Dos hombres - 8 terabytes

El grupo armamentístico Hensoldt confía en KGS y se beneficia de procesos ágiles, menos esfuerzo, costes reducidos, gran transparencia y más flexibilidad.

La empresa de defensa Hensoldt, que se escindió de Airbus Defence and Space para la tecnología de sensores en 2017, había estado utilizando la solución de software establecida IBM FileNet P8 para el archivo de datos y documentos. Sin embargo, no estaban muy satisfechos con ella porque la solución requiere mucho mantenimiento y es cara. Thomas Holzmann es administrador de SAP Basis en Hensoldt y no quería seguir aceptando esta situación insatisfactoria.

En una conversación con su proveedor Datagroup, Holzmann conoció las herramientas de archivo de KGS. "Dado que nuestro archivado afecta exclusivamente a SAP, la asociación de KGS con SAP y el hecho de que sea una solución totalmente integrada en SAP fueron, por supuesto, argumentos de peso".recuerda Holzmann, que participó en el proceso de toma de decisiones junto con el director del proyecto y un responsable del archivo. Pero a él y a sus colegas les impresionó especialmente el precio. Holzmann: "La relación de costes era de 1:10, es decir, archivar con IBM FileNet P8 nos costaba diez veces más que la solución de KGS".

En diciembre de 2018, se revisó el concepto y, en enero de 2019, se tomó la decisión de introducir el enrutador de documentos, el servidor de contenidos y la solución de migración. Los preparativos y la implantación comenzaron en marzo de 2019. A principios de julio se puso en marcha el archivado, inicialmente durante seis meses en paralelo con las operaciones de FileNet. "Habíamos organizado previamente una PoC (prueba de concepto), que -además de la prueba técnica- fue como un curso de formación para nosotros, en el sentido de que aprendimos de forma totalmente transparente y muy clara cómo podíamos trabajar nosotros mismos con las herramientas."dice el administrador de SAP Basis.

Quedaron muy impresionados por la sencillez, transparencia y concentración en lo esencial. Tras el inicio de la migración, todos los datos y documentos -un total de 8 terabytes- se migraron a KGS en seis semanas; se tardaron dos semanas en los datos relevantes para ERP y otras tres o cuatro semanas en los datos relevantes para PLM. Califica este proyecto de migración de transparente, comprensible y muy bien documentado, por lo que también hubo elogios y reconocimiento por parte de la dirección de TI. "También recibimos documentación final adaptada a las auditorías de los auditores, lo que nos da seguridad también en este aspecto".

Donde antes se necesitaba un equipo del proveedor externo, ahora bastan dos expertos en SAP Basis e infraestructura informática para archivar los 8 terabytes de datos. Solo se incurre en un diez por ciento de los costes y el archivado es más ágil porque se elimina un nivel de sistema adicional.