Sur la piste des processus inefficaces

Les processus d'achat classiques sont un bon exemple de l'utilisation du Process Mining - ils comprennent en effet une très grande variété de transactions.

Les autorisations, les délais et les directives internes entraînent une grande complexité, qui augmente encore avec le nombre de fournisseurs et leurs conditions individuelles. Ce n'est qu'à l'aide d'une analyse et d'une optimisation continues du processus d'achat que les entreprises peuvent faire face à cette complexité et éviter, par exemple, les doubles emplois inutiles dus à des modifications ultérieures des prix ou des quantités.

Dans la chaîne d'approvisionnement, le raccourcissement des cycles de produits, la réduction de la profondeur de fabrication et la tendance à externaliser de plus en plus d'étapes de fabrication entraînent une plus grande dépendance vis-à-vis des fournisseurs et prestataires de services externes.

Il s'agit ici d'améliorer la conformité et l'efficacité de ces processus et d'identifier clairement les causes des inefficacités telles que les retards de livraison ou les niveaux de stock élevés.

Cela permet aux clients de Celonis Process Mining de tenir leurs promesses de livraison et de réduire les délais.

Une analyse des processus réels permet d'évaluer les différents acteurs et de gérer judicieusement tous les flux de matériel et d'informations. En un coup d'œil, il est possible de voir si les ressources matérielles et humaines nécessaires sont disponibles à chaque point de la chaîne d'approvisionnement sans détours ou s'il existe des goulots d'étranglement.

Dans la gestion des services informatiques, il devient possible de réduire les temps de passage des tickets et d'éviter le "ping-pong" des tickets - ce qui permet de réaliser des économies considérables sur les coûts.

Mais Celonis Process Mining est également souvent utilisé par les départements spécialisés et informatiques dans le cadre de projets d'harmonisation des processus, afin de déterminer l'état actuel et de mesurer en permanence les progrès de l'initiative.

Les services d'audit et les auditeurs ont recours au Process Mining pour identifier les irrégularités et les violations des règles de conformité dans les processus. Le logiciel est utilisé pour établir des plans d'audit, réaliser l'audit et en assurer le suivi.

On sous-estime souvent la nécessité de nettoyer les processus avant une migration. Par exemple, si une entreprise passe à S/4 Hana, cela pourrait être le bon moment pour corriger les inefficacités dans les processus et ainsi obtenir un meilleur retour sur investissement pour la nouvelle solution.

Au fil des années, il se peut qu'une prolifération de cas particuliers et de correctifs se soit développée, favorisant des variantes dans le processus. Dans certaines entreprises, plusieurs instances SAP ont été utilisées - ce qui augmente la probabilité que des variantes de processus indésirables se soient développées dans les différents systèmes ERP.

Celonis permet de détecter toutes ces divergences, de les comparer et de les uniformiser avant la consolidation - et de créer ainsi de meilleures conditions pour la migration.

Exemples tirés de la pratique

L'utilisation du Process Mining en vaut la peine : dans tous les domaines d'application, les entreprises ont obtenu une réduction des coûts de processus allant jusqu'à 30 pour cent - rien qu'en réduisant les boucles de processus ou les activités manuelles.

Comme les processus critiques d'une entreprise sont souvent analysés avec des millions de passages - par exemple dans une chaîne d'approvisionnement -, des améliorations sur quelques vis de réglage peuvent déjà conduire à des optimisations de coûts considérables.

Siemens

En principe, le Process Mining peut être appliqué aux données de tous les systèmes sources. Le groupe Bayer, par exemple, utilise la technologie Celonis pour analyser les données de plus de dix systèmes SAP.

Siemens analyse les données de plus de 70 systèmes SAP ECC à l'échelle mondiale sur une plateforme SAP Hana centralisée.

Celonis Process Mining s'appuie directement sur cette plate-forme et est utilisé par plus de 2000 utilisateurs. Aujourd'hui, plus de 30 processus différents sont analysés, comme le purchase-to-pay ou le order-to-cash.

Schukat Electronic

Le meilleur exemple est Schukat Electronic à Monheim, un distributeur de composants électroniques avec 25.000 produits dans son portefeuille.

Schukat utilise SAP depuis 2009 et a été l'une des premières entreprises à mettre en œuvre un entrepôt commercial basé sur Hana en 2012. Celonis a été utilisé dans un premier temps dans les achats pour l'évaluation des fournisseurs.

Un projet pilote sur l'infrastructure SAP Hana existante a prouvé que tout était parfait chez Celonis : la vitesse, la transparence créée et aussi la possibilité de tirer rapidement des conclusions des analyses et même d'observer l'effet des mesures en temps réel.

En l'espace de deux semaines seulement, les premières évaluations étaient sur la table. Aujourd'hui, le service des achats sait exactement qui livre de manière fiable et dans quel délai, il peut renégocier et passer des commandes de manière encore plus ciblée.

