Les cinq principaux obstacles à l'efficacité des RH

La dynamique sans cesse croissante du monde des affaires confronte aujourd'hui les départements des ressources humaines à de multiples défis - mot-clé : monde du travail 4.0 ou ll. Pour y faire face, il est indispensable de numériser et d'harmoniser les processus RH à l'échelle de l'entreprise afin de les rendre efficaces, flexibles et transparents, et de définir des indicateurs clés de performance (KPI) RH de manière uniforme. Des études telles que le HR Software Monitor 2017 montrent toutefois que la numérisation des processus RH n'en est encore qu'à ses débuts dans de nombreux endroits. En conséquence, le service du personnel est tellement occupé par des activités manuelles et des tâches administratives chronophages qu'il ne reste guère de place pour le travail stratégique du personnel.

Les cinq principaux obstacles à l'efficacité des RH

Les cinq points suivants consomment inutilement beaucoup de temps et constituent les principaux obstacles à une plus grande efficacité dans les processus RH :

1. Gestion décentralisée des données de base du personnel : Au fil des années, de nombreuses entreprises ont créé un paysage RH hétérogène avec de nombreuses applications différentes - logiciels SAP et non SAP, applications on-premise et cloud - qui ne sont pas ou peu reliées entre elles.Toutes les données du personnel doivent donc être créées, gérées et, si nécessaire, supprimées séparément dans les différentes solutions RH. Cette multiplication des saisies entraîne non seulement un risque d'erreurs de saisie, mais aussi et surtout un déséquilibre des données.
2. Ruptures de médias dues à des silos de données : dans un paysage RH hétérogène, des silos de données apparaissent, provoquant des ruptures de médias et nécessitant des étapes de travail manuelles à forte intensité de main-d'œuvre.Les processus tels que les déclarations d'absence, les demandes de congé et de voyage ou les décomptes de frais sont encore souvent traités sur papier. La qualité des données et la sécurité des révisions en pâtissent inévitablement.
3. Consolider manuellement les KPI RH : Les entreprises qui ne gèrent pas les données du personnel de manière centralisée et qui conservent les informations issues des entretiens d'évaluation sous forme de documents papier doivent rassembler, consolider et préparer manuellement les données du personnel, ce qui nuit à la qualité des KPI RH, des analyses et des rapports. La direction reçoit alors des rapports RH basés sur des informations obsolètes, et ce avec un certain retard.
4. Saisir et corriger les temps du personnel à la main : Une gestion des temps efficace est la condition préalable à un calcul fiable de la rémunération. Les processus d'autorisation, par exemple pour les heures supplémentaires, sont inutilement compliqués lorsqu'ils ne sont pas traités numériquement.
5. Frais de recherche élevés et manque d'informations : Qui est mon interlocuteur au sein du service RH ? Où sont stockés les formulaires RH ? Répondre à ces questions et à d'autres similaires s'avère fastidieux lorsque les informations et les documents pertinents ne sont pas stockés de manière centralisée, mais dans différents systèmes de classement, voire dans une armoire à dossiers.

La numérisation nécessite des données personnelles centralisées

De tels dévoreurs de temps, mais aussi des retards en matière de reporting RH, peuvent être éliminés si les processus RH sont numérisés et automatisés. La condition préalable est la gestion uniforme et centralisée des données de l'ensemble du personnel de tous les sites de l'entreprise - en respectant bien sûr strictement les exigences légales de chaque pays. Le point de départ de la fusion des données du personnel est une analyse qui montre quels sites utilisent quelles données RH et dans quels processus et systèmes RH. Sur la base de cette analyse, une base de données du personnel est créée, valable pour toute l'entreprise et alimentée dans le système central de données de base RH.

Dans ce contexte, il convient également de définir les conditions de création, de modification et de suppression des données du personnel à l'avenir, un aspect qui revêt également une grande importance au regard du nouveau règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD). Une plateforme cloud moderne telle que la suite HCM de SAP SuccessFactors, dont l'interface intuitive SAPUI5 permet aux utilisateurs d'effectuer leurs tâches en fonction de leur rôle, s'impose comme système central de gestion des données de base RH, que ce soit sur un ordinateur de bureau ou sur un smartphone ou une tablette.

