La loi sur l'accès en ligne

Nous pouvons travailler sur nos projets depuis notre bureau à domicile, commander des livres, des vêtements et même de la nourriture en restant allongés sur le canapé, et avoir accès à des tonnes de films, de séries et de musique. En principe, de nombreuses interactions entre les personnes et les entreprises d'une part, et les communes d'autre part, pourraient également être gérées numériquement à distance.

Les possibilités de cyberadministration - c'est-à-dire les offres des autorités et des institutions publiques utilisables via Internet - sont toutefois plutôt limitées jusqu'à présent. Et elles sont plutôt sous-utilisées.

La loi sur l'accès en ligne doit accélérer la numérisation

Le "Digital Economy and Society Index" (DESI) de l'UE donne une première indication de l'ampleur du retard à combler en Allemagne. Dans le rapport DESI 2019, l'Allemagne se trouve en queue de peloton dans le domaine des services publics numériques, tant globalement que pour les différents aspects. Le "eGovernment Monitor", publié par l'Initiative D21 depuis 2011 (entre-temps en collaboration avec l'institut de recherche Fortiss), donne une image plus précise de la situation.

Dans le moniteur pour 2019, seuls 48 pour cent des personnes interrogées en Allemagne indiquent avoir utilisé une offre de cyberadministration au cours des douze derniers mois (plus 8 pour cent par rapport à l'année précédente ; 2012 : 45 pour cent). En Autriche, ils étaient 70 pour cent (moins 4 pour cent par rapport à l'année précédente ; 2012 : 68 pour cent) et en Suisse 58 pour cent (plus 3 pour cent par rapport à l'année précédente ; 2012 : 58 pour cent).

Dans les trois pays, la recherche d'informations sur les sites Internet des communes est prédominante. En revanche, les demandes de certificats de bonne conduite ou les commandes d'actes en ligne sont rares. Les principaux obstacles sont, du point de vue des Allemands, que le service nécessaire n'est pas proposé (45%), que l'achat de matériel supplémentaire est nécessaire (44%) et que la structure des offres est opaque (43%).

La loi sur l'accès en ligne (OZG), promulguée en 2017 et en vigueur depuis, devrait faire bouger davantage la situation qui stagne plus ou moins depuis des années. L'Etat, les Länder et les communes sont tenus de proposer leurs prestations administratives sous forme numérique via des portails administratifs d'ici fin 2022. La loi est concrétisée par le catalogue de mise en œuvre de l'OZG, élaboré par le IT-Planungsrat, un comité mis en place par l'État fédéral et les Länder. Il définit 575 prestations administratives dans 14 domaines thématiques.

Obstacles administratifs

Mais le sujet n'est manifestement pas encore tout à fait acquis, surtout dans les communes. C'est ce qui ressort d'un sondage réalisé par l'entreprise de conseil BearingPoint. En effet, 42 pour cent des collaborateurs administratifs interrogés estiment que l'importance de la SCO pour l'organisation conviviale de leur commune est "plutôt faible" ou "faible". 39 pour cent déclarent que l'ampleur avec laquelle leur commune se consacre à la mise en œuvre de la LCO est "plutôt faible" ou "faible".

Et ce, bien qu'il reste encore quelques "to-do" à l'ordre du jour. Ainsi, pour 81% des personnes interrogées, l'adaptation des processus et organisations existants est l'un des plus grands défis, pour 45% c'est le budget et pour 42% chacun, la motivation des collaborateurs et la disponibilité des solutions et de l'infrastructure informatiques font partie des principaux obstacles.

A cela s'ajoute : Seules 16% des communes estiment que leur prestataire de services informatiques actuel est bien positionné pour la mise en œuvre de la LCO, 61% ne sont que partiellement d'accord et 23% ne le sont pas du tout.

Même s'il reste environ deux ans et demi avant l'échéance fixée par la loi, les estimations actuelles ne sont pas vraiment encourageantes. Et cela ne tient même pas compte du fait que la LCO se concentre exclusivement sur les interfaces avec les personnes et les entreprises. La manière dont leur intégration dans les systèmes des autorités et des institutions publiques doit être conçue reste ouverte.

Toutefois, le rapprochement stratégique et opérationnel du backend et du frontend est élémentaire pour établir un processus numérique de bout en bout qui contribue réellement à une plus grande efficacité et efficience pour toutes les parties concernées. Compte tenu de la tâche déjà considérable qui incombe aux communes, cette approche globale peut sembler être une charge supplémentaire que personne n'est prêt à assumer. De notre point de vue, c'est pourtant la seule voie raisonnable. Et dans de nombreux cas, cela ne signifie pas non plus une augmentation significative du travail.