Afin d'améliorer le flux de marchandises, Schukat a suivi le mouvement en analysant les données de l'entrepôt - là où se trouve la véritable valeur ajoutée chez Schukat et où l'on soupçonnait également les retards.

En se basant sur les données d'un système de gestion d'entrepôt étendue (EWM) SAP, Celonis fournit des informations sur les commandes depuis la saisie du bon de livraison dans l'entrepôt jusqu'à la livraison effective - à un niveau granulaire.

Et l'analyse a été positivement surprenante : il n'y avait pratiquement plus de perte de temps, les étapes d'optimisation des dernières années avaient été couronnées de succès. Grâce à Celonis Process Mining, il a été possible de démontrer clairement que les véritables goulets d'étranglement se situaient du côté des ventes :

Il y avait ici des ruptures de médias et des obstacles que l'on s'imposait à soi-même, comme les blocages de livraison ou la gestion des crédits. De plus, toutes les commandes n'étaient pas traitées de manière automatisée.

Celonis a pu créer une transparence de bout en bout qui a permis à la direction de découvrir de nombreux points de départ pour l'optimisation. L'effort à fournir est limité : Une évaluation de Process Mining dans Celonis est établie une fois pour toutes, puis la mise à jour des données s'effectue en arrière-plan - si rapidement grâce à Hana que l'utilisateur ne s'en aperçoit pas, mais dispose toujours de données actuelles.

Les responsables peuvent analyser très précisément ce qui s'est passé dans chaque étape du processus, jusqu'au niveau de la position du document. Schukat dispose aujourd'hui d'un aperçu, d'une vue d'ensemble et d'une transparence des processus - partout.

Von Ardenne

Le constructeur de machines et d'installations saxon Von Ardenne a obtenu des résultats tout aussi bons. En 2013, dans le cadre de l'introduction de SAP et de la fusion d'un environnement système jusqu'alors très hétérogène, le Process Mining a également été utilisé.

La technologie a d'abord été utilisée dans le processus purchase-to-pay (P2P), et plus précisément dans le suivi des fournisseurs ainsi que dans l'achat stratégique et opérationnel de produits.

Les résultats ont été si convaincants que le service après-vente a rapidement fait part de ses besoins : il utilise aujourd'hui le logiciel pour analyser le processus de service à travers les systèmes SAP et CRM.

D'autres analyses sont dans le pipeline, par exemple dans les domaines de la gestion de la qualité, de l'ITSM ou de la gestion de projet.

Il existe également un grand potentiel dans le processus de fabrication : de la commande à la livraison, les temps de passage et les données doivent être analysés à l'aide du Process Mining et utilisés pour une planification meilleure et plus efficace ainsi que dans des procédures d'analyse commerciale.

Celonis Pi : IA et apprentissage automatique

Conseiller d'entreprise automatisé

Celonis Pi (Proactive Insights) est une évolution logique du Process Mining, qui vise en même temps à améliorer les processus. Pour pouvoir offrir de telles fonctionnalités, les développeurs de Celonis ont utilisé les dernières connaissances en matière d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique.

Avantage essentiel : Celonis Pi apprend comment fonctionne l'entreprise et trouve automatiquement les points faibles d'un processus. Il fournit en même temps une analyse des causes et des recommandations d'actions prioritaires. Cela permet également de faire des prévisions sur des scénarios futurs. Cela commence dans le module Pi Conformance par une comparaison des processus réels avec un déroulement de processus ou un modèle prédéfini, par exemple au format BPMN. Les écarts détectés sont analysés en fonction de leur impact sur l'efficacité globale du processus, leurs causes sont mises en évidence et des mesures d'optimisation possibles sont proposées de manière automatisée. L'apprentissage automatique dans Celonis Pi permet de jeter un regard sur les processus et les transactions en cours et à venir en se basant sur les expériences passées : Comment maximiser la fiabilité de la planification dans la logistique et la production ? Où peut-on s'attaquer préventivement aux problèmes d'approvisionnement, de stockage, avec les fournisseurs ou certains matériaux ? Comment les clients se comporteront-ils probablement et quelles mesures pourraient être prometteuses ? Enfin, Pi Companion permet de visualiser en permanence les goulots d'étranglement et les déséquilibres liés aux processus dans les activités opérationnelles quotidiennes. D'un point de vue technique, des techniques d'apprentissage automatique permettent d'évaluer automatiquement, en quelques secondes, des corrélations dans des millions de données liées aux processus. Celonis Pi joue le rôle d'un conseiller d'entreprise automatisé : il met en évidence le potentiel d'amélioration, mais aussi des points de départ et des solutions concrètes, qu'il s'agisse de l'optimisation actuelle ou future de processus commerciaux centraux comme l'achat, la production, la vente, la logistique ou le marketing.