actuelle. De plus, les autorités fiscales demandent de plus en plus de données autour des processus de transaction. La vérification manuelle des justificatifs et des décomptes soumis peut donc s'avérer très laborieuse et coûteuse - en particulier lorsque les rapports sont refusés par les autorités fiscales.

Face à ce marécage réglementaire, les entreprises craignent en outre de tomber dans le piège de la conformité. Une récente étude SAP-Concur montre que 39 % des entreprises allemandes s'attendent à l'avenir à des contrôles encore plus fréquents et à des amendes plus élevées en cas de non-respect de la conformité. En effet, les autorités fiscales numérisent elles aussi de plus en plus leurs processus de contrôle - les erreurs dans les données des entreprises sont alors vite repérées et les amendes sensibles constituent un risque croissant.

Pour les utilisateurs de Concur Expense, il existe depuis cette année une solution intelligente, basée sur l'IA, qui fonctionne avec le logiciel SAP-.
Partner et VATBox. L'application ajoute le processus de récupération de la TVA à la gestion des frais de déplacement Concur basée sur le cloud, pour en faire un processus continu et automatisé de bout en bout, à partir d'une source unique : de la soumission des justificatifs à la facturation des frais et des dépenses de déplacement.

Comment l'intelligence artificielle peut-elle aider à récupérer la TVA ? Dans un premier temps, l'outil reconstitue l'ensemble du voyage pour l'interpréter dans un deuxième temps en fonction du contexte. Les transactions présentant un potentiel de remboursement sont identifiées, la validité et l'exhaustivité des justificatifs fournis sont vérifiées. Chaque information contenue dans les justificatifs est examinée.

Pour ce faire, la solution intègre et met à jour en permanence toutes les réglementations fiscales mondiales. Le suivi et la mise à jour des modifications fiscales globales sont ainsi optimisés numériquement et la conformité est assurée pour différentes juridictions et unités organisationnelles. L'intelligence artificielle apprend à reconnaître des modèles en se basant sur les données de plus de 4,6 millions de fournisseurs et prestataires de services enregistrés dans VATBox. Le workflow de validation est ainsi constamment affiné.

Règles volatiles et complexes 

Conformité, flux de trésorerie, allègement : trois quick wins avec une seule solution. En raison du traitement automatisé, le nombre d'erreurs commises lors de la remise et de la vérification des justificatifs est nettement inférieur, ce qui permet - malgré des réglementations de plus en plus volatiles et complexes - d'augmenter considérablement la conformité. L'outil protège contre les amendes de la part des autorités fiscales. Les entreprises obtiennent un remboursement tout en simplifiant et en accélérant le processus de remboursement.

Les collaborateurs tout au long du processus de remboursement sont soulagés. Cela vaut aussi bien pour les collègues en déplacement, qui n'ont plus qu'à envoyer les notes de frais ou les justificatifs, que pour le service financier, puisque l'outil complète et valide automatiquement toutes les informations pertinentes. 

Les sources de données sont intégrées dans un flux de travail. Les utilisateurs peuvent consulter, analyser et visualiser les étapes du processus dans un tableau de bord. Ainsi, ils ne sont pas seulement préparés à tout moment aux audits et aux contrôles réglementaires. Le tableau de bord crée également de la transparence à chaque étape du processus, ce qui permet de détecter les sources d'erreur fréquentes et de gérer efficacement les dépenses - et ce, au fur et à mesure qu'elles sont générées.

Près de la moitié des justificatifs non remboursables sont dus à des duplicatas remis à tort ou à des données de justificatifs manquantes, comme une adresse d'entreprise oubliée. De telles erreurs évitables sont détectées grâce à la préparation claire des données et peuvent être évitées à l'avenir. 

Le processus décrit se déroule en arrière-plan, sans charge de travail supplémentaire pour les responsables financiers. Différentes interfaces API et des scripts d'extraction permettent d'intégrer automatiquement les données de Concur Expense en un seul clic. (pmf)