Le spécialiste des médicaments Engelhard mise sur un logiciel pour une gestion efficace des contrats à l'échelle de l'entreprise

Engelhard Arzneimittel, qui emploie plus de 450 personnes, est l'un des principaux fabricants de marques de médicaments en vente libre (OTC) et produit notamment des marques populaires telles que Prospan® et isla®. En tant qu'entreprise moderne, il était important d'adapter toujours plus tous les processus et procédures à l'évolution numérique. "Nous voulions une gestion numérique centralisée des contrats au sein de l'entreprise, tout en permettant leur création et leur autogestion dans les secteurs et les départements", explique Michael Brauers, IT Business Partner chez Engelhard Arzneimittel.

D'autres exigences ont également été posées à une solution adaptée, raison pour laquelle un catalogue détaillé des exigences a d'abord été établi. Pour Engelhard Arzneimittel, la gestion centrale des documents contractuels dans des dossiers numériques, afin que tous les collaborateurs puissent y accéder selon leur autorisation et indépendamment du temps, ainsi que l'archivage légal et révisable de tous les documents faisaient partie des "must". Les employés souhaitaient tout particulièrement pouvoir garder plus facilement un œil sur les délais et les échéances contractuels, par exemple pour renégocier les contrats à temps et éviter ainsi les coûts supplémentaires liés au respect des délais de résiliation. À cela s'ajoutait le souhait d'un design de logiciel convivial avec une interface web qui s'intègre parfaitement dans l'environnement SAP existant de l'entreprise.

Gestion des contrats intersectorielle

Chez Engelhard Arzneimittel, la gestion des contrats a été dès le début un thème transversal. "Avec cuContract, on utilise aujourd'hui un système qui est entièrement intégré dans l'environnement SAP existant et qui peut soutenir les différents modules SAP dans les différents domaines spécialisés ou interagir avec eux", explique Brauers.

Le système de gestion des contrats travaille avec des données pertinentes pour les contrats provenant des modules SAP respectifs - qu'il s'agisse de données de base (par ex. données clients ou fournisseurs), d'autorisations, de durées ou d'obligations de conservation. De même, celles-ci peuvent être affichées à partir de cuContract et des données pertinentes dans les modules SAP respectifs.

Les données contractuelles étant généralement sensibles, Engelhard Arzneimittel a accordé une importance particulière à des restrictions d'accès échelonnées et à des critères d'accès réglables avec précision. Toutes les saisies et modifications relatives à un processus sont consignées de manière à garantir la sécurité de l'audit.

Délais et échéances sous contrôle

Pour améliorer le flux de travail et la sécurité de la planification, Engelhard a demandé une gestion automatique des dates et des délais. Selon les responsables du projet, cela représente également l'une des principales valeurs ajoutées offertes par le système.

Comme les contrats donnent généralement lieu à des obligations financières, il est d'autant plus important de garder un œil sur toutes les conditions. En font partie la prestation et la contre-prestation convenues ainsi que les dates et les délais qui définissent les prestations dans le temps. C'est pourquoi le système de gestion des contrats cuContract comprend des fonctions détaillées pour rappeler les échéances et les obligations de paiement. Il existe également la possibilité d'enregistrer des plans de facturation et de paiement et de les vérifier par rapport aux factures. Ce qui devrait être programmé à grands frais dans un système de gestion de documents est standard dans la solution de Circle Unlimited. Aujourd'hui, les responsables reçoivent à temps des notifications par e-mail lorsque les délais contractuels ou de conservation expirent ou qu'un délai de résiliation est en cours.

Du coup d'envoi à l'utilisation productive

Après la première liste d'exigences établie par Engelhard, des experts de Circle Unlimited et du fabricant de médicaments se sont réunis pour déterminer les besoins détaillés de l'entreprise en matière de contrats. Il s'agissait également d'établir un concept d'autorisation, de décomposer les différents types de contrats typiques de l'entreprise et de chiffrer les contrats dans les différents départements. Au total, la période d'introduction de la solution cu jusqu'à la mise en service a duré un peu moins de six mois, un processus rapide compte tenu de la taille du projet. "Nous avons toujours bénéficié d'un soutien compétent et nous avons toujours réagi rapidement aux demandes. Circle Unlimited s'est distingué dans l'ensemble par sa grande compétence en matière d'implémentation", se souvient le Dr Markus Schäfermeyer.

Faciliter l'administration

Comme pour tout changement dans les processus habituels, certaines procédures ont dû être adaptées pendant et après l'implémentation de cuContract. Une gestion interne du changement chez Engelhard a aidé à la mise en œuvre du déroulement modifié des processus. "Certains collaborateurs étaient encore légitimement sceptiques en raison du surcroît de travail que représentait au départ la saisie des contrats, mais nous avons rapidement constaté la facilité apportée par le nouveau système dans la gestion et le suivi des contrats", explique Alexander Schumann, collaborateur du service juridique responsable de la gestion des contrats chez Engelhard Arzneimittel. Alors qu'auparavant, de nombreux contrats n'existaient que sous forme papier et qu'il était également difficile de garder un œil sur les délais, les utilisateurs gagnent aujourd'hui beaucoup de temps. Une structure de dossier uniforme permet d'avoir une vue d'ensemble optimale, et les dates et les délais sont facilement vus et respectés. Il en va de même pour les délais d'archivage et les exigences du RGPD, tout peut être défini dans le système pour chaque contrat. Le service juridique gère ainsi actuellement plus de 1000 contrats.

Processus optimisés autour des contrats

Poussé par le désir d'améliorer l'efficacité des processus dans l'organisation de l'entreprise, Engelhard a misé sur un logiciel moderne. Au lieu de dossiers papier et de listes Excel décentralisées, les plus de 450 collaborateurs du siège allemand de l'entreprise gèrent aujourd'hui tous les contrats de manière numérique.

Les contrats qui ne sont plus nécessaires et qui impliquent des obligations de paiement régulières ont pu être résiliés ou mis à jour. Les recherches fastidieuses de contrats dans des dossiers papier volumineux ainsi que les longs temps de recherche et d'attente font désormais partie du passé.

Encouragé par la bonne mise en œuvre et l'écho positif des collaborateurs sur la nouvelle gestion des contrats, Engelhard prévoit d'implémenter à l'avenir une création de documents automatisée. Celle-ci permet par exemple de générer de manière autonome et en gagnant du temps des contrats, de la correspondance standard et des e-mails mis en forme.