Aktenkundig in die Wolke

Es fehlt die Zeit, die besten Köpfe zu ködern, Mitarbeiter zu begleiten, flexible Arbeitszeiten durchzuboxen oder die Unternehmensmarke zu puschen. Laufen ihre Prozesse aber automatisch, transparent und straff ab, schafft das Freiräume zum strategischen Arbeiten.

Genau hier setzen moderne HR-Lösungen wie die digitale Personalakte oder ein Zeugnis-Generator an. Insbesondere Cloud-Applikationen bieten dabei klare Vorteile: beispielsweise schnelle Implementierung, geringe Betriebs- und Investitionskosten, bessere Skalierbarkeit sowie standortunabhängige Zugriffsmöglichkeiten.

Selbstverständlich lassen sich solche Lösungen auch nahtlos in SAP ERP HCM und SuccessFactors-Systeme wie Employee Central integrieren. Der Weg eines Dokuments durch die HR-Abteilung lässt sich damit also schnell, effizient, fehlerfrei und lückenlos abbilden. Aber ist die Cloud wirklich der richtige Ort, um dort hochsensible HR-Daten und Dokumente zu speichern?

Fakt ist: Ohne geeignete Technologie wird es schwer, sich angemessen für die Herausforderungen der Zukunft im Personalwesen zu rüsten. Viel mehr noch, HR-Manager, die es nicht schaffen, Teil des digitalen Wandels zu sein, machen sich langfristig selbst überflüssig und gefährden damit ihre Existenz.

Fakt ist aber auch, dass es im Personalbereich immer um personenbezogene Daten geht. Und sobald diese im Spiel sind, ist besondere Vorsicht geboten. Klar also, dass das Thema Datenschutz und -sicherheit hier noch mal einen höheren Stellenwert einnimmt als in anderen Unternehmensbereichen.

Und wo sind Daten schon sicherer als im verschlossenen Aktenschrank in der Firma oder, wenn es schon digital sein muss, dann zumindest auf den eigenen Servern im Keller? So hat man schließlich selbst die Kontrolle.

Wozu gibt es Profis?

Dabei vergessen viele, dass bei der Lagerung im eigenen Unternehmen immer die latente Gefahr besteht, bei einem Brand, Wasserschaden oder Einbruch alle Daten unwiderruflich zu verlieren. Auch die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen ist im Unternehmen schwer einzuhalten beziehungsweise erfordert enormen administrativen Aufwand.

So dürfen Bewerberunterlagen zum Beispiel nur sechs Monate oder Abmahnungen nur zwei bis drei Jahre archiviert werden. Bei digitaler Lagerung der Personaldaten im eigenen Haus kommt hinzu, dass die IT-Abteilung immer Zugang zu sämtlichen Informationen hat.

Egal, wie man es dreht und wendet, einer ist immer der Administrator. In einer professionell betriebenen Cloud dagegen lässt sich durch ein umfassendes Rechtemanagement dezidiert festlegen und kontrollieren, wer Zugriff auf welche Daten hat und was er damit machen darf – also lesen, drucken oder bearbeiten.

Das Rollenmanagement durch die eigene IT-Abteilung sicherzustellen ist bei einem großen Personalbestand oder dem häufigen Wechsel von Mitarbeitern eine Herkulesaufgabe. Hinzu kommt die „Schwachstelle Mitarbeiter“.

Wie schnell kann ein einzelner Mitarbeiter in der Eile mit einem falsch gesetzten Haken für Zugriffsrechte oder mit einem infizierten USB-Stick unwissentlich großen Schaden im Unternehmen anrichten?

Vor allem aber ist kaum eine IT-Abteilung in der Lage, eine derart hohe Verfügbarkeit, Zugriffs- und Datensicherheit auf sensible Informationen anzubieten, wie dies professionelle Rechenzentrumsbetreiber können.

Denn diese warten mit einer Vielzahl von Vorkehrungen auf, die die vom Unternehmen getroffenen Maßnahmen meist weit überschreiten. So bieten alle großen Cloud-Anbieter ihren Kunden detaillierte Service Level Agreements (SLAs), die den Unternehmen höchste Dienstleistungs- und Sicherheitslevels garantieren.

Darunter fällt ein regelmäßiges Patching, also das Einspielen von Updates, das proaktive Monitoring zur Vermeidung von eventuell absehbaren Schadensfällen und die Fehlerbehebung in Systemen, die automatisiert zur Verfügung gestellt wird.

Die Erfahrung zeigt, dass dies in vielen Unternehmen weniger reibungslos und automatisiert funktioniert. Mit der Entscheidung für die Cloud übergibt man also die Daten an Profis, die sich damit auskennen, statt die Kontrolle aus der Hand zu geben.

