Dossier dans le nuage

Le temps manque pour attirer les meilleurs talents, accompagner les collaborateurs, imposer des horaires de travail flexibles ou promouvoir la marque de l'entreprise. Mais si leurs processus se déroulent de manière automatique, transparente et rigoureuse, cela crée des espaces de liberté pour travailler de manière stratégique.

C'est précisément là qu'interviennent les solutions RH modernes telles que le dossier personnel numérique ou le générateur de certificats. Les applications en nuage, en particulier, offrent des avantages évidents : par exemple, une mise en œuvre rapide, des coûts d'exploitation et d'investissement réduits, une meilleure évolutivité et des possibilités d'accès indépendantes du lieu.

Bien entendu, ces solutions s'intègrent également de manière transparente dans SAP ERP HCM et les systèmes SuccessFactors tels qu'Employee Central. Le parcours d'un document à travers le département RH peut donc être reproduit rapidement, efficacement, sans erreur et sans faille. Mais le cloud est-il vraiment le bon endroit pour y stocker des données et des documents RH hautement sensibles ?

C'est un fait : sans technologie appropriée, il sera difficile de s'équiper de manière adéquate pour relever les défis de demain dans le domaine des ressources humaines. Bien plus encore, les responsables RH qui ne parviennent pas à faire partie du changement numérique se rendent eux-mêmes superflus à long terme et mettent ainsi leur existence en danger.

Mais le fait est que dans le domaine des ressources humaines, il est toujours question de données à caractère personnel. Et dès que celles-ci sont en jeu, une prudence particulière est de mise. Il est donc évident que le thème de la protection et de la sécurité des données revêt ici une importance encore plus grande que dans d'autres secteurs de l'entreprise.

Et où les données sont-elles plus en sécurité que dans un classeur fermé à clé dans l'entreprise ou, si elles doivent être numériques, au moins sur les propres serveurs dans la cave ? Après tout, c'est ainsi que l'on a le contrôle.

A quoi servent les professionnels ?

Beaucoup oublient que le stockage dans l'entreprise comporte toujours le risque latent de perdre irrémédiablement toutes les données en cas d'incendie, de dégât des eaux ou de cambriolage. Le respect des délais légaux de conservation et d'effacement est également difficile à respecter au sein de l'entreprise et nécessite un énorme travail administratif.

Par exemple, les dossiers des candidats ne peuvent être archivés que pendant six mois ou les lettres d'avertissement que pendant deux ou trois ans. Si les données du personnel sont stockées numériquement en interne, le service informatique a en outre toujours accès à l'ensemble des informations.

Quelle que soit la manière dont on tourne les choses, il y a toujours un administrateur. Dans un cloud professionnel, en revanche, une gestion complète des droits permet de définir et de contrôler de manière déterminée qui a accès à quelles données et ce qu'il peut en faire - c'est-à-dire lire, imprimer ou modifier.

Assurer la gestion des rôles par son propre service informatique est une tâche herculéenne lorsque l'effectif est important ou que les changements de collaborateurs sont fréquents. A cela s'ajoute le "point faible des collaborateurs".

En combien de temps un seul employé peut-il, dans la précipitation, causer sans le savoir de gros dégâts dans l'entreprise en cochant mal les cases des droits d'accès ou en utilisant une clé USB infectée ?

Mais surtout, peu de services informatiques sont en mesure d'offrir un niveau de disponibilité, d'accès et de sécurité des données aussi élevé pour les informations sensibles que les opérateurs de centres de données professionnels peuvent le faire.

En effet, ceux-ci attendent avec une multitude de précautions qui dépassent généralement de loin les mesures prises par l'entreprise. Ainsi, tous les grands fournisseurs de cloud offrent à leurs clients des accords de niveau de service (SLA) détaillés qui garantissent aux entreprises les niveaux de service et de sécurité les plus élevés.

Cela comprend un patching régulier, c'est-à-dire l'installation de mises à jour, le monitoring proactif pour éviter des cas de dommages éventuellement prévisibles et la correction des erreurs dans les systèmes, qui est mise à disposition de manière automatisée.

L'expérience montre que dans de nombreuses entreprises, cela fonctionne de manière moins fluide et moins automatisée. En optant pour le cloud, on confie donc ses données à des professionnels qui s'y connaissent plutôt que de perdre le contrôle.

