Gestion de l'information - Adieu le tourisme d'occupation

Lorsque les voitures doivent faire le plein, que les ménages et les entreprises ont besoin d'électricité, que l'industrie et le commerce utilisent des gaz, le groupe Westfalen, dont le siège social est à Münster, est là.

L'entreprise, qui emploie plus de 1700 personnes et compte au total 23 filiales et sociétés en participation, est active au niveau international. Cette histoire à succès est également liée au "Westfalen Way to Win" de l'entreprise familiale dirigée par son propriétaire : l'aspiration à mettre constamment les processus de production et de gestion au banc d'essai et à les rendre toujours plus efficaces.

Cette maxime a également conduit à l'introduction d'un système d'archivage électronique et de gestion des documents au sein du groupe Westfalen. Elle poursuivait plusieurs objectifs :

Il s'agissait de créer un accès centralisé aux documents, sans envoi fastidieux, afin de réduire drastiquement les temps de traitement. Le système souhaité devait permettre une intégration étroite avec SAP, tout en fonctionnant indépendamment de SAP.

La structure du groupe Westfalen, avec son siège à Münster et ses sites internationaux, exigeait, en tant que solution centrale, un système stable mais flexible, avec de multiples possibilités d'extension, auquel les succursales pouvaient être successivement reliées.

Intégration profonde de SAP

Le groupe Westfalen utilise Doxis4 de SER comme plate-forme ECM pour la gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise. Depuis le début, il y a presque 20 ans, avec une archive électronique des documents, les solutions SER n'ont cessé d'être développées au sein du groupe Westfalen.

Parmi les solutions ECM mises en œuvre aujourd'hui, on trouve notamment l'archive électronique centrale, une archive séparée pour le personnel reliée à SAP HR, la GED et la gestion des factures dans le domaine de la comptabilité, ainsi que la connexion au portail client de Westfalen.

La condition préalable à l'utilisation de l'ECM dans toute l'entreprise était une intégration profonde avec le système SAP. Le groupe Westfalen utilise entre autres les modules SAP pour la comptabilité financière, les ressources humaines, la gestion des matériaux, la planification de la production et la maintenance (HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM). L'archivage ne concerne pas seulement les documents et les données provenant de SAP, mais aussi les données de réorganisation issues des bases de données SAP.

Il existe une communication étroite entre les modules SAP et le client ECM. Les automatismes enregistrés simplifient et accélèrent par exemple le classement des documents et évitent les indexations erronées.

Si, par exemple, un document doit être ajouté à un contrat existant déjà archivé, le numéro de contrat saisi lors de l'archivage du document est utilisé pour un contrôle par rapport au système SAP.

Les métadonnées enregistrées dans SAP sont ensuite utilisées pour indexer le nouveau document contractuel. Le projet initial au sein du groupe Westfalen avait pour objectif de supprimer le "tourisme des documents" lors du traitement des factures.

En raison de la structure géographiquement décentralisée du groupe d'entreprises, avec des succursales réparties et une réception centrale des factures à Münster, les justificatifs de factures papier étaient auparavant envoyés par la poste à travers le pays pour vérification.

Une archive numérique SER avec un flux de travail correspondant a considérablement réduit les temps de traitement lors de la vérification des factures. Par la suite, le traitement des factures entrantes a également été optimisé.

Après l'archivage des documents de facturation, la solution de gestion des factures de SER extrait automatiquement les données pertinentes des factures scannées et les transmet à SAP pour la suite du traitement jusqu'à la validation de la comptabilisation.

Les factures PDF qui parviennent à l'entreprise par e-mail passent également par ce processus. Aujourd'hui, les collaborateurs n'ont plus besoin de perdre du temps à chercher les factures et le processus correspondant, mais peuvent accéder à tous les documents sous forme numérisée à partir de SAP.

La solution a été accueillie de manière tout aussi positive dans la comptabilité fournisseurs. Les processus de travail sont devenus beaucoup plus rapides. Les demandes des fournisseurs ont également diminué, car la capacité d'information du service s'est sensiblement améliorée.

