Cinq conseils pour le comptage des licences SAP

Lorsque SAP demande aux entreprises de procéder à la mesure annuelle des licences SAP ou de remettre le rapport LAW, les gestionnaires de licences ont généralement des sueurs froides. Pour eux, nous avons les conseils suivants :

1. commencez à temps

Si les entreprises prennent le métrage des licences SAP à la légère, cela peut finir par leur coûter cher. Surtout, n'attendez pas d'être invité à effectuer le mesurage pour commencer les travaux.

Souvent, c'est le peu de "temps" qui manque pour mettre en place un projet sérieux, mais c'est précisément de cela qu'il s'agit. Avec un projet concret, des tâches attribuées individuellement et un relevé méticuleux, vous obtenez au final les données dont vous avez besoin pour répondre à toutes les exigences.

Si les gestionnaires de licences logicielles considèrent le relevé des licences SAP non seulement comme un mal pénible qu'on ne peut pas refuser, mais aussi comme un bilan de santé SAP annuel, il y a une réelle chance d'y découvrir des possibilités d'économiser des coûts de licences SAP.

2. analyse des contrats et des coûts :

Pour sortir indemne de la mesure des licences SAP, deux questions de détail sont vite posées, mais difficiles à résoudre. D'une part, il s'agit de savoir "qu'avons-nous le droit de faire", c'est-à-dire concrètement de procéder à une analyse intensive du contrat SAP et de la configuration utilisateur correspondante.

Mais il est tout aussi important de répondre à la deuxième question : "Pour quoi payons-nous réellement ?", c'est-à-dire d'analyser en détail les coûts de maintenance de SAP. Il est important de séparer précisément les systèmes de production et de test, car vous devez vous concentrer uniquement sur les systèmes de production lors de la mesure des licences SAP.

Si la situation est claire, c'est-à-dire s'il n'y a que du travail de développement sur les systèmes de test, vous réduirez votre travail de mesure. Il est tout aussi important d'analyser précisément les contrats SAP, dont les conditions sous-jacentes varient en fonction de l'année de conclusion du contrat.

3. analyse de l'utilisation de SAP :

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, les gestionnaires de licences logicielles en arrivent rapidement à la question suivante : "Qu'utilisons-nous réellement ?" Une fois que les clients SAP ont analysé la situation contractuelle et savent exactement ce qu'ils ont le droit de faire, il faut maintenant collecter des données sur l'utilisation réelle des systèmes SAP.

En règle générale, cela n'est possible qu'à l'aide d'un outil SAM approprié. Quel est l'outil le plus approprié ? L'outil que j'utilise fournit-il les bonnes données ? Ces données sont-elles correctes ? Il faut également répondre à ces questions afin de comparer l'utilisation réelle à la situation contractuelle.

4. utilisation indirecte :

Ce défi est particulièrement examiné par l'éditeur lors de la mesure des licences SAP ou lors de véritables audits SAP. Si l'utilisation entre le système SAP des clients et les solutions de tiers n'est pas ou mal identifiée, cela peut coûter cher.

Il est important d'analyser précisément l'utilisation réelle et la configuration des utilisateurs en combinaison avec l'historique du contrat en ce qui concerne l'utilisation indirecte. Le meilleur moyen pour les clients d'obtenir la sécurité de l'audit SAP est d'établir une solution contractuelle individuelle avec SAP.

5. utiliser un savoir-faire externe

La complexité des licences SAP augmente d'année en année et ne se simplifie pas au vu des tendances actuelles comme l'utilisation indirecte ou le passage à S/4, souvent prévu dans les entreprises.

En outre, les gestionnaires de licences rapportent de plus en plus que l'éditeur SAP adopte une approche nettement plus dure en matière de conformité SAP et que les véritables audits SAP deviennent de plus en plus fréquents, parallèlement aux mesures des licences SAP. Il se peut que cela soit dû à une pression concurrentielle de plus en plus forte.

Mais le fait est aussi que l'accompagnement par un expert SAP indépendant dès le début est beaucoup plus avantageux que d'émettre plus tard des chèques pour des violations de licences, qui sont généralement facturées au prix catalogue. Il est souvent possible de faire appel à des spécialistes indépendants des licences SAP en fonction des résultats, c'est-à-dire que vous ne payez que si un succès défini se produit.