Il ne faut pas oublier non plus : En tant que spécialistes, les fournisseurs de cloud peuvent garantir un fonctionnement sans faille et sans perte de données, même en cas de catastrophe. Des systèmes de sauvegarde sophistiqués et géographiquement répartis assurent une sauvegarde fiable, même si un centre de données devait tomber en panne. De plus, les données sont transmises et stockées de manière cryptée.

Pas de cloud n'est pas non plus une solution

La localisation du fournisseur de cloud joue un rôle important dans ce contexte. Il est recommandé de choisir un fournisseur basé en Allemagne, car en tant que tel, il est soumis aux strictes directives allemandes en matière de protection des données.

Avec un prestataire de services américain, on se trouve en revanche sur un terrain instable. En effet, les entreprises allemandes sont elles-mêmes responsables de garantir le respect des directives locales en matière de protection des données.

Ils ne peuvent transférer des données à caractère personnel vers des pays non européens que s'il existe un niveau de protection des données adéquat dans ces pays. Dans le cas contraire, ils s'exposent à de lourdes amendes. Et bien entendu, tous les clouds ne se valent pas.

Il est donc décisif de choisir le bon fournisseur et le bon modèle de cloud. Ainsi, le dépôt de documents personnels sensibles dans le cloud suppose qu'il existe un transfert de données sécurisé et fiable vers le serveur. Les entreprises ne devraient donc exploiter des solutions RH telles que le dossier personnel numérique que dans un cloud contrôlé.

Ceux qui transmettent en outre les données cryptées au serveur via un tunnel VPN sécurisé jouent la carte de la sécurité. Un concept d'autorisation sophistiqué règle la manière dont les utilisateurs s'identifient et s'autorisent.

Seules les personnes autorisées ont ainsi accès à certains documents personnels. Le cryptage des documents sur le serveur assure une sécurité supplémentaire des données. Des formats de stockage spéciaux garantissent un archivage légal et révisable de toutes les données du personnel.

Les informations stockées sont prêtes à être consultées, traçables, non modifiables et sécurisées sur le serveur. Les responsables RH qui disposent du niveau d'autorisation le plus élevé peuvent à tout moment consulter et modifier les informations sur tous les collaborateurs en un clic de souris.

À condition de choisir le bon modèle, le cloud permet d'obtenir rapidement de grands succès avec de faibles investissements en matière de processus RH efficaces et transparents. Renoncer aux avantages des solutions modernes de cloud computing pour des raisons de sécurité, c'est ignorer les énormes possibilités d'économies et risquer de perdre sa compétitivité.

En clair : pas de cloud n'est donc pas une solution. D'autant plus que le dossier personnel numérique dans le nuage offre une flexibilité et une efficacité nettement supérieures à celles de la gestion sur papier, ainsi qu'un grand potentiel d'économies.

Grâce à des documents numérisés rapidement trouvables en appuyant sur un bouton, le service du personnel gagne en disponibilité d'informations et de renseignements, ce qui profite aussi bien aux collaborateurs qu'aux cadres.

Les processus en amont et en aval, tels que la création automatique de documents, les validations et les autorisations, ainsi que l'accès à partir d'appareils mobiles, peuvent aujourd'hui être combinés de manière modulaire avec un dossier personnel numérique.

Pionniers de la numérisation

De plus en plus d'entreprises reconnaissent précisément ces avantages. Une enquête menée par Oracle et IDG Connect confirme que pour la majorité des entreprises - même en Allemagne, pays particulièrement sceptique - les préoccupations en matière de sécurité concernant le cloud passent de plus en plus au second plan.

C'est le cas de la division Industry Solutions de Lufthansa Systems. Sous le nom de projet "HR Archive for LGBS - Le dossier personnel numérique chez Lufthansa", le groupe mondial a converti toutes ses filiales à un système unique.

Le dossier personnel numérique dans le cloud permet désormais de traiter et de centraliser plus de 100.000 dossiers d'employés, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, et a ainsi contribué à optimiser les processus RH de Lufthansa à l'échelle du groupe.

Dans l'ensemble, le cloud offre donc un grand potentiel d'économies tout en présentant des avantages pour les utilisateurs - des conditions importantes pour la compétitivité future. Les données personnelles sont même généralement plus sûres chez un fournisseur professionnel contrôlé que dans l'entreprise elle-même.

Il n'y a donc plus de raison de persister dans les processus liés au papier. Cela vaut aussi, voire surtout, pour le domaine des RH. Avec les bonnes solutions, le service des ressources humaines peut même prendre les devants et dégager plus de temps pour les tâches stratégiques grâce à l'automatisation des processus administratifs.