Facturation électronique mondiale - Conformité, complexité, avantages en termes de coûts

Les entreprises s'exposent à des amendes parfois salées si elles ne transmettent pas correctement les données de TVA ou de facturation aux portails électroniques d'une administration fiscale ou financière dans un délai donné. Cela met une pression considérable sur les entreprises. La Hongrie, par exemple, impose des amendes de 1600 euros pour chaque facture transmise de manière incorrecte.

Néanmoins, la réalité montre aussi que les gouvernements modifient souvent leurs exigences légales en matière de facturation électronique à très court terme et les améliorent, voire les reportent, quelques jours seulement avant leur entrée en vigueur.

A cela s'ajoute le fait que les exigences légales croissantes augmentent également la complexité technique des systèmes de facturation électronique utilisés par les entreprises.

La motivation derrière ces dispositions légales est évidente : les gouvernements étrangers cherchent de nouvelles manières d'appliquer leurs lois fiscales.

Le meilleur moyen d'y parvenir est d'obliger les entreprises opérant dans leur pays à fournir toutes leurs factures par voie électronique. Des règles de facturation électronique existent déjà dans plus de 60 pays dans le monde et ce nombre devrait augmenter considérablement.

Jusqu'en 2010, l'obligation pour les entreprises d'envoyer des factures signées numériquement aux pouvoirs publics s'est généralisée - grâce à la directive européenne 2010/45. Et par la suite, les partenaires commerciaux insisteront également sur les factures électroniques afin d'éviter le surcroît de travail lié au traitement des factures sur papier.

L'avenir est donc clair : la facturation électronique deviendra la norme non seulement pour les gouvernements, mais aussi pour tous les partenaires commerciaux du monde entier.

Il existe deux types de règles de facturation électronique, communément appelées "clearance" et "post-audit". Pour les règles de clearance, les pays régulateurs exigent que les factures adressées aux entreprises de leur pays soient réglées par une autorité de régulation intermédiaire.

Ces contrôles en temps réel incluent généralement des signatures numériques. En revanche, les contrôles post-audit signifient que la réglementation du pays fixe une période minimale pendant laquelle les versions électroniques des factures doivent être conservées en vue d'un éventuel contrôle automatisé.

En soi, cela semble simple. Outre le fait qu'à l'intérieur des deux types, chacun des nombreux pays a ses propres nuances quant aux données à collecter, à la manière de les collecter ou aux exigences différentes en matière de signature numérique, entre autres, la facturation électronique introduit une sorte de renversement de la charge de la preuve au niveau international : Ce n'est pas au gouvernement de prouver qu'une entreprise est coupable, mais à l'entreprise de prouver qu'elle est innocente.

Il est évident que la conformité est essentielle à mesure que le commerce transfrontalier mondial devient la norme. La conformité ne serait pas un tel défi s'il n'y avait pas de nombreuses exigences uniques à travers le monde, ce qui ajoute à la complexité.

Une complexité croissante

Il existe trois dimensions qui contribuent à la complexité de la conformité à la facturation électronique : d'une part, la vitesse à laquelle les réglementations évoluent. D'autre part, le nombre de pays qui ont besoin de la facturation électronique sous une forme ou une autre. En outre, les différents détails de la réglementation que chaque pays applique pèsent également dans la balance.

L'un des plus grands défis dans les affaires internationales est de suivre les changements réglementaires. Des pays comme la Hongrie, l'Italie et l'Espagne exigent déjà le respect des règles de conformité en matière de facturation électronique depuis le 1er juillet 2018.

L'Italie est l'un des pionniers de la

Mise en œuvre de la directive européenne 2010/45 relative à la facturation électronique. Le système d'échange "Sistema di Interscambio" (SdI) a déjà été lancé en mars 2015. Le format de facture électronique utilisé est le format dit FatturaPA, qui est également accepté par les administrations publiques.

La FatturaPA doit être munie d'une signature BES certifiée XAdES. Sinon, le système d'échange SdI offre des canaux de communication pour l'intégration automatique (comme les services web et FTP) et une interface web pour les téléchargements manuels. Toutes les factures FatturaPA doivent être stockées et archivées conformément à la loi italienne.

En 2015, 2,7 millions de factures électroniques B2G ont déjà été envoyées aux administrations publiques. Depuis janvier 2017, SdI peut également être utilisé pour la facturation électronique entre partenaires commerciaux du secteur privé (B2B).