Rapports RH globaux uniformisés

Si la paie ou la gestion des temps doivent être effectuées dans des solutions sur site, les données correspondantes doivent être correctement transférées du cloud RH vers ces applications, qu'il s'agisse d'un logiciel SAP ou non. Inversement, il faut s'assurer que les données de paie et de gestion des temps sont transférées vers le logiciel en nuage et qu'elles y sont disponibles pour des analyses.

Une gestion centralisée et uniforme des données du personnel, y compris des informations sur les capacités, les compétences ou les intérêts professionnels de chaque employé, constitue en outre la base permettant d'identifier à temps les besoins et les tendances en matière de développement du personnel et de les planifier à l'avance. En même temps, ces données constituent la base de la définition uniforme, sur tous les sites, d'indicateurs clés de performance (ICP) tels que l'équivalent temps plein ou le taux de rotation du personnel, et permettent ainsi d'établir des rapports RH globaux, harmonisés et de haute qualité.

Les applications cloud numérisent les processus RH

Les applications intuitives basées sur le cloud, qui permettent d'effectuer des tâches RH spécifiques en libre-service de manière simple, rigoureuse et transparente, constituent un élément important pour la mise en œuvre réussie d'une stratégie numérique RH. Du côté des employés, il s'agit des demandes de congé, des arrêts maladie, de la saisie et de la modification des horaires de travail, de la gestion des données personnelles ou de la gestion des voyages, de la demande à l'autorisation, en passant par la saisie des dates et des frais de voyage et la facturation. Du côté des cadres, il s'agit de l'approbation ou du refus des demandes de déplacement et de congé ou de l'attribution d'un remplacement de congé, mais aussi de la consultation du calendrier de l'équipe et des comptes horaires des salariés.

Pour ce faire, les entreprises peuvent utiliser des applications mobiles SAPUI5, par exemple celles du portail RH T.Ccon basé sur SAP Cloud Platform, qui s'intègrent parfaitement dans l'environnement SAP existant et complètent et étendent les fonctions standard de SAP HCM. Ces apps permettent de traiter numériquement de tels processus sans rupture de média : toutes les informations arrivent directement dans le domaine RH ou chez le supérieur hiérarchique ou, inversement, chez les collaborateurs, ce qui garantit une grande transparence en termes d'autorisations et de workflows. Un autre avantage du portail RH réside dans sa flexibilité, car pour chaque nouvelle exigence en matière de gestion du personnel, actuellement par exemple dans le cadre de la loi sur la transparence de la rémunération (EntgTranspG), une nouvelle app peut être développée en temps réel.

L'un des points cruciaux de la numérisation des RH est de passer au crible et d'optimiser les processus existants, en accord avec la stratégie commerciale et les objectifs RH, ainsi que d'élaborer et d'introduire de nouveaux processus RH qui augmentent sensiblement la contribution à la création de valeur. Les multiples tâches à accomplir dans le cadre d'un tel projet nécessitent toutefois des connaissances spécialisées approfondies et donc l'accompagnement d'un partenaire de conseil expérimenté.

Il dispose du savoir-faire nécessaire, élabore avec l'organisation RH une stratégie de numérisation et une feuille de route individuelle pour sa mise en œuvre et offre en outre un soutien dans le choix des logiciels, la consolidation des données du personnel et la définition d'indicateurs clés de performance (KPI) globalement homogènes. Un tel partenaire devrait fournir toutes les prestations d'un seul tenant - du choix des solutions (on premise, cloud) et des apps appropriées à la conception des processus, à l'implémentation et au suivi des applications et des processus après la mise en service. Il s'agit également de soutenir, à l'aide de méthodes de gestion du changement éprouvées, les changements qui surviennent parce que la numérisation brise des processus et des compétences bien établis. La voie est alors libre : de "gestionnaire administratif", le service RH se transforme en "créateur actif" d'une gestion du personnel orientée vers l'avenir et créatrice de valeur.