Seguimiento de los procesos ineficaces
Un buen ejemplo para el uso de la minería de procesos son los procesos de compra clásicos, que incluyen una gama muy amplia de transacciones.
Las aprobaciones, los plazos y los requisitos internos conllevan un alto nivel de complejidad, que aumenta aún más con el número de proveedores y sus condiciones individuales. Solo con la ayuda de un análisis de principio a fin y la optimización del proceso de compra pueden las empresas contrarrestar esta complejidad y, por ejemplo, evitar la duplicación innecesaria de trabajo, como la causada por los cambios posteriores de precio o cantidad.
En la cadena de suministro, el acortamiento de los ciclos de los productos, la reducción de la integración vertical y la tendencia a subcontratar cada vez más etapas de la fabricación conducen a una mayor dependencia de los proveedores externos y de los prestadores de servicios.
El objetivo es aumentar el cumplimiento y la eficacia de estos procesos e identificar claramente las causas de ineficiencias tales como retrasos en las entregas o altos niveles de existencias.
De este modo, los clientes de Celonis Process Mining pueden cumplir con fiabilidad sus promesas de entrega y acortar los plazos.
Un análisis de los procesos reales ayuda a evaluar a los distintos agentes y a controlar con sensatez todos los flujos de material e información. De un vistazo se puede ver si el material y los recursos humanos necesarios están disponibles en cada punto de la cadena de suministro sin desvíos o si hay cuellos de botella.
En la gestión de servicios de TI, es posible reducir el tiempo de respuesta de los tickets y evitar el "ping-pong" de tickets, con lo que se consigue un importante ahorro de costes.
Pero Celonis Process Mining también es utilizado con frecuencia por los departamentos de negocio y TI en proyectos de armonización de procesos para determinar el estado actual y medir continuamente el progreso de la iniciativa.
Los departamentos de auditoría y los auditores utilizan la minería de procesos para identificar irregularidades y violaciones de la conformidad en los procesos. El software se utiliza para establecer planes de auditoría, realizar la auditoría y hacer el seguimiento.
A menudo se subestima la necesidad de limpiar los procesos antes de una migración. Por ejemplo, si una empresa migra a S/4 Hana, este podría ser un buen momento para corregir ineficiencias en los procesos y lograr así un ROI más óptimo para la nueva solución.
A lo largo de los años, es posible que se haya desarrollado una proliferación de casos especiales y parches, favoreciendo la aparición de variantes en el proceso. En algunas empresas se han utilizado varias instancias de SAP, lo que aumenta la probabilidad de que se hayan desarrollado variantes no deseadas del proceso en los distintos sistemas ERP.
Todas estas desviaciones pueden rastrearse con Celonis, compararse y normalizarse antes de la consolidación, creando así mejores condiciones para la migración.
Ejemplos prácticos
El uso de la minería de procesos merece la pena: en todos los ámbitos de aplicación, las empresas lograron una reducción de los costes de los procesos de hasta el 30%, simplemente reduciendo los bucles de los procesos o las actividades manuales.
Dado que los procesos críticos para la empresa se analizan a menudo con millones de ejecuciones -por ejemplo, en una cadena de suministro-, las mejoras en los tornillos de ajuste individuales ya pueden dar lugar a considerables optimizaciones de costes.
Siemens
En principio, la minería de procesos puede aplicarse a los datos de todos los sistemas de origen. El Grupo Bayer, por ejemplo, utiliza la tecnología de Celonis para analizar datos de sus más de diez sistemas SAP.
Siemens analiza los datos de más de 70 sistemas SAP ECC de todo el mundo en una plataforma central SAP Hana.
Celonis Process Mining se basa directamente en esta plataforma y es utilizada por más de 2000 usuarios. Mientras tanto, se analizan más de 30 procesos diferentes, como el de compra a pago o el de pedido a cobro.
Schukat Electrónica
Pero las medianas empresas también se benefician considerablemente de la minería de procesos: el mejor ejemplo es Schukat Electronic, de Monheim, un distribuidor de componentes electrónicos con 25.000 productos en cartera.
Schukat utiliza SAP desde 2009 y en 2012 fue una de las primeras empresas en implantar un almacén empresarial basado en Hana. Celonis se utilizó en el primer paso de compras para la evaluación de proveedores.
Un proyecto piloto en la infraestructura SAP Hana existente demostró que todo encajaba con Celonis: la rapidez, la transparencia creada y también la posibilidad de extraer rápidamente conclusiones de los análisis e incluso observar el efecto de las medidas en el momento oportuno.
En sólo dos semanas, las primeras evaluaciones estaban sobre la mesa. Hoy, el departamento de compras sabe exactamente quién puede entregar de forma fiable en qué plazo, puede renegociar y hacer pedidos de forma más selectiva.
