XRechnung ante portas – was bedeutet das für den Homo SAPiens?

Die verpflichtende Verwendung von elektronischen Rechnungen bei Geschäften mit öffentlichen Einrichtungen kommt. Lieferanten von deutschen Behörden stehen nun vor neuen prozessualen und organisatorischen Herausforderungen und müssen ihren Arbeitsworkflow digitalisieren und anpassen. Und mittendrin steht der Homo SAPiens.

Während bisher Rechnungen an Behörden einfach in Papierform oder als PDF-Dokument versendet wurden, will man EU-weit endlich auch von einem automatisierten Ansatz profitieren. Damit Rechnungen allerdings automatisiert (also von der Maschine) verarbeitet werden können, müssen diese in einem strukturierten elektronischen Format versendet werden.
Homo SAPiens Automatus

Die deutsche Variante, um diese also durchaus sinnvolle EU-Regelung umzusetzen, ist XRechnung. Diese ist als CIUS (Core-Invoice-Usage-Specification) voll kompatibel mit den europäischen Vorgaben, hat aber auch ein paar speziell deutsche Vorgaben. Die deutschen Behörden haben diese für sich bereits umgesetzt und sollten nun in der Lage sein, XRechnungen zu erhalten und zu verarbeiten.

XRechnung setzt die Nutzung eines strukturierten elektronischen Nachrichtenformats voraus – ansonsten ist der automatisierte Nachrichtenversand gar nicht erst möglich. Im Fall der XRechnung bedeutet das den Wechsel von PDF bzw. Papier auf ein XML-Schema – unterstützt werden dabei entweder die Syntaxen UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII (Cross-Industry-Invoice).

Das bedeutet auf Deutsch, dass jede Rechnung für eine entsprechende Verarbeitung im Computer strukturiert digitalisiert bzw. konvertiert werden muss. Dann wollen auch die Versandprozesse selbst angepasst werden. Stichwort: Ausgangsrechnungsworkflow im ERP-System. Der Homo SAPiens steht also vor der nächsten Entwicklungsstufe: dem Homo SAPiens Automatus.

Das XRechnungs-Format basiert auf einem strukturierten Datenformat – so wie es das in SAP übliche IDoc-Format ist. Wenn E-Rechnungen an eine Behörde der öffentlichen Verwaltung gesendet werden sollen, muss eine Rechnung im IDoc-Format in das XRechnungs-Format konvertiert werden. Das soll am besten automatisiert und fehlerfrei geschehen – wir brauchen also einen Deus ex Machina. Glücklicherweise gibt es hier einige Götter zur Auswahl, die man schön wieder in die SAP-Kiste einsperren, Verzeihung, integrieren kann.

Routing über Peppol

XRechnungen müssen nicht nur erstellt, sondern auch korrekt versendet werden. Das geschieht über E-Mail oder eben über das Peppol-Netzwerk. Der zu wählende Versandweg ist von Behörde zu Behörde unterschiedlich – während einige Verwaltungsstellen bereits an das Peppol-Netzwerk (Peppol bezeichnet übrigens eine Zustellin­frastruktur sowie ein rechtliches Rahmenwerk für den Austausch von E-Dokumenten in B2G und B2B) angebunden sind, forcieren andere noch den Versand per E-Mail. Dazu brauchen Unternehmen einen Peppol-Access-Point. Auch hier gibt es spezialisierte EDI-Dienstleister oder den Weg zu SAP selbst.

Peppol bietet übrigens, neben der XRechnungs-Konformität, auch weitere Vorteile. Peppol erfreut sich immer größerer, weltweiter Beliebtheit, unterstützt dabei international verschiedene länderspezifische Profile und gilt als zukunftssicheres Übertragungsprotokoll.

Für den SAPler wichtig ist also die Inte­gration der benötigten Funktionen für die korrekte Erstellung, den erfolgreichen Versand und das verlässliche Monitoring von XRechungen. Dazu gibt es beispielsweise von SAP selbst entweder die SAP Cloud Platform Integration, aber auch das eDocuments Framework und Application Inter­face Framework.

Die als Platform-as-a-Service-Lösung entwickelte SAP Cloud Platform ermöglicht es unternehmensinternen Entwicklern, in einem cloud-unterstützten Softwarerahmen eigene Anwendungen zu programmieren oder bereits bestehende zu erweitern. Intern muss entsprechendes EDI- und E-Rechnungs-Fachwissen vorhanden sein. Für einige Szenarien stehen vorkonfigurierte Integration-Flows zur Verfügung – z. B. für die Integration mit dem Peppol-Netzwerk.

eDocuments Framework und Applica­tion Interface Framework (AIF) wurden von SAP speziell für E-Rechnungs-Belange entwickelt. eDocuments wandelt dabei Dokumente in ein gängiges E-Rechnungs-Format um (wie XML) und konvertiert diese dann mithilfe des AIF in das Zielformat, also XRechnung. Einzelne Pakete für einzelne Länder können individuell eingespielt werden, Peppol ist hier jedoch nicht mit enthalten.

Hier muss entweder wieder SAP Cloud Platform zugekauft werden oder ein EDI-Dienstleister hilft aus. Auch Drittanbieter sind eine Option. Vor allem wenn intern kein Fachwissen zu XRechnung, EDI-Mapping, Routing und Monitoring besteht, kann der Gang zu einem EDI-Dienstleister für die korrekte Umsetzung der XRechnung viel Kosten und Kummer ersparen.

XRechnung, wir grüßen dich

Können wir uns also über die XRechnung tatsächlich freuen? Wir finden schon. Sie ermöglicht uns, wenn das Unternehmen richtig reagiert, die nächste Evolutionsstufe zu erklimmen und die Verbindung Mensch-SAP noch harmonischer zu gestalten. Ob der Homo SAPiens Automatus bestehen und sich auch ordentlich fortpflanzen kann, hängt allerdings davon ab, wie gut Unternehmen es schaffen, XRechnung, Peppol und alles, was dazugehört, in das bestehende SAP-System zu integrieren.