Chaque trimestre, environ 5000 factures B2B sont échangées par voie électronique entre partenaires commerciaux, bien qu'il n'y ait aucune obligation de les utiliser.

Avec l'adoption de la loi de finances italienne 2018, la facturation électronique entre entreprises privées est devenue définitivement obligatoire pour les factures nationales B2B et B2C.

Depuis le 1er juillet 2018, les services fournis par des sous-traitants dans une chaîne d'approvisionnement d'entreprises impliquées dans des contrats avec une administration publique doivent être déclarés par SdI.

Seule la déclaration obligatoire des livraisons d'essence ou de diesel destinés à être utilisés comme carburant a été reportée du 1er juillet 2018 au 1er janvier 2019. À partir du 1er janvier 2019, toutes les factures des fournisseurs italiens aux acheteurs italiens devront être soumises au format FatturaPA via le système d'échange SdI.

Ce n'est qu'à ce moment-là que les factures sont considérées comme émises du point de vue fiscal. La transmission au destinataire de la facture n'est pas effectuée par l'émetteur, mais par le système d'échange SdI.

La Hongrie a introduit une procédure similaire au 1er juillet 2018. Dans ce cas, l'accent est mis sur la transmission de données pertinentes en matière de TVA (VAT) à l'administration fiscale (également connue sous le nom de "Business to Tax" ou B2T en abrégé).

En conséquence, les entreprises opérant en Hongrie (qu'il s'agisse d'entreprises hongroises ou d'entreprises étrangères enregistrées en Hongrie à des fins de TVA) doivent transmettre le contenu de leurs factures clients directement par voie électronique à l'administration fiscale hongroise au format NAV-XML.

Cela concerne toutes les factures dont le montant de la TVA est supérieur à 100 000 HUF (environ 300 euros). La transmission doit être effectuée au plus tard le 15e jour suivant la livraison des marchandises ou la prestation des services.

D'une disposition facultative à une disposition obligatoire

Nul besoin d'être prophète : les réglementations correspondantes, telles qu'esquissées précédemment, vont se multiplier de manière significative dans les années à venir. L'obligation de transmettre les factures par voie électronique aux administrations publiques (B2G) existe depuis relativement longtemps, mais elle est encore souvent accompagnée de formules telles que "peuvent être transmises par voie électronique" ou est quasiment réservée.

Cela changera bientôt et se transformera en une disposition obligatoire. Afin d'éviter l'économie souterraine, de nombreux pays se tourneront vers des procédures de compensation B2B, même simplifiées, comme norme.

Se conformer aux obligations légales est un côté de la médaille. L'autre : les économies de coûts que les entreprises peuvent réaliser par rapport aux "procédures de facturation papier", tant pour les factures entrantes que sortantes.

Ils se situent entre 60 et 80 pour cent. En outre, la facturation électronique améliore la qualité du traitement des factures. En outre, davantage de factures peuvent être traitées en moins de temps.

Pour les entreprises actives dans plus d'un pays de facturation électronique, il existe deux défis importants : La vitesse et l'évolutivité. Compte tenu de l'évolution rapide du monde de la facturation électronique, il est extrêmement important de pouvoir mettre en œuvre les exigences légales rapidement et avec précision.

Il est également important qu'une mise en œuvre puisse évoluer en cas de déménagement dans de nouveaux pays. Après tout, on ne veut pas être empêché de faire de nouvelles affaires ou des affaires supplémentaires en raison de la conformité légale.

Pour réduire les risques liés à la mise en œuvre, de nombreuses entreprises optent pour des services de facturation électronique basés sur le cloud, qui augmentent à la fois la vitesse de mise en œuvre et l'évolutivité opérationnelle.

Dans l'idéal, un service basé sur le cloud pour la facturation électronique mondiale offre : d'une part, la possibilité de commencer par un pays. Et ce, sur la base d'un modèle de tarification à l'utilisation.

D'autre part, il convient de satisfaire aux exigences légales respectives en matière d'archivage et de prendre en charge toutes les nécessités actuelles des pays réglementés.

De plus, le service en nuage doit déjà prendre en compte les futures exigences de conformité et fournir des outils simples mais puissants pour garantir l'intégration des données en fonction des différents besoins.