Para mejorar el rendimiento de las mercancías, Schukat realizó un seguimiento con el análisis de los datos del almacén, donde tiene lugar la verdadera creación de valor en Schukat y donde también se sospechaba que se producían los retrasos.
Basándose en los datos de un sistema SAP de gestión ampliada de almacenes (EWM), Celonis proporciona información sobre los pedidos desde el momento en que el documento de entrega se introduce en el almacén hasta la entrega real, a un nivel granular.
Y el análisis fue una sorpresa positiva: aquí apenas se perdió tiempo, los pasos de optimización de los últimos años dieron resultado. Con la ayuda de Celonis Process Mining, se pudo demostrar claramente que los cuellos de botella reales habían surgido en el lado de las ventas:
Hubo interrupciones en los medios de comunicación y obstáculos creados por ellos mismos, como bloqueos de entrega o gestión de créditos. Además, no todos los pedidos se procesaban automáticamente.
Celonis fue capaz de crear transparencia de principio a fin, lo que reveló a la dirección muchos puntos de partida para la optimización. El esfuerzo necesario para ello se mantiene dentro de unos límites: La evaluación de la minería de procesos en Celonis se configura una vez y, a partir de ese momento, la actualización de datos se ejecuta en segundo plano, gracias a Hana, con tanta rapidez que el usuario no nota nada, pero siempre dispone de datos actualizados.
Los responsables pueden analizar exactamente lo ocurrido en cada caso dentro de cada paso del proceso hasta el nivel de elemento de documento. Hoy en día, Schukat tiene una visión de conjunto y transparencia de los procesos en todas partes.
Von Ardenne
El fabricante sajón de maquinaria e instalaciones Von Ardenne obtuvo resultados igualmente buenos. En 2013, la minería de procesos también se utilizó en el curso de la introducción de SAP y la fusión de un paisaje de sistemas previamente muy heterogéneo.
La tecnología se utilizó inicialmente en el proceso de compra a pago (P2P), concretamente en la supervisión de proveedores y en la compra estratégica y operativa de productos.
Los resultados fueron tan convincentes que el departamento de servicios también expresó rápidamente su necesidad: hoy en día, utiliza el software para analizar el proceso de servicio en los sistemas SAP y CRM.
Se están preparando otros análisis, por ejemplo en los ámbitos de gestión de la calidad, ITSM o gestión de proyectos.
Y también hay mucho potencial en el proceso de fabricación: desde el pedido hasta la entrega, los tiempos de producción y los datos deben analizarse con ayuda de la minería de procesos y utilizarse para una planificación mejor y más eficiente y en procesos de análisis empresarial.
Celonis Pi: IA y aprendizaje automático
Consultor de gestión automatizada
Celonis Pi (Proactive Insights) es un desarrollo lógico de la minería de procesos que persigue simultáneamente la mejora de los mismos. Para poder ofrecer tales funcionalidades, los desarrolladores de Celonis utilizaron los últimos descubrimientos de los campos de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.
Ventaja clave: Celonis Pi aprende cómo funciona el negocio de una empresa y encuentra automáticamente los puntos débiles de un proceso. Proporciona al mismo tiempo un análisis de las causas profundas y recomendaciones de actuación priorizadas. También permite hacer afirmaciones sobre escenarios futuros. Todo comienza en el módulo Pi Conformance con una comparación de los procesos reales con un flujo o modelo de proceso especificado, por ejemplo en formato BPMN. Las desviaciones detectadas se analizan en función de sus efectos sobre la eficiencia global del proceso, se identifican sus causas y se sugieren automáticamente posibles medidas de optimización. El aprendizaje automático de Celonis Pi permite analizar los procesos y operaciones actuales y futuros a partir de la experiencia pasada: ¿Cómo puede maximizarse la fiabilidad de la planificación en logística y producción? ¿Dónde pueden abordarse preventivamente los problemas en las compras, el almacenamiento, con los proveedores o con determinados materiales? ¿Cómo es probable que se comporten los clientes y qué medidas podrían ser prometedoras? Por último, con Pi Companion, los cuellos de botella relacionados con los procesos y los desequilibrios en las operaciones cotidianas se hacen visibles continuamente. Técnicamente, los métodos de aprendizaje automático evalúan automáticamente en cuestión de segundos las correlaciones en millones de datos relacionados con los procesos. Celonis Pi asume el papel de un consultor empresarial automatizado: muestra el potencial de mejora, así como puntos de partida y soluciones concretas, independientemente de si se trata de la optimización actual o futura de procesos empresariales centrales como compras, producción, ventas, logística o marketing.
