Des petits cycles plutôt que des projets en cascade

L'application des techniques Lean (lean = allégé) aux processus de gestion des données conduit à une nouvelle approche durable des défis de la gestion des données de base.

Le "processus d'amélioration continue (PAC)" en est un élément important : il s'agit de renforcer la compétitivité des entreprises par des améliorations constantes à petits pas. Il ne s'agit pas d'une action ponctuelle, mais d'un nouveau mode de pensée qui fait partie intégrante de la culture d'entreprise.

L'objectif est de se concentrer sur la création de valeur, la réduction du gaspillage et les cycles d'amélioration courts. Ces techniques Lean sont connues dans le domaine de la production, mais peuvent être appliquées à toutes sortes de tâches.

Plan-Do-Check-Act

Le cycle de Deming, également connu sous le nom de cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act), est un élément clé pour parvenir à une amélioration continue. Il permet à l'entreprise d'atteindre des délais de mise en œuvre courts et de se concentrer sur la création rapide de valeur.

Le défi consiste à établir des priorités et à déterminer l'ampleur des améliorations prévues. L'analyse et la planification sont les tâches les plus importantes.

Les techniques Lean utilisent par exemple un atelier Kaizen pour identifier toutes les améliorations possibles et les classer ensuite en fonction de la valeur ajoutée et de l'effort :

La valeur d'une amélioration est la somme de la valeur directe et indirecte et peut être exprimée en termes monétaires.

Valeur directe : coûts mesurables qui surviennent lorsque l'amélioration n'est pas mise en œuvre (p. ex. dépenses en personnel pour la mise à jour manuelle des données, surfaces de stockage supplémentaires pour conserver les doublons dans le stock de matériel).

Valeur indirecte : effets secondaires de l'amélioration (par exemple, augmentation du rendement grâce à une réduction de 60% du temps nécessaire à la mise sur le marché d'un produit, une meilleure visibilité des stocks réduit les stocks tout en évitant les vides et donc les retards de livraison).

Cette valeur est plus complexe à mesurer et n'est donc pas toujours prise en compte d'un point de vue historique. La frontière entre valeur directe et valeur indirecte est ténue.

Selon le point de vue, les valeurs indirectes sont également évaluées directement en tant que bénéfices. Si des améliorations sont rendues nécessaires par les objectifs stratégiques de l'entreprise, cela représente également une valeur indirecte.

Les coûts d'une amélioration sont le temps de mise en œuvre et les coûts de réalisation. Il est désormais possible d'établir graphiquement la priorité d'une amélioration planifiée.

Les quadrants permettent d'évaluer l'amélioration selon le principe de Zorro, le symbole Z qui indique la direction à suivre :

On commence par le premier quadrant (valeur élevée, effort faible). Ce n'est que lorsqu'il ne reste plus de tâches dans ce quadrant que l'on se consacre au deuxième quadrant (donc valeur élevée, effort élevé). Souvent, de nouvelles tâches apparaissent au fil du temps dans le premier quadrant, de sorte que l'on ne se consacre que rarement aux tâches à faible valeur ajoutée, ce qui semble tout à fait logique dans l'optique du meilleur rapport coûts/bénéfices.

Des retards ?

Cela signifie-t-il que les initiatives à forte utilité, mais aussi à coût élevé, sont toujours retardées lorsque des initiatives plus simples se présentent ? Pas vraiment.

Certaines initiatives de la zone "valeur élevée/effort important" sont probablement motivées par les objectifs stratégiques de l'entreprise. La bonne approche consiste à diviser les initiatives en tâches partielles plus petites qui, prises individuellement, peuvent tout à fait trouver leur place dans le premier quadrant.

A ce stade, les tâches présentant un meilleur rapport coût/bénéfice apparaissent. Le cas échéant, certaines tâches deviennent alors obsolètes. Une nouvelle répartition des tâches restantes est envisageable.

Cette approche montre un autre avantage des cycles de mise en œuvre courts et des petites étapes : Après chaque cycle court, l'état actuel et l'objectif sont réévalués.

Dans les projets "en cascade" classiques et de longue haleine, il s'avère souvent que l'objectif atteint a entre-temps changé. Avec de petites étapes successives, l'accent est au contraire mis sur la création de valeur et sur la prévention d'un autre type de gaspillage : le travail inutile.

La question qui se pose maintenant est "comment y parvenir concrètement ? Les outils logiciels adéquats constituent un élément indispensable. La plateforme Winshuttle permet aux entreprises d'introduire les techniques Lean dans l'environnement des processus de gestion des données.

Une combinaison de différents outils permet de développer des solutions pour des besoins typiques tels que : la saisie et la gestion de données en masse grâce à une connexion directe de MS Office à SAP ; des workflows (pour les formulaires HTML/Excel) qui assurent une collaboration optimisée entre les différents participants au processus (utilisateurs SAP/non SAP) pour la saisie, la validation et l'intégration des données directement dans SAP ; des rapports préétablis pour analyser le déroulement des processus et leurs goulots d'étranglement afin de les optimiser en permanence.

Tout cela peut être reproduit sans programmation, ce qui réduit la complexité de la solution. Il permet de s'adapter rapidement à des conditions changeantes.

De plus, la plateforme garantit les exigences de sécurité et de gouvernance des départements informatiques. En résumé, Winshuttle Lean Data Management est la solution rapide et flexible pour la gestion des données. Approche pour optimiser et automatiser les processus de données ERP.

Avantages et bénéfices de l'amélioration continue :

• Moins de gaspillage : les ressources, les processus et même les compétences des collaborateurs sont utilisés de manière plus efficace.
• Succès immédiat : les collaborateurs impliqués reconnaissent immédiatement les effets positifs de la démarche et leur propre influence.
• Un engagement accru : une plus grande motivation du personnel grâce à une implication étroite des équipes.
• Faible taux de rotation : des équipes et des collaborateurs satisfaits apportent
  la stabilité.
• Compétitivité accrue : l'amélioration continue de l'efficacité réduit durablement les coûts et améliore la qualité.
• Satisfaction accrue des clients : les clients internes et externes bénéficient de l'amélioration des processus, de la réduction des coûts et de l'augmentation de la qualité.
• Résolution plus rapide des problèmes : l'entreprise peut réagir rapidement aux défis ou aux problèmes.
• Amélioration de la collaboration entre les équipes : l'approche dynamique en cycles courts minimise les temps d'attente entre les départements.