XInvoice impulsa la digitalización

Con XRechnung, Alemania dispone por fin de una norma para el intercambio de datos de facturación que define la estructura de una factura electrónica. Gracias a este formato uniforme, los contratistas y donantes del sector público pueden automatizar sus procesos de facturación.

Desde abril de 2020, todas las autoridades, clientes públicos e instituciones deben poder recibir el formato XInvoice y, en noviembre, las facturas también deben transmitirse en este formato. Las empresas B2G que prestan servicios a instituciones públicas deben tener esto en su radar si no quieren arriesgarse a perder contratos.

Por lo tanto, ha llegado el momento de preparar el propio sistema ERP para los requisitos del procesamiento automatizado de facturas: hay que tener en cuenta los requisitos legales y también el procesamiento de formatos XML específicos de cada país en el tráfico internacional de facturas. Diversas herramientas convierten las facturas del sistema ERP al formato XInvoice y viceversa a través de interfaces estandarizadas de importación o exportación.

Nuestro consejo: Céntrese en convertir los datos de la factura al formato XInvoice y envíelos primero a las autoridades por correo electrónico. Por lo general, esto puede aplicarse rápidamente, lo que supone una victoria rápida en el proyecto de facturación electrónica. En el siguiente paso, las empresas pueden incluir otros canales de comunicación, como la red PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), una red para la transmisión totalmente automática de documentos electrónicos.

Los datos se envían o reciben a través de un punto de acceso certificado (Punto de Acceso PEPPOL). Con una única conexión se pueden intercambiar documentos con todos los participantes de todos los países PEPPOL. Este canal es especialmente adecuado para la facturación periódica de las autoridades públicas: Porque están obligadas a aceptar facturas a través de la red PEPPOL.

XInvoice es un formato de datos estructurado basado en XML (UBL-XML) para la transmisión de datos de facturas. La Especificación básica de uso de facturas (CIUS) define las características específicas de cada país para el formato XInvoice. La información de la factura en sí no puede ser interpretada fácilmente por el usuario, ya que se transmite en el formato XML "técnico".

Con ZUGFeRD, otro formato de factura alemán pero híbrido, las cosas son distintas: consta de una representación visual en la norma PDF/A-3 y un archivo XML legible por máquina. Este último se utiliza para registrar automáticamente la factura electrónica en el sistema ERP tras su recepción. En Francia, existe un homólogo del formato de datos estructurados ZUGFeRD versión 2, el formato Factur-X.

Los tres formatos ZUGFeRD, Factur-X y XRechnung son adecuados para cualquier propósito. Como recomendación para las empresas, puede indicarse: Las autoridades alemanas como receptoras de facturas B2G necesitan XInvoice - en la comunicación B2B entre mayoristas y sus clientes, actualmente se utiliza predominantemente ZUGFeRD (versión 1).

Cabe suponer que la norma XInvoice se extenderá rápidamente y pronto será también común en el sector B2B. Las empresas harían bien en integrar el formato en sus procesos empresariales hoy mismo, no solo porque el legislador lo exige, sino también porque la tramitación electrónica y automatizada de las facturas acelera considerablemente los procesos.

Las ventajas del procesamiento digital de facturas son evidentes: las facturas pueden procesarse y pagarse más rápidamente, ya no son necesarias multitud de actividades manuales como escanear o teclear los datos. Al ahorrar papel, mejora el balance de CO2 y las empresas ahorran en el franqueo de cartas. Con XRechnung, Alemania da un gran paso hacia la digitalización a gran escala.