Sans facturation électronique, pas de mouvement de marchandises

L'Amérique latine est un marché important pour les entreprises européennes. Ces dernières années, le Brésil, moteur de croissance, a été la destination prédestinée pour l'expansion des entreprises européennes.

Entre-temps, d'autres pays agissent également comme des pôles d'attraction. Les entreprises qui construisent une nouvelle usine ou créent une nouvelle société de distribution dans ces régions y introduisent généralement aussi SAP.

Les entreprises qui font leurs premiers pas sur ce continent, en particulier, rencontrent souvent des problèmes massifs qui, avec le recul, auraient pu être évités.

En effet, en ce qui concerne le paiement des impôts et la communication avec les autorités fiscales, les exigences légales diffèrent sensiblement de l'espace juridique européen.

Cela a également un impact sur la mise en œuvre de SAP. Les exigences légales strictes vont bien au-delà des obligations de reporting. Plus encore, elles ont un impact concret sur les processus logistiques et peuvent provoquer des perturbations massives dans le fonctionnement de l'entreprise, affectant ainsi la rentabilité de la société latino-américaine.

Il est donc d'autant plus important pour les entreprises industrielles européennes qui envisagent de déployer SAP en Amérique latine de sensibiliser et d'éduquer à ce sujet à un stade précoce, afin que l'implémentation et son exploitation à long terme soient un succès.

LatAm

Pour comprendre pourquoi les exigences des pays d'Amérique latine sont si particulières, il vaut la peine de se pencher sur les raisons de l'introduction de la facturation électronique (e-invoicing).

Contrairement à l'Europe, où le "cost-saving" est souvent le moteur d'innovations telles que la facturation électronique, les motifs de leur introduction en Amérique latine sont tout à fait différents. L'évasion fiscale galopante et l'économie souterraine croissante, ainsi que la méfiance des autorités à l'égard des acteurs économiques qui en découle, sont les moteurs des exigences strictes en matière de conformité.

Dans l'espace européen, la facturation électronique est en grande partie un processus interentreprises (B2B). Les factures électroniques sont échangées entre le fournisseur et l'acheteur.

En Amérique latine, en revanche, c'est en principe l'administration fiscale qui est destinataire de l'e-invoice. Il s'agit avant tout d'un processus business-to-government (B2G).

L'administration fiscale n'a toutefois pas un rôle purement passif dans ce contexte. Au contraire, une facture électronique, et donc la transaction commerciale correspondante, n'est valable d'un point de vue légal que si elle est activement autorisée par l'administration.

Jusqu'à aujourd'hui, les pays d'Amérique latine sont les pionniers mondiaux en matière de volumes de facturation électronique et d'innovations, appelées valeurs ajoutées, comme les processus d'automatisation.

L'introduction d'une facturation électronique obligatoire a permis d'obtenir des résultats significatifs dans la lutte contre l'évasion fiscale. Le Mexique, par exemple, a vu ses recettes fiscales augmenter de 34 % en 2013, année de son introduction.

Et la tendance est toujours à la hausse. Il n'est donc pas surprenant que presque tous les pays d'Amérique latine aient introduit des exigences similaires ces dernières années ou soient en train de les déployer. Ainsi, des déploiements d'exigences B2G sont actuellement en cours en Colombie, au Pérou et en Uruguay.

Mise en œuvre

Trois grands défis peuvent être identifiés parmi les exigences complexes de la facturation électronique et de sa mise en œuvre dans SAP :

Modifications légales fréquentes

Rien qu'en 2016, plus de dix modifications majeures des exigences légales de conformité sont annoncées pour les pays d'Amérique latine, qui ont un impact direct sur une implémentation SAP.

Des spécialistes sont nécessaires sur place, ne serait-ce que pour vérifier l'impact sur l'implémentation locale de SAP. Si des modifications sont nécessaires, il faut prévoir des dépenses pour l'implémentation et les tests de régression.

Il n'est pas rare que de courts délais de moins de trois mois s'écoulent entre l'annonce de l'exigence et l'obligation de la mettre en œuvre, avec parfois des répercussions massives dans SAP (par exemple, mise à niveau du Support Package).

Processus critique

L'une des caractéristiques les plus remarquables des mises en œuvre de la conformité en Amérique latine est l'imbrication des exigences légales avec les processus logistiques concrets.

Ainsi, dans la plupart des pays d'Amérique latine, il est obligatoire de faire autoriser par l'autorité la facture électronique relative à une transaction commerciale avant même le mouvement des marchandises.

Sans autorisation, il n'est pas possible de déplacer des marchandises. Cela s'applique même si un fabricant souhaite déplacer des marchandises d'un point A à un point B uniquement dans les locaux de sa propre entreprise.

Si le camion est déjà dans la cour et qu'il ne peut pas partir parce qu'il n'a pas d'autorisation, il y a rapidement un préjudice économique, car les chaînes d'approvisionnement peuvent être interrompues et les chaînes de production arrêtées.

Support

L'impact négatif massif en cas d'indisponibilité et les changements légaux fréquents nécessitent des mises à jour continues de l'implémentation et un suivi proactif.

En raison de la complexité des exigences locales, un personnel formé est absolument nécessaire. La mise à disposition de ce personnel dans une organisation de support centralisée en Europe est compliquée et coûteuse.

Chaque entreprise devrait se demander si elle est en mesure d'assurer un support sans faille avec des temps de réponse suffisamment courts aux heures de bureau en Amérique latine.

Intégration d'eDocument et de Hana Cloud

La base du scénario de facturation électronique est d'une part un SAP ERP comme source de données et d'autre part l'administration fiscale (ou un fournisseur de services) pour l'octroi des autorisations.

Entre les deux, une plateforme d'intégration comme SAP PI est généralement nécessaire. Pour des pays comme le Brésil et l'Argentine, SAP propose des solutions via la plateforme d'intégration SAP PI.

Pour le Mexique, SAP couvre certes les exigences dans l'ERP, mais ne fournit pas d'interface, de sorte qu'un développement propre est nécessaire, par exemple dans SAP PI.

SAP adopte une nouvelle approche avec les solutions de conformité pour le Chili et le Pérou. Pour ces pays, le nouveau framework de globalisation eDocument est utilisé dans l'ERP et les déclarations aux autorités sont effectuées via Hana Cloud Integration (HCI).

L'eDocument Framework fait partie de SAP ERP et contient tous les modules nécessaires dans le backend pour les scénarios d'e-invoicing. Il est conçu de manière modulaire afin d'être flexible pour répondre aux différentes exigences des différents pays et constitue la base des futures solutions de scénarios de facturation électronique SAP.

Actuellement, six pays sont pris en charge (y compris le Chili et le Pérou) - la représentation d'autres pays est annoncée. Avec cette nouvelle approche, SAP livre l'interface en tant que contenu pour SAP HCI.

HCI fait partie de Hana Cloud Platform (HCP) et offre une alternative cloud au middleware sur site SAP PI pour des scénarios prédéfinis. C'est justement HCI qui n'est pas encore arrivé dans le paysage SAP de nombreuses entreprises.

Cependant, ceux qui misent sur des solutions globales harmonisées ne pourront pas s'en passer à l'avenir. La société de conseil SAP d'Heidelberg, cbs Corporate Business Solutions, est un spécialiste reconnu de l'Amérique du Sud.

cbs dispose du savoir-faire de plus de 50 déploiements LatAm, y compris du savoir-faire nécessaire en matière d'intégration avec SAP PI et SAP HCI, pour mener à bien une introduction de la facturation électronique, de la planification à l'implémentation.

On premise vs. Cloud

Les solutions cloud sont sur toutes les lèvres. SAP aussi poursuit son développement en tant qu'entreprise cloud sur tous les fronts. La HCI susmentionnée n'est qu'un des nombreux produits du portefeuille cloud de SAP.

Pour la facturation électronique en Amérique latine, cbs propose, en tant que SAP Partner Managed Cloud, une solution de cloud hybride, basée sur le logiciel SAP. Cette solution va un peu plus loin que les produits cloud habituels Infrastructure-as-a-Service ou Software-as-a-Service.

Le LatAm Cloud de cbs met la facturation électronique à disposition sous forme de processus en tant que service. Cette approche maximale pour l'externalisation du processus commercial offre aux entreprises la plus grande simplification et le plus grand allègement possible. En effet, elles n'ont ainsi pas besoin de conserver des connaissances spécialisées et techniques en matière d'Amérique latine.

Le cloud cbs LatAm est hébergé dans le centre de données allemand du prestataire de services informatiques complets Materna, la société mère de cbs. La protection des données est ainsi assurée conformément au droit allemand.

Le service cloud comprend non seulement l'exploitation de l'infrastructure dans un centre de données conforme à ITIL, certifié TÜV et ISO27001, mais aussi des services gérés pour l'exploitation de base, comme la surveillance, l'alerte, l'adaptation de la sécurité et des performances.

Conclusion

L'Amérique latine fait partie des pays dont les exigences légales et fiscales sont les plus complexes au monde. Celles-ci s'immiscent si profondément dans les processus logistiques que des erreurs techniques dans SAP ERP et les interfaces peuvent rapidement conduire à des chaînes d'approvisionnement bloquées, à des arrêts de production et donc à des dommages économiques.

De plus, les exigences légales évoluent constamment, ce qui nécessite des adaptations continues du système SAP. Pour réussir le déploiement de SAP avec une mise en œuvre de la facturation électronique qui crée une valeur ajoutée à long terme, il faut donc poser les bons jalons suffisamment tôt.

Cloud ou on premise, SAP PI ou SAP HCI, support centralisé ou externalisation - autant de décisions importantes qui dépendent de nombreux facteurs et doivent être évaluées en détail pour chaque entreprise.