Archives du personnel avec intégration SAP-HR

Les documents du personnel du Groupe Westfalen sont numérisés et conservés en toute sécurité dans un mandant séparé au sein de l'archive électronique. Seuls les collaborateurs du service du personnel y ont accès.

L'archive est reliée au système leader SAP HR. La recherche des documents du personnel archivés s'effectue confortablement par le biais des noms des collaborateurs via le client Windows du système ECM.

Les documents personnels numérisés contiennent différentes rubriques définies par le service des ressources humaines pour les contrats de travail, les éléments de salaire, les dossiers de candidature, etc.

L'allègement du travail pour les gestionnaires du personnel est nettement perceptible depuis qu'ils n'ont plus à éplucher des classeurs. La gestion des données se fait dans le système SAP, tous les documents supplémentaires sont stockés dans les archives rattachées.

Une fonction de suppression permet de respecter les exigences légales en matière de suppression de certains documents. Par exemple, les avertissements peuvent également être supprimés des documents du personnel après l'expiration du délai de conservation.

Cartes de comptage automatisées

La composante Inbound Management du système ECM est également utilisée pour le traitement automatisé des cartes de comptage. Grâce à InboundMaster, les relevés de compteur annoncés pour la consommation de gaz des clients de Westfalen sont lus automatiquement à partir des cartes de compteur et transmis au système SAP principal.

Sans l'aide d'un logiciel, la saisie manuelle des données était très longue et source d'erreurs. En outre, le code-barres figurant sur les cartes de compteur permet d'indexer automatiquement les cartes de compteur et de les attribuer au bon dossier électronique du client.

Les clients peuvent se connecter au portail client du groupe Westfalen à l'aide de leurs données de connexion. Ils y ont accès à tout moment à leurs données de commande et de livraison ainsi qu'à des informations sur les produits telles que les fiches de sécurité et les fiches techniques des produits.

Pour Westfalen, ce type de mise à disposition d'informations représente une grande simplification du travail, car sinon les documents devraient être envoyés aux clients sous forme d'impressions papier, par fax ou par e-mail.

Les archives SER sont intégrées au portail client Intrexx et servent de référentiel de contenu pour les contenus mis à disposition via le portail. Tous les documents entrants destinés à être numérisés, tels que les factures, les bons de livraison, les commandes, les dossiers clients, les cartes de comptage, les documents d'inventaire, etc. arrivent aujourd'hui au siège de Westfalen à Münster et sont transmis au service de numérisation par les employés du service courrier.

Chaque jour, des milliers de pages de documents y sont scannées et envoyées automatiquement dans les corbeilles électroniques des départements spécialisés pour la suite du traitement.

La plate-forme ECM est intégrée dans SAP. Les documents conservés dans les archives sont directement disponibles dans toutes les applications SAP en appuyant sur un bouton. Les processus commerciaux du groupe sont ainsi soutenus de manière optimale et tous les secteurs travaillent de manière extrêmement efficace.

"Grâce à Doxis4, nous sommes particulièrement performants et réactifs, tant vis-à-vis des clients que des fournisseurs"

constate Ingo Köster, responsable de la gestion des applications informatiques du groupe Westfalen. Au cours des 20 dernières années, le système SER n'a cessé de s'étendre.

"Nous avons maintenant équipé presque tous les départements et secteurs de l'entreprise avec la solution ECM, de la maintenance à la production en passant par le service commercial, qui utilise par exemple intensivement les documents classés électroniquement et liés aux clients".

a déclaré Ingo Köster.

Tous les secteurs d'activité et toutes les divisions du groupe Westfalen utilisent les fonctions du système d'archivage, tant au niveau national qu'international, dans toutes les sociétés.

Le projet en bref

thème : De la lecture automatisée des justificatifs à la connexion au portail client en passant par le traitement des processus sans papier

Secteur d'activité : Gaz, approvisionnement en énergie, stations-service

collaborateurs : Vers 1700

Coopération : Client SER depuis 1998

Solutions ECM : Doxis4 iECM-Suite, avec entre autres des archives, DMS et Invoice Management dans la comptabilité, des archives du personnel ainsi qu'une connexion au portail client

Modules SAP : SAP HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM et autres

Utilisateur : 500 collaborateurs Westfalen, jusqu'à 100.000 clients via le
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