SAP comme fondement

Pour que des processus continus sans rupture de média puissent voir le jour, deux facteurs sont, selon notre expérience, critiques pour le succès : les différents départements et unités doivent être prêts à collaborer. Et ils doivent remettre en question ensemble toutes les structures, tous les processus et tous les systèmes établis.

Ce n'est que lorsque cela sera fait qu'une architecture durable pourra être développée. Cela ne signifie d'ailleurs pas que l'ensemble de l'environnement système doit être mis en place d'ici fin 2022. Mais avec l'objectif en tête, il est possible de planifier judicieusement les différentes étapes dans une feuille de route. Les besoins technologiques et les exigences légales peuvent alors être représentés de la même manière.

Le fondement technologique d'une telle architecture est, dans le meilleur des cas, un système ERP orienté vers les exigences communales. Concrètement, cela signifie que le système doit reproduire les processus spécifiques et les directives légales des autorités et des institutions publiques et qu'il doit permettre d'intégrer facilement les applications éventuellement nécessaires pour les procédures spécialisées et de créer des interfaces flexibles vers l'extérieur.

Le système ERP doit donc répondre à des critères que les systèmes ERP orientés vers les entreprises ne couvrent pas forcément. Nous estimons que Suite 7 et S/4 y parviennent avec Public Sector Collection and Disbursement (PSCD), un module adapté à l'administration publique pour la gestion des caisses et des recettes.

Loi sur l'accès en ligne

Les solutions SAP peuvent être complétées de manière ciblée par des applications de partenaires - surtout dans le domaine des procédures spécialisées pour les processus à incidence financière. La raison en est les exigences très différenciées : Celles-ci diffèrent non seulement d'un État à l'autre, mais aussi, dans les systèmes fédéraux comme l'Allemagne, d'un Land à l'autre, voire d'une commune à l'autre. Pour reproduire malgré tout les processus dans l'administration publique de manière continue et sans rupture de médias, il est possible d'utiliser des applications mises à disposition par les partenaires SAP et qui comblent les lacunes de manière ciblée.

Par exemple, notre solution Suite4Public. Celle-ci complète SAP PSCD avec la solution modèle Doppik non seulement par des fonctions pour la gestion de la caisse et des recettes, mais aussi par des procédures spécialisées ou des applications communales pour les domaines "taxes foncières", "taxe professionnelle", "taxe sur les chiens", "autres recettes récurrentes", "exécution" et opérations critiques.

D'un point de vue technologique, de telles procédures spécialisées, comme celles de notre Suite4-Public pour les processus à incidence financière, constituent le point d'intégration pour les offres de cyberadministration orientées vers l'extérieur : La propriétaire d'un nouveau chien saisit donc toutes les données en ligne, par exemple dans un formulaire. De là, les données sont automatiquement transmises à la procédure spécialisée, où elles sont traitées.

Le retour d'information au propriétaire, y compris les taxes à payer, se fait ensuite à nouveau en ligne. Tout l'art consiste à orchestrer cette situation très hétérogène. De notre point de vue, cela commence par une prise de conscience des quatre étapes du processus global : Input, transmission des données, traitement ultérieur et output. L'input et l'output sont directement concernés par la LCO, tandis que la transmission des données et le traitement ultérieur le sont plutôt indirectement.

Pour chacune des quatre étapes, il est possible d'identifier la manière dont elles ont été représentées jusqu'à présent ou doivent l'être à l'avenir. Pour la mise en œuvre des aspects pertinents de la SCO, il existe par exemple différentes solutions de formulaires ou de portails proposées par différents fournisseurs.

Aucune de ces solutions ne couvre toutefois l'ensemble des 575 prestations administratives. La transmission et le traitement des données se font encore en partie manuellement ou à l'aide d'outils bureautiques. Lorsque des solutions informatiques spécifiques sont utilisées, les différents départements et unités les choisissent en fonction de leurs besoins.

Les communes devraient donc mettre en relation leurs différentes approches non technologiques et technologiques le long des quatre étapes du processus global. Cela permet de voir clairement où se situent les ruptures de médias et où il est éventuellement possible de réaliser des interfaces.

Les communes qui utilisent SAP comme noyau peuvent alors commencer à remplacer progressivement certains éléments de l'architecture par des composants basés sur SAP. Il est réaliste de penser que cela ne sera pas possible dans l'immédiat. Mais en s'orientant systématiquement vers SAP, on obtient petit à petit une commune vraiment innovante, qui offre le meilleur service possible aux personnes et aux entreprises locales.