Nicht zu vergessen: Als Spezialisten können Cloud-Provider einen reibungslosen Betrieb ohne Datenverlust auch im Katas­trophenfall garantieren. Ausgefeilte, geografisch verteilte Backup-Systeme sorgen für eine zuverlässige Sicherung, selbst wenn ein Rechenzentrum ausfallen sollte. Zudem werden die Daten verschlüsselt übertragen und abgelegt.

Keine Cloud ist auch keine Lösung

Der Standort des Cloud-Anbieters spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Es empfiehlt sich, einen Anbieter mit Sitz in Deutschland zu wählen, denn als solcher unterliegt er den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien.

Bei einem Dienstleister aus den USA befindet man sich dagegen auf wackeligem Terrain. Denn deutsche Unternehmen sind selbst dafür verantwortlich, die Einhaltung der hiesigen Datenschutzrichtlinien sicherzustellen.

Personenbezogene Daten dürfen sie nur ins außereuropäische Ausland übermitteln, wenn dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Andernfalls drohen hohe Geldstrafen. Und natürlich gilt auch: Cloud ist nicht gleich Cloud.

Entscheidend ist daher die Wahl des richtigen Cloud-Anbieters und -Modells. So setzt das Ablegen von sensiblen Personaldokumenten in der Cloud voraus, dass es eine sichere und zuverlässige Datenübertragung auf den Server gibt. Unternehmen sollten daher HR-Lösungen wie die digitale Personalakte nur in einer Controlled Cloud betreiben.

Wer zudem über einen gesicherten VPN-Tunnel die Daten verschlüsselt auf den Server überträgt, bewegt sich auf der sicheren Seite. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt, wie sich Benutzer identifizieren und autorisieren.

Nur berechtigte Personen greifen so auf bestimmte Personaldokumente zu. Das Verschlüsseln der Dokumente auf dem Server sorgt für zusätzliche Datensicherheit. Spezielle Ablageformate gewährleisten rechts- und revisionssicheres Archivieren aller Personaldaten.

Die gespeicherten Informationen liegen abrufbereit, nachvollziehbar und unveränderbar sowie sicher auf dem Server. HR-Manager, die das höchste Berechtigungsniveau haben, können Informationen über alle Mitarbeiter jederzeit per Mausklick einsehen und bearbeiten.

Das richtige Modell vorausgesetzt ermöglicht es die Cloud, mit geringen Investitionen in Sachen effiziente und transparente HR-Prozesse schnell große Erfolge zu erzielen. Wer also aufgrund von Sicherheitsbedenken auf die umfassenden Vorteile moderner Cloud-Lösungen verzichtet, verkennt zudem die enormen Einsparpotenziale und riskiert letztlich die eigene Wettbewerbsfähigkeit.

Heißt im Klartext: Keine Cloud ist also auch keine Lösung. Vor allem, da die digitale Personalakte aus der Cloud gegenüber der papierbasierten Verwaltung eine deutlich höhere Flexibilität, Effizienz sowie ein großes Kosteneinsparpotenzial bietet.

Die Personalabteilung gewinnt dank der schnell auffindbaren, digitalisierten Dokumente auf Knopfdruck eine höhere Informations- und Auskunftsbereitschaft, welche sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften zugutekommt.

Vor- und nachgelagerte Prozesse wie die automatische Erstellung von Dokumenten, Freigaben und Genehmigungen sowie der Zugriff von mobilen Geräten können heutzutage modular mit einer digitalen Personalakte kombiniert werden.

Vorreiter der Digitalisierung

Immer mehr Unternehmen erkennen genau diese Vorteile. Eine Umfrage von ­Oracle und IDG Connect bestätigt, dass bei der Mehrheit der Firmen – auch im besonders skeptischen Deutschland – Sicherheitsbedenken im Hinblick auf die Cloud immer mehr in den Hintergrund treten.

So auch der Geschäftsbereich Industry Solutions von Lufthansa Systems. Unter dem Projektnamen „HR Archive for LGBS – Die digitale Personalakte bei Lufthansa“ stellte der weltweit agierende Konzern sämtliche Tochtergesellschaften auf ein einheitliches System um.

Die digitale Personalakte in der Cloud ermöglicht nun das ortsunabhängige Bearbeiten und das Zentralisieren von mehr als 100.000 Mitarbeiterakten und hat so geholfen, konzernweit HR-Prozesse bei Lufthansa zu optimieren.

Insgesamt bietet die Cloud also großes Einsparpotenzial bei gleichzeitigen Vorteilen für die Nutzer – wichtige Voraussetzungen für die künftige Wettbewerbsfähigkeit. Bei einem geprüften, professionellen Anbieter sind personenbezogene Daten sogar meist sicherer als im eigenen Unternehmen.

Es gibt also keinen Grund mehr für das Beharren auf papierbezogenen Prozessen. Dies gilt auch oder gerade für den HR-Bereich. Mit den richtigen Lösungen kann die Personalabteilung sogar eine Vorreiterrolle übernehmen und durch die Automatisierung administrativer Prozesse mehr Zeit für strategische Aufgaben schaffen.