SAP-Überlizenzierung ist heilbar

Oft werden Lizenzen über die vertraglichen Bestimmungen hinaus genutzt und das Risiko für Software-Audits und Strafzahlungen steigt. Noch häufiger kommt es aber vor, dass mehr Lizenzen gekauft als tatsächlich genutzt werden und dadurch hohe Kosten entstehen, die vermeidbar wären.

Das Kaufen von überzähligen Lizenzen kann drei Gründe haben:

• Es werden mehr teure, personengebundene Lizenzen vergeben als tatsächlich benötigt.
• Ein Nutzer verfügt über mehr als eine personengebundene Lizenz, weil SAP-True-up-Tools, die Benutzer-Accounts und Personen nicht eindeutig zuordnen können.
• Mitarbeiter behalten ihre personengebundenen Lizenzen, obwohl sie nicht mehr auf das SAP-System zugreifen.

Eine weitere wichtige Kernfrage für SAP-Kunden betrifft die sogenannte „indirekte Nutzung“. Dabei wird auf das SAP-System über eine Drittanbieter-Anwendung oder einen anderen indirekten Weg zugegriffen.

Damit wachsen die He­rausforderungen bei der SAP-Lizenzierung ebenso wie die Möglichkeiten, potenzielle Ausgaben zu senken.

Das SAP-Lizenzmanagement ist in der Tat nicht einfach. Es setzt ausführliche und nachvollziehbare Informationen voraus, die klar darlegen, wie SAP-Software innerhalb eines Unternehmens genutzt wird.

Nur so lassen sich wichtige Fragen beantworten, zum Beispiel:

• Wie viele Personen greifen auf SAP-Software zu und welche Funktionalitäten nutzen sie?
• Verläuft die Nutzung direkt, indirekt über Dritt-Applikationen oder sogar beides?
• Welche SAP-Packages werden genutzt?
• Welche Nutzer haben mehrere Accounts?
• Wie ist der aktuelle Nutzungslevel von Business Packages (Engines)?

Die License Administration Workbench (LAW) von SAP ermittelt zwar den Grad der Lizenz-Compliance auf Basis der aktuell vergebenen Lizenzen. LAW sammelt und analysiert jedoch nicht ausreichend Daten für eine SAP-Lizenzoptimierung.

Im LAW Report wird nur aufgezeigt, welche Lizenzen das Unternehmen vergeben hat. Wie es diese nutzt, und ob jeder SAP-Nutzer tatsächlich über die optimale Lizenzklasse verfügt, um effizient arbeiten zu können, bleibt offen.

Doch es gibt auch eine gute Nachricht: Mit entsprechenden Lösungen für Softwarelizenzoptimierung können IT-Verantwortliche umfangreiche und detaillierte Daten über die tatsächliche SAP-Nutzung in ihrem Unternehmen sammeln.

Um die Vergabe von personengebundenen Lizenzen zu optimieren, sollte man wissen, wie jede einzelne Person im Unternehmen SAP nutzt. Nur eine umfassende Softwarelizenzoptimierung minimiert die Risiken von Compliance-Verstößen – und zwar in zweierlei Hinsicht:

Zum einen werden Autorisierungen, Berechtigungen und Nutzungsrechte mit den tatsächlichen Nutzungsdaten verglichen. Dadurch kann die IT sicherstellen, dass alle Nutzer über eine personenbezogene Lizenz der passenden Lizenzklasse verfügen.

Zum anderen können durch die Softwarelizenzoptimierung alle Nutzer identifiziert werden, die SAP indirekt nutzen. Auch diese Anwender erhalten dann von der IT personenbezogene Lizenzen.

Lizenzen für Business Packages spielen bei SAP eine immer wichtigere Rolle. Cloud-on-demand, Mobility (on-device) und In-memory Computing (Hana) zählen für SAP zu den wichtigsten Wachstumsbereichen und umfassen alle Packages.

Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die Packages in ihrer Strategie zur Lizenzoptimierung berücksichtigen. Ein effektives und proaktives Management von Package-Lizenzen setzt eine Lösung voraus, die alle SAP-Packages-Installationen über alle SAP-Systeme hinweg finden kann.

Zudem sollte sie die Package-Lizenzbestimmungen sowie Kenngrößen berücksichtigen. Auf Basis dieser Informationen lassen sich konsolidierte Berichte über metrische Kennzahlen erstellen, die alle SAP-Systeme und Packages mit einbeziehen – eine wichtige Grundlage zur Berechnung des Verbrauchs von Paketlizenzen.

Lösungen zur SAP-Lizenzoptimierung bieten Unternehmen eine ganze Reihe an Vorteilen. Sie unterbinden ungeplante True-up-Kosten, verhindern den Kauf überflüssiger Lizenzen oder Lizenztypen und reduzieren das Risiko von Compliance-Verstößen.

Angesichts der steigenden Kontrollen seitens SAP bei der indirekten Nutzung von Lizenzen ist das ein schlagkräftiges Argument.