90% de numérique ne suffisent pas

Et souvent, ce ne sont que les dix derniers pour cent qui manquent sur la voie du bureau sans papier. Pourtant, il existe depuis longtemps sur le marché des solutions permettant de traiter les dossiers personnels électroniques à 100 % sans papier, c'est-à-dire sans avoir à imprimer, signer et numériser à nouveau.

Et ce, qu'une entreprise utilise SAP HCM ou le système RH d'un autre fournisseur, ou qu'elle ait stocké ses documents sur le système de fichiers.

Examinons la problématique en prenant l'exemple de l'onboarding : Le cycle de vie du collaborateur dans l'entreprise commence avec la signature du contrat de service.

La plupart du temps de manière analogique avec un stylo sur papier, plus rarement de manière numérique avec une signature sur le pad de signature. Le dossier personnel est ainsi créé et le tour de force commence. Le badge du collaborateur, la clé, la carte d'accès, le téléphone portable et l'ordinateur portable sont remis, la réception est confirmée. A cela s'ajoutent les accords de confidentialité, les instructions de sécurité et les attestations de participation - tous doivent également être documentés.

Une ronde joyeuse commence entre la conservation sur papier et la conservation numérique, beaucoup de choses finissent sur des serveurs de fichiers et dans des systèmes, d'autres dans l'armoire en acier du service RH. Et avec chaque fiche de paie, chaque demande de congé et chaque arrêt maladie - généralement sur papier - le dossier personnel hybride s'agrandit.

Il ne fait aucun doute que la documentation et la protection des données sont des piliers essentiels de la gestion moderne des ressources humaines. L'actuel règlement général sur la protection des données de l'Union européenne a d'ailleurs encore aggravé la situation pour les entreprises.

Mais ce n'est pas la seule raison pour laquelle les dossiers personnels hybrides ou les copies papier ont depuis longtemps dépassé les limites de la rentabilité et de l'administrabilité. De nombreuses entreprises ont certes réussi à numériser leurs processus, mais c'est souvent lors de la dernière étape - les dix derniers pour cent - que le bât blesse.

Ainsi, lorsque des documents enregistrés numériquement doivent être imprimés puis scannés à nouveau pour être signés ou lorsque le bulletin de salaire arrive par la poste. C'est pourquoi il est judicieux de numériser aussi entièrement ces processus.

La gestion intégrée du capital humain de SAP (HCM) soutient déjà les départements des ressources humaines dans leurs nombreuses tâches. Avec un dossier personnel électronique, que ce soit dans le cloud ou sur site, les processus peuvent être mobiles et donc plus efficaces, et l'automatisation des tâches manuelles offre un potentiel d'économie supplémentaire.

Les processus de validation et de signature juridiquement sûrs et compréhensibles sont également décisifs. Pour ce faire, il est nécessaire de disposer de différentes méthodes de signature pour les différents documents en raison des aspects juridiques.

Chez r>IT, nous avons développé la gamme de produits e-Sign précisément pour répondre à de telles exigences. Ils fonctionnent comme des modules complémentaires pour des applications existantes comme SAP HCM, mais peuvent aussi être utilisés de manière plus simple - par exemple en combinaison avec des systèmes de fichiers.

Il est ainsi possible de générer un dossier personnel électronique sécurisé pour chaque collaboratrice et collaborateur. Les documents peuvent être signés numériquement de manière biométrique/avancée au moyen d'un pad de signature/certificat ou de manière qualifiée au moyen d'une signature de téléphone portable ou d'une carte de citoyen.

Par exemple, si une carte d'accès est émise, e-Sign veille à ce que la signature numérique soit apposée sans problème et classe ensuite correctement le document PDF dans le dossier du collaborateur concerné.

Et e-Sign peut également être exploité comme microservice dans le cloud. Cela permet de crypter les fiches de paie, par exemple à partir de SAP HCM, et de les envoyer personnellement par e-mail. Le processus peut donc être effectué de manière 100 % numérique.

Cela permet d'économiser du temps et de l'argent, d'éviter toute ouverture non autorisée et de contrôler la bonne distribution. Il en va de même pour d'autres documents qui doivent être transmis simultanément et en toute sécurité à un grand nombre de personnes, comme les notes de frais de déplacement, les fiches de paie annuelles ou les lettres de rappel.

Ainsi, même les dix derniers pour cent évoqués, qui sont encore basés sur le papier, peuvent être numérisés. Des gains rapides pour les entreprises, donc, et ce à un coût modéré.