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Mehrwertsteuerrückerstattungen sind aufwändig, komplex und fehleranfällig. Es gibt nicht nur immer mehr Regelungen und Compliance-Verpflichtungen, zusätzlich haben sich diese Regelungen zuletzt international stetig verändert. Allein im vergangenen Jahr haben 24 Länder eine vorübergehende Änderung ihrer Mehrwertsteuer umgesetzt.

Es ist nahezu unmöglich, in der aktuellen Situation auf dem Laufenden zu bleiben. Zusätzlich fragen Steuerbehörden immer mehr Daten rund um die Transaktionsprozesse an. Die manuelle Prüfung eingereichter Belege und Abrechnungen kann daher sehr aufwändig und kostenintensiv werden – insbesondere, wenn Reports von den Steuerbehörden abgelehnt werden.

Unternehmen haben angesichts dieses regulatorischen Sumpfs außerdem Sorge, in die Compliance-Falle zu treten. Eine aktuelle SAP-Concur-Studie zeigt, dass 39 Prozent der deutschen Unternehmen künftig noch häufigere Kontrollen und mehr Bußgeldzahlungen bei Compliance-Verstößen erwarten. Denn auch die Steuerbehörden digitalisieren zunehmend ihre Prüfprozesse – Fehler in den Angaben der Unternehmen sind da schnell gefunden, empfindliche Strafen ein steigendes Risiko.

Für Anwender von Concur Expense gibt es seit diesem Jahr eine intelligente, KI-basierte Lösung, die mit dem SAP-
Partner und VATBox angeboten wird. Die Anwendung erweitert das cloudbasierte Concur-Reisekostenmanagement um den Prozess zur Mehrwertsteuerrückerstattung in einen fortlaufenden, automatischen End-to-End-Prozess aus einer Hand: von der Belegeinreichung bis zur Abrechnung der Spesen und Reisekosten.

Wie kann künstliche Intelligenz bei der Mehrwertsteuerrückerstattung helfen? Im ersten Schritt rekonstruiert das Tool jeweils die gesamte Reise, um sie im zweiten Schritt ihrem Kontext entsprechend zu interpre-tieren. Transaktionen mit Erstattungs-potenzial werden identifiziert, eingereichte Belege auf ihre Gültigkeit und Vollständigkeit hin überprüft. Jede einzelne Information auf den Belegen wird untersucht.

Dafür integriert und aktualisiert die Lösung fortlaufend sämtliche globalen Steuervorschriften. Die Überwachung und Aktualisierung globaler Steueränderungen werden somit digital optimiert und die Compliance für verschiedene Rechtssysteme und Organisationseinheiten sichergestellt. Die künstliche Intelligenz lernt basierend auf den Daten der über 4,6 Millionen bei VATBox registrierten Anbieter und Dienstleister, Muster zu erkennen. So wird der Validierungsworkflow ständig verfeinert.

Volatile und komplexe Regeln 

Compliance, Cashflow, Entlastung: drei Quick Wins mit einer Lösung. Aufgrund der automatisierten Verarbeitung werden bei der Einreichung und Prüfung der Belege deutlich weniger Fehler gemacht, sodass – trotz der zunehmend volatilen und komplexen Regelungen – die Compliance deutlich erhöht wird. Das Tool schützt vor Bußgeldern seitens der Steuerbehörden. Unternehmen holen die Rückerstattung heraus, während gleichzeitig der Erstattungsprozess vereinfacht und beschleunigt wird.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlang des gesamten Erstattungsprozesses werden entlastet. Das gilt sowohl für reisende Kolleginnen und Kollegen, die nur noch die Spesenabrechnungen oder Belege einreichen müssen, als auch für die Finanzabteilung, da das Tool automatisch alle relevanten Informationen ergänzt und validiert. 

Die Datenquellen sind in einem Workflow integriert. Die Anwender können die Prozessschritte in einem Dashboard abrufen, analysieren und visualisieren. Damit sind sie nicht nur jederzeit auf Audits und behördliche Prüfungen vorbereitet. Das Dashboard schafft auch Transparenz über jeden Prozessschritt hinweg, sodass häufige Fehlerquellen aufgedeckt und Ausgaben effizient gesteuert werden können – und zwar während sie entstehen.

Nahezu die Hälfte der nicht erstattungsfähigen Belege geht auf fälschlich eingereichte Duplikate oder fehlende Belegdaten wie eine vergessene Firmenanschrift zurück. Solche vermeidbaren Fehler werden dank der übersichtlichen Aufbereitung der Daten aufgedeckt und können zukünftig verhindert werden. 

Der beschriebene Prozess läuft im Hintergrund ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand für Finanzverantwortliche ab. Verschiedene API-Schnittstellen und Extraktionsskripte ermöglichen die automatische Integration der Daten aus Concur Expense mit nur einem Klick. (pmf)