La stratégie est décisive

Les PME allemandes font continuellement progresser la croissance économique du pays. Ces dernières années, de nombreuses entreprises régionales ont réussi à se lancer sur les marchés internationaux, augmentant ainsi sensiblement leurs effectifs.

Mais la mise en place de l'organisation et des processus internes ne suit pas toujours le rythme de l'expansion rapide. C'est ce que rapporte Jean-Paul Wehrens, partenaire de la société de conseil en informatique Apsolut, responsable des processus commerciaux stratégiques :

"Dans la pratique, nous devons malheureusement souvent constater qu'au lieu d'avoir des processus commerciaux et des systèmes informatiques uniformes dans tous les pays, ce sont l'esprit de silo et les solutions isolées qui dominent".

Les organisations d'achat souffrent également de cette situation. D'une part, les tendances à la concentration sur le marché de l'approvisionnement et la pression croissante de la concurrence font que les achats doivent assumer une fonction de plus en plus créatrice de valeur dans les entreprises.

L'entretien et le renforcement des relations avec les fournisseurs, en particulier, gagnent en importance afin d'améliorer la qualité des livraisons et de réduire les risques d'approvisionnement ainsi que les coûts de processus opérationnels.

D'autre part, dans de nombreuses entreprises de taille moyenne, le potentiel de la gestion des fournisseurs avec SAP ne peut pas être exploité, car d'importantes conditions organisationnelles, structurelles et fonctionnelles font défaut.

Pour remédier à ces lacunes, les entreprises devraient combiner un projet d'introduction planifié avec plusieurs mesures.

Pour réussir la planification et la mise en œuvre d'une gestion des fournisseurs SAP, il faut d'abord définir et harmoniser toutes les mesures pertinentes au niveau des départements et des pays : C'est la seule façon d'obtenir l'acceptation des nouveaux processus commerciaux basés sur le système dans toute l'entreprise.

Pour ce faire, il convient de constituer une équipe centrale composée de représentants de tous les services concernés et de développer une compréhension commune de la valeur ajoutée que la future solution doit apporter. Le management est également appelé à porter la nouvelle stratégie de gestion des fournisseurs et à la communiquer aux collaborateurs.

Dans un deuxième temps, les processus théoriques doivent être déduits de la stratégie de gestion des fournisseurs, et ce en accord avec la stratégie d'achat et la stratégie informatique de l'entreprise.

Pour une mise en œuvre sans heurts des nouveaux processus, il convient d'installer une gestion du changement qui prépare systématiquement les collaborateurs à leurs nouveaux rôles et tâches dans la gestion stratégique des fournisseurs.

Pour améliorer durablement les processus de coordination, il est recommandé de mettre en place des fonctions d'interface fixes entre l'informatique et les achats. Ceci est particulièrement indispensable dans les entreprises de taille moyenne, où la communication entre les deux services se fait souvent au coup par coup.

En outre, il est recommandé de regrouper toutes les futures fonctions principales et clés en un seul endroit, dans un service d'achat central. Si les nouveaux processus de gestion des fournisseurs sont installés, il faut s'assurer qu'ils interagissent de manière transparente avec les processus d'achat adjacents, par exemple avec les appels d'offres, les enchères, la gestion des contrats, le reporting, la distribution des données dans les systèmes back-end et la création de portails fournisseurs transversaux.

Lors du choix du système, les responsables informatiques devraient veiller, en plus de l'étendue des fonctions, à une intégration sans faille dans la stratégie, les processus et l'environnement informatique de l'entreprise.

"Sur site ou dans le nuage ?"

Telle est la question que se posent de nombreuses entreprises qui prévoient d'introduire une gestion des fournisseurs SAP.

C'est un fait : le scepticisme qui existait encore il y a un an dans les entreprises allemandes à l'égard de ce modèle de référence a largement disparu, y compris dans les achats basés sur SAP. Ainsi, des concepts de sécurité complets ont contribué à réduire la peur largement répandue du vol et de la manipulation des données dans le cloud.

D'autre part, SAP a travaillé d'arrache-pied pour compléter les fonctions et les possibilités d'intégration des solutions cloud d'Ariba dans les environnements système SAP existants, qui faisaient initialement défaut.

Dans la nouvelle Business Suite S/4, l'objectif est d'intégrer au maximum les solutions Ariba dans les systèmes dorsaux SAP. Mais quel modèle de référence est le plus approprié pour quels utilisateurs ?

Jean-Paul Wehrens d'Apsolut conseille aux entreprises de réunir les solutions sur site et dans le nuage dans des environnements hybrides adaptés à leurs besoins individuels :

"Cela permet aux utilisateurs de combiner le meilleur des deux mondes, c'est-à-dire de profiter des avantages des solutions Ariba sans avoir à convertir leurs systèmes SAP existants et à exposer leurs investissements".

Ainsi, les solutions Ariba basées sur le cloud s'inscrivent pleinement dans la tendance des processus de meilleures pratiques allégés, qui offrent aux entreprises une marge d'expansion limitée, mais des processus d'approvisionnement plus efficaces et plus efficients.

Les données de base sont la pierre angulaire d'un démarrage sans problème de la gestion des fournisseurs avec SAP. C'est pourquoi les entreprises doivent s'occuper très tôt de l'harmonisation des informations entre les différents sites dans un système SAP global.

"Tout projet de données de base doit commencer quelque temps avant le projet de gestion des fournisseurs proprement dit et se dérouler ensuite parallèlement à celui-ci".

esquisse Jean-Paul Wehrens sur le calendrier idéal.

Concrètement, cela signifie que : Pour qu'une entreprise puisse démarrer avec une base de données fournisseurs épurée, les données de base doivent être harmonisées au plus tard au moment de l'utilisation productive de la gestion des fournisseurs SAP.

Ainsi, les conditions sont également réunies pour que les fournisseurs existants puissent se charger eux-mêmes d'une partie importante de la gestion des données de base, tandis que les nouveaux fournisseurs sont qualifiés par les organisations d'achat via leurs données de base et répartis dans les systèmes SAP voisins. Des workflows structurés garantissent que les informations sont enrichies, distribuées et mises à jour de